Rapport de suivi sur le Système de contrôle qualité — Exercice 2018‑2019

Rapport de suivi sur le Système de contrôle qualité — Exercice 2018‑2019

1. Résumé

Le présent rapport décrit le processus de suivi du Système de contrôle qualité du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG ou le Bureau) et présente les résultats de l’évaluation réalisée par l’équipe de la conformité et du suivi du Bureau pour l’exercice 2018‑2019. Le processus de suivi vise à fournir au BVG l’assurance raisonnable que les politiques et les procédures liées à son système de contrôle qualité sont pertinentes et adéquates, et qu’elles fonctionnent efficacement.

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la conception du Système de contrôle qualité du BVG était adéquate et conforme aux exigences de la Norme canadienne de contrôle qualité 1 (NCCQ 1), qui a été publiée par le Conseil des normes d’audit et de certification. Nous avons aussi constaté que le système fonctionnait comme prévu.

Nous avons relevé un secteur à améliorer et avons remarqué que les travaux des équipes qui surveillaient les différents éléments du processus avaient été retardés à cause de plusieurs facteurs, y compris des raisons liées au personnel. Or, la présentation, dans les délais prévus, de rapports sur le suivi du système et les revues des pratiques permet au BVG de prendre rapidement des mesures correctives, au besoin. Les équipes concernées prennent des mesures afin de rattraper les retards.

2. Objectif

Le BVG doit respecter la NCCQ 1. Cette norme exige la mise en place et le maintien d’un système de contrôle qualité applicable à toutes les missions de certification. Le BVG est aussi tenu par cette norme de faire un suivi de la conformité aux politiques et aux procédures de contrôle qualité et de communiquer tous les ans les résultats du suivi effectué. Nous communiquons les résultats du suivi à la vérificatrice générale et à la direction du Bureau et nous recommandons les mesures qui s’imposent, s’il y a lieu.

Les suivis et la communication de leurs résultats fournissent l’assurance raisonnable que le BVG et son personnel se conforment aux normes professionnelles et aux exigences des textes légaux et réglementaires applicables, et que les rapports délivrés par le Bureau sont appropriés aux circonstances.

3. Étendue

Le suivi comporte une évaluation de la conception, de la mise en œuvre et de l’efficacité du fonctionnement du Système de contrôle qualité du BVG. Nous avons évalué les politiques et procédures du BVG qui portent sur les six éléments d’un système de contrôle qualité décrits dans la NCCQ 1 (voir la partie intitulée « Éléments et exigences d’un système de contrôle qualité » ci‑après).

Le processus de suivi du BVG se divise en deux parties distinctes :

• Suivi annuel — Il s’agit d’une évaluation annuelle de la conformité du BVG à ses politiques et à ses procédures de contrôle qualité, réalisée par l’équipe de la conformité et du suivi qui présente ensuite son rapport. Ce suivi ne comprend pas l’inspection de dossiers de mission de certification particuliers.
• Revue des pratiques — Il s’agit de l’inspection cyclique des dossiers de mission de certification définitivement constitués, notamment de dossiers d’audit d’états financiers et de mission d’appréciation directe (audits de performance et examens spéciaux), réalisée indépendamment par l’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) qui présente ensuite ses rapports séparément. Pour chacun des responsables de mission, l’équipe de la RPAI choisit et passe en revue le dossier d’une mission réalisée au moins une fois tous les quatre ans. Les résultats de la revue des pratiques sont intégrés au rapport de suivi annuel.

Période visée par l’examen

Le suivi a porté sur la période allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.

Utilisation des travaux de l’examen de l’équipe internationale de pairs

En 2017, le vérificateur général a demandé à une équipe internationale de pairs de réaliser un examen en vue de déterminer si le BVG avait respecté les lois en vigueur et les normes professionnelles applicables lors de la réalisation de son mandat. L’examen visait aussi à déterminer si le Système de contrôle qualité du BVG pour les pratiques de mission d’appréciation directe et d’audit d’états financiers annuel avait été conçu adéquatement et mis en œuvre efficacement. L’examen a été réalisé afin de fournir au BVG l’assurance raisonnable que ses travaux étaient conformes à toutes les normes professionnelles applicables. L’examen a porté sur la période allant du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2018.

Nous avons utilisé les résultats de cet examen lors de la réalisation du suivi pour la période allant du 1er avril 2018 au 31 décembre 2018, mais nous avons réalisé nos propres travaux pour la période allant du 1er janvier 2019 au 31 mars 2019. Le rapport de l’examen par une équipe internationale de pairs et le plan d’action de la direction du BVG peuvent être consultés à la page Revues externes du site Web du Bureau. Nous n’avons pas répété les constatations de ce rapport ni les réponses données par la direction dans le plan d’action dans le présent rapport de suivi.

Le plan d’action de la direction fera l’objet d’un suivi l’an prochain.

Éléments et exigences d’un système de contrôle qualité

Le tableau ci-après présente les six éléments d’un système de contrôle qualité et les exigences applicables aux politiques et aux procédures liées à chaque élément, selon la NCCQ 1.

Modalités de l’analyse réalisée

Pour évaluer la conception du Système de contrôle qualité du BVG, nous avons :

• mené des entretiens avec les membres de la direction qui étaient responsables de divers aspects liés aux six éléments du système;
• examiné les résultats de suivis antérieurs, les méthodes d’audit et les politiques liées au système du BVG, les évaluations internes des risques et des documents externes pertinents qui pourraient avoir eu une incidence sur la conception du système.

Pour évaluer l’efficacité du fonctionnement du Système de contrôle qualité, nous avons testé les contrôles clés, notamment tout changement pertinent apporté à la conception du système.

Échelle de notation

Conformément aux exigences de la NCCQ 1, nous avons noté toute déficience relevée comme suit :

• Déficience grave — Éléments qui requièrent une attention particulière et qui doivent être corrigés immédiatement pour assurer le respect des normes professionnelles et des exigences des textes légaux et réglementaires applicables.
• Amélioration nécessaire — Éléments de moindre importance pour lesquels il faut apporter des améliorations, mais qui n’indiquent pas que le Système de contrôle qualité du BVG est insuffisant.

4. Constatations

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la conception du Système de contrôle qualité du BVG était adéquate et satisfaisait aux exigences de la NCCQ 1. Nous avons aussi constaté que le système fonctionnait comme prévu. Nous avons toutefois relevé un secteur à améliorer.

Amélioration nécessaire

Le suivi du Système de contrôle qualité, y compris les rapports de revue des pratiques, apporte de la valeur au BVG lorsqu’il est réalisé dans les délais prévus. Pour la période visée par l’examen, les travaux de l’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) et de l’équipe de la conformité et du suivi ont connu des retards.

Des rapports qui ne sont pas établis dans les délais prévus

Les résultats des suivis de la conformité au Système de contrôle qualité doivent être communiqués à la vérificatrice générale et à la direction du Bureau une fois l’an. De plus, il est important que l’équipe de la RPAI présente un rapport objectif contenant ses constatations et ses recommandations issues des revues des pratiques en temps voulu. Tout retard dans la présentation du rapport de suivi annuel ou des rapports sur les revues des pratiques nuit à la capacité du BVG de corriger rapidement la situation. Or, nous avons constaté que l’équipe de la RPAI et l’équipe de la conformité et du suivi avaient pris du retard dans la réalisation des travaux et dans la présentation de leurs rapports à cause de plusieurs facteurs, y compris des raisons liées au personnel.

L’équipe de la RPAI a pris du retard dans la présentation de ses résultats. Les revues des pratiques d’audit d’états financiers de 2018‑2019 ont toutes été réalisées et leurs résultats communiqués aux responsables de mission au plus tard le 31 mars 2020. La majorité des diverses revues des pratiques de mission d’appréciation directe de 2018‑2019 ont été réalisées et leurs résultats communiqués aux responsables de mission au plus tard le 30 avril 2020. Nous sommes conscients du fait que le reste des revues des pratiques de mission d’appréciation directe de 2018‑2019 ont été réalisées et leurs résultats communiqués aux responsables de mission au plus tard le 31 août 2020. Les revues des pratiques n’ont pas abouti à des constatations importantes. Le sommaire des constatations des revues des pratiques pour l’exercice 2018‑2019 peut être consulté sur la page Revues des pratiques du site Web du BVG.

L’équipe de la RPAI a amélioré le calendrier de présentation de ses rapports en présentant ses résultats « à temps » pour le cycle des revues de 2020‑2021. Cela permet à la direction de prendre des mesures rapidement pour que le prochain cycle d’audits repose sur des informations précises. L’équipe publiera les observations sur l’INTRAnet du BVG après que l’équipe et les responsables de mission auront accepté au moins deux rapports distincts. Une fois toutes les revues des pratiques terminées, un rapport sommaire sera publié sur le site Web du BVG après avoir reçu l’approbation de la vérificatrice générale.

L’équipe de la conformité et du suivi a aussi pris du retard dans la présentation de ses résultats. Le suivi du Système de contrôle qualité est normalement réalisé et présenté annuellement. L’équipe reconnaît que ce rapport accuse un retard de réalisation. La planification du processus de suivi pour l’exercice 2019‑2020 est en cours, et la présentation du rapport est prévue d’ici juillet 2021. Les travaux relatifs au processus pour 2020‑2021 commenceront aussitôt après. L’équipe s’engage à rétablir dans les délais prévus le suivi et la présentation des rapports.

Suivi des recommandations formulées pour l’exercice 2016‑17

Nous avons fait un suivi des recommandations formulées dans le Rapport de suivi sur le Système de contrôle qualité — Exercice 2016‑2017. Aucune déficience importante du Système de contrôle qualité n’avait été relevée. Le rapport signalait quatre secteurs à améliorer, mais ces points n’ont pas empêché le système de fonctionner efficacement. Des mesures suffisantes ont été prises afin d’améliorer deux des quatre secteurs à améliorer signalés pour l’exercice 2016‑2017, et aucun travail supplémentaire n’a été effectué durant le suivi de cette année. Le tableau ci‑après présente des renseignements complémentaires sur les deux autres secteurs.

5. Équipe de la conformité et du suivi

Directrice principale : Annie Leclerc
Directrice : Marianne Avarello
Chef de mission : Maxine Leduc
Professionnels de l’audit principaux :
Jessica Semrau
Tony Tran
Mathieu Drainville