Rapport annuel sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels — 2013-2014

Rapport annuel sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels — 2013-2014

Rapport annuel sur la Loi sur l’accès à l’information — 2013-2014

Introduction

Lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a été adoptée en 2006, des modifications ont été apportées à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui toutes les deux étaient entrées en vigueur en 1983. La portée de ces deux lois a été élargie et le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) est devenu assujetti à la Loi sur l’accès à l’information.

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou société présente au Canada un droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents de l’administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

L’article 72 de la Loi stipule que le responsable de toute institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l'application de la Loi au sein de son institution et présenter ce rapport au Parlement.

Le présent rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information au BVG décrit la manière dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités aux termes de cette loi pendant l’exercice 2013-2014.

Pour obtenir un complément d’information ou présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Bureau du vérificateur général du Canada
240, rue Sparks
Ottawa (Ontario)  K1A 0G6

Téléphone : 613-952-0213 (poste 6455)
Télécopieur : 613-941-8284
Courriel : atip-aiprp@oag-bvg.gc.ca

Notre fonction

Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) audite les activités du gouvernement fédéral et fournit au Parlement, de manière indépendante, de l’information, des avis et une assurance sur la gestion fédérale des fonds publics. Dans le cadre de ses audits, le BVG peut formuler des commentaires sur la mise en œuvre des politiques, mais non sur les politiques elles-mêmes.

Notre principale activité est l’audit législatif. Nous réalisons :

• des audits de performance des ministères et organismes fédéraux;
• des audits annuels des états financiers du gouvernement;
• des examens spéciaux des sociétés d’État et des audits annuels de leurs états financiers;
• des audits des gouvernements du Nunavut, du Yukon et des Territoires du Nord-Ouest.

Depuis 1995, le BVG a également un mandat précis en matière d’environnement et de développement durable, qui lui a été conféré par des modifications apportées à la Loi sur le vérificateur général.

Le vérificateur général du Canada est le responsable du Bureau pour ce qui est de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément à l’article 73 de ces deux lois, il a délégué toutes ses attributions au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargé de l’élaboration et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces qui permettent au BVG de s’acquitter de ses responsabilités aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les principales activités du coordonnateur de l’AIPRP sont, notamment :

• de surveiller le respect des deux lois, des règlements d'application, ainsi que des procédures et des politiques pertinentes;
• de traiter les demandes présentées en vertu des deux lois;
• de définir et de mettre en œuvre les politiques, procédures et lignes directrices qui garantissent le respect des deux lois par le BVG;
• de faire connaître les lois au sein du BVG pour veiller à ce que les employés connaissent leurs responsabilités;
• d’établir des rapports annuels destinés au Parlement et les autres rapports prévus par les lois, ainsi que les autres documents qui peuvent être exigés par les organismes centraux;
• de traiter, au nom du BVG, avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée et les autres ministères et organismes fédéraux concernant les modalités d’application des deux lois au sein du Bureau;
• d’aider le BVG à respecter ses engagements de façon à assurer l’ouverture et la transparence, grâce à la divulgation proactive et à la communication non officielle de l’information.

Ordonnance de délégation de pouvoir — Loi sur l’accès à l’information

Faits saillants et réalisations de l’exercice 2013-2014

Respect intégral

Au cours de l’exercice 2013-2014, aucune demande présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information n’a été traitée après l’échéance prescrite par la Loi. Le Bureau est fier d’avoir maintenu un respect intégral des échéances prescrites par les deux lois.

Formation et sensibilisation

Tous les nouveaux employés du Bureau reçoivent une formation en matière d’AIPRP pendant les journées d’orientation obligatoires. De plus, des séances de sensibilisation et des séances de formation propres à leur service en particulier comportent des volets en matière d’AIPRP. Au cours de l’exercice 2013-2014, près de 180 employés ont reçu une formation sur l’AIPRP lors de séances de formation de ce genre.

Application de la Loi sur l’accès à l’information

Demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Sources des demandes reçues

La plupart des demandes reçues au cours de l’exercice 2013-2014 provenaient des médias (9), puis du grand public (7) et d’organismes (3). Les autres demandes ont été présentées par des entreprises (secteur privé) (1).

Mesures prises à l’égard des demandes traitées

Au cours de l’exercice 2013-2014, le Bureau du vérificateur général (BVG) a traité 17 demandes :

• trois demandes ont fait l’objet d’une divulgation intégrale;
• neuf demandes ont donné lieu à une divulgation partielle;
• une demande n’a pu être traitée, parce qu’il n’existait aucun document pertinent à son sujet;
• trois demandes ont été retirées par le demandeur;
• une demande a été confiée à une institution qui était davantage concernée.

Note : Quatre demandes (une en suspens depuis la période précédente et trois qui sont toujours actives) sont reportées à la prochaine période de rapport.

Exceptions invoquées

L’annexe A fait état du nombre de demandes pour lesquelles des types précis d’exceptions ont été invoqués. Par exemple si, pour traiter une demande, le BVG a appliqué cinq exceptions différentes, le rapport fait état d’une exception en vertu de chaque article pertinent, pour un total de cinq. Si la même exception a été invoquée plusieurs fois pour une même demande, elle ne sera mentionnée qu’une seule fois.

Comme cela est indiqué, le BVG a invoqué les exceptions prévues aux paragraphes et alinéas 16(2) c), 16.1(1) a), 19(1), 20(1) b), 20(1) c), 20(1) d) et 23 de la Loi sur l’accès à l’information.

Exclusions citées

L’annexe A fait état du nombre d’exclusions citées pendant la période visée, y compris l’unique cas pour lequel le paragraphe 68 a) de la Loi sur l’accès à l’information a été invoqué.

Prorogation des délais

L’article 9 de la Loi prévoit la prorogation du délai fixé par celle-ci si des consultations sont nécessaires, si la demande porte sur un grand nombre de documents ou si le traitement de la demande dans le délai prévu entrave de manière déraisonnable le fonctionnement du BVG. Pendant la période visée, le délai fixé pour une demande a été prorogé de moins de 30 jours une fois en vertu du paragraphe 9(1) a) et deux autres délais fixés pour des demandes ont été prorogés en vertu du paragraphe 9(1) b); par ailleurs, le délai fixé pour une demande a été prorogé de plus de 30 jours une fois en vertu du paragraphe 9(1) c).

Délai de traitement

Sur les 17 demandes traitées pendant la période visée par le présent rapport :

• 15 ont été traitées dans le délai initial de 30 jours;
• 1 a nécessité un délai supplémentaire pouvant aller jusqu’à 30 jours;
• 1  a nécessité entre 61 et 180 jours.

Méthode d’accès

Pour les six demandes à l’égard desquelles les documents pertinents ont été communiqués en partie, des copies électroniques des documents ont été fournies.

Frais

Les frais perçus durant la période visée ont totalisé 75 $. Conformément à la politique du gouvernement, le BVG a pour pratique de renoncer aux frais de photocopie ou de recherche lorsque le montant total de ces frais, pour une demande donnée, est inférieur à 25 $. En tout, pour l’exercice 2013-2014, le BVG a renoncé à des frais de 15 $.

Coûts

Pour l’exercice 2013-2014, les coûts directs liés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont estimés à 102 057 $ au titre des salaires et à 2 373 $ au titre des biens et des services, notamment les contrats de services professionnels — pour un total de 104 430 $.

Plaintes et enquêtes

Au cours de l’exercice 2013-2014, le BVG n’a reçu aucune nouvelle plainte. Une plainte en suspens reçue au cours de l’exercice 2011-2012 fait actuellement l’objet d’une enquête de la part du Commissariat à l’information.

Annexe : Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Bureau du vérificateur général du Canada

Période visée par le rapport : 01/04/2013 au 31/03/2014

Partie 1 — Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents divulgués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 — Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

Partie 4 — Frais

Partie 5 — Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes

Partie 6 — Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Partie 7 — Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

7.1 Coûts

7.2 Ressources humaines

Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels — 2013-2014

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux citoyens canadiens le droit d’avoir accès à l’information les concernant qui est détenue par le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG), sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège aussi la vie privée des citoyens en leur permettant d’exercer un important contrôle sur la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels les concernant et en empêchant d’autres personnes d’avoir accès à ces renseignements.

L’article 72 de la Loi stipule que le responsable de toute institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l'application de la Loi au sein de son institution et présenter ce rapport au Parlement.

Le présent rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels au BVG décrit la manière dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités aux termes de cette loi pendant l’exercice 2013-2014.

Pour obtenir un complément d’information ou présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Bureau du vérificateur général du Canada
240, rue Sparks
Ottawa (Ontario)  K1A 0G6

Téléphone : 613-952-0213 (poste 6455)
Télécopieur : 613-941-8284
Courriel : atip-aiprp@oag-bvg.gc.ca

Notre fonction

Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) audite les activités du gouvernement fédéral et fournit au Parlement, de manière indépendante, de l’information, des avis et une assurance sur la gestion fédérale des fonds publics. Dans le cadre de ses audits, le BVG peut formuler des commentaires sur la mise en œuvre des politiques, mais non sur les politiques elles-mêmes.

Notre principale activité est l’audit législatif. Nous réalisons :

• des audits de performance des ministères et organismes fédéraux;
• des audits annuels des états financiers du gouvernement;
• des examens spéciaux des sociétés d’État et des audits annuels de leurs états financiers;
• des audits des gouvernements du Nunavut, du Yukon et des Territoires du Nord-Ouest.

Depuis 1995, le BVG a également un mandat précis en matière d’environnement et de développement durable, qui lui a été conféré par des modifications apportées à la Loi sur le vérificateur général.

Le vérificateur général du Canada est le responsable du Bureau pour ce qui est de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément à l’article 73 de ces deux lois, il a délégué toutes ses attributions au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargé de l’élaboration et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces qui permettent au BVG de s’acquitter de ses responsabilités aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les principales activités du coordonnateur de l’AIPR sont, notamment :

• de surveiller le respect des deux lois, des règlements d'application, ainsi que des procédures et des politiques pertinentes;
• de traiter les demandes présentées en vertu des deux lois;
• de définir et de mettre en œuvre les politiques, procédures et lignes directrices qui garantissent le respect des deux lois par le BVG;
• de faire connaître les lois au sein du BVG pour veiller à ce que les employés connaissent leurs responsabilités;
• d’établir des rapports annuels destinés au Parlement et les autres rapports prévus par les lois, ainsi que les autres documents qui peuvent être exigés par les organismes centraux;
• de traiter, au nom du BVG, avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée et les autres ministères et organismes fédéraux concernant les modalités d’application des deux lois au sein du Bureau;
• d’aider le BVG à respecter ses engagements consistant à assurer l’ouverture et la transparence, grâce à la divulgation proactive et à la communication non officielle de l’information.

Ordonnance de délégation de pouvoir — Loi sur la protection des renseignements personnels

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Mesures prises à l’égard des demandes traitées

Au cours de l’exercice 2013-2014, le BVG a traité sept demandes. Une demande a donné lieu à une divulgation partielle, une demande a été retirée par le demandeur et il n’existait aucun document pertinent relativement à cinq demandes.

Exceptions invoquées

L’annexe B fait état du nombre de demandes pour lesquelles certains types précis d’exceptions ont été invoqués. Par exemple si, pour traiter une demande, le BVG a appliqué cinq exceptions différentes, le rapport fait état d’une exception en vertu de chaque article pertinent, pour un total de cinq. Si la même exception a été invoquée plusieurs fois pour une même demande, elle ne sera mentionnée qu’une seule fois.

Comme il est indiqué, le BVG a invoqué les exceptions prévues aux articles 22.3, 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Exclusions citées

Aucune exclusion n’a été citée.

Délai de traitement

Sur les sept demandes traitées pendant la période visée par le présent rapport :

• six ont été traitées dans le délai initial de 30 jours;
• une a nécessité 30 jours de plus, car son traitement entravait le fonctionnement du Bureau aux termes de l’alinéa 15(a)(i).

Prorogation des délais

Au cours de l’exercice 2013-2014, le délai fixé pour le traitement d’une demande a été prorogé d’un maximum de 30 jours parce que le fonctionnement du Bureau s’en trouvait entravé aux termes de l’alinéa 15(a)(i).

Méthode d’accès

Des copies des documents ont été fournies sur demande en version numérique (DC).

Coûts

Pour l’exercice 2013-2014, les coûts directs liés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont estimés à 23 165 $ au titre des salaires et à 23 558 $ au titre des biens et des services, y compris les contrats pour les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, les contrats de services professionnels et d’autres charges administratives — pour un total de 46 723 $.

Plaintes et enquêtes

Au cours de la période visée par le rapport, le BVG n’a reçu aucune plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et il n’a fait l’objet d’aucune enquête à cet égard.

Communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)

Au cours de la période visée par le rapport, le BVG :

• n’a pas communiqué de renseignements personnels aux termes du sous-alinéa 8(2)m)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• n’a pas communiqué de renseignements personnels aux termes des alinéas 8(2)e), 8(2)f) et 8(2)g).

Annexe : Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Bureau du vérificateur général du Canada

Période visée par le rapport : 01/04/2013 au 31/03/2014

Partie 1 — Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents divulgués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 — Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Partie 4 — Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 — Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Partie 6 — Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes

Partie 7 — Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Partie 8 — Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

8.1 Coûts

8.2 Ressources humaines