Rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information — 2017-2018

Rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information — 2017-2018

ISSN 2561-8563

Introduction

Lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a été adoptée en 2006, des modifications ont été apportées à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui étaient toutes deux entrées en vigueur en 1983. La portée de ces deux lois a été élargie et le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) est devenu assujetti à la Loi sur l’accès à l’information.

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou société présente au Canada un droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents de l’administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

L’article 72 de la Loi stipule que le responsable de toute institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de son institution et présenter ce rapport au Parlement.

Le présent rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information au BVG décrit la manière dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités aux termes de cette loi pendant l’exercice 2017-2018.

Pour obtenir un complément d’information ou présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne ci-dessous :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Bureau du vérificateur général du Canada
240, rue Sparks
Ottawa (Ontario)  K1A 0G6

Tél. : 613-952-0213 (poste 6455)
Téléc. : 613-954-0441
Courriel : privacy@oag-bvg.gc.ca

Notre fonction

Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) audite les activités du gouvernement fédéral et fournit au Parlement, de manière indépendante, de l’information, des avis et une assurance sur la gestion fédérale des fonds publics. Dans le cadre de ses audits, le BVG peut formuler des commentaires sur la mise en œuvre des politiques, mais non sur les politiques elles-mêmes.

Notre principale activité est l’audit législatif. Nous réalisons :

Depuis 1995, le BVG a également un mandat précis en matière d’environnement et de développement durable, qui lui a été conféré par des modifications apportées à la Loi sur le vérificateur général.

Le vérificateur général du Canada est le responsable désigné du Bureau pour ce qui est de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément à l’article 73 de ces deux lois, il a délégué toutes ses attributions au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargé de l’élaboration et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces qui permettent au Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) de s’acquitter de ses responsabilités aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP du Bureau est composé :

Les principales activités du coordonnateur de l’AIPRP sont, notamment :

ARRÊTÉ AUTORISANT LA DÉLÉGATION DE POUVOIRS PRÉVUS DANS LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION ET LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Je soussigné, Michael Ferguson, vérificateur général du Canada, autorise, en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi que les personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes à exercer, en mon nom, les pouvoirs de signer ou d’accomplir les attributions, les fonctions et les pouvoirs dont je suis, en qualité de responsable du Bureau du vérificateur général du Canada, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe
Poste Loi sur l’accès à l’information et Règlement Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement
Avocat général principal Autorité absolue Autorité absolue
Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels Autorité absolue Autorité absolue

Fait à Ottawa, ce 10e jour de juillet 2015

Michael Ferguson, Comptable professionnel agrééCPA, Comptable agrééCA
Fellow comptable agrééFCA (Nouveau-Brunswick)
Vérificateur général du Canada

Faits saillants et réalisations pour l’exercice 2017-2018

Respect intégral

Au cours de l’exercice 2017-2018, toutes les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ont été traitées avant l’échéance prescrite par cette loi. Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) est fier d’avoir maintenu un respect intégral des échéances prescrites par la loi.

Demande complexe en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Au cours de l’exercice 2017-2018, le BVG a reçu une demande portant sur tous les documents liés aux contrats conclus entre le 1er janvier 2016 et le 28 mars 2017, date à laquelle le BVG a reçu la demande. Le BVG a estimé à l’origine que la demande s’appliquait à environ 980 contrats.

En fin de compte, la demande a été retirée. Toutefois, les employées avaient consacré 2 716 heures au traitement de la demande, pour un coût total de 177 432 $, avant que celle-ci soit retirée.

Formation

Le BVG exige que tous les employés suivent une formation obligatoire portant sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui n’est pas incluse dans d’autres séances d’information ou d’autres types de formation. Cette formation consacrée uniquement à l’AIPRP porte sur les exigences applicables aux employés lorsque le BVG reçoit une demande et comprend une composante importante concernant le traitement des renseignements personnels, ainsi que les lois, les politiques, les directives et les pratiques exemplaires ayant trait à la protection des renseignements personnels dans le secteur public canadien.

Au cours de la période visée par le rapport, deux séances de formation ont été données et 198 employés y ont participé.

Application de la Loi sur l’accès à l’information

Demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Reçues pendant la période visée par le rapport : 18
Reportées de la période précédente : 1
Total : 19

Sources des demandes reçues

Au cours de la période visée par le rapport, 13 demandes ont été soumises par des membres du public, 4 demandes ont été soumises par des entreprises et 1 demande a été soumise par un membre des médias.

Mesures prises à l’égard des demandes traitées

Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) a traité 11 demandes officielles :

Exceptions invoquées

Concernant les cinq demandes pour lesquelles des exceptions ont été invoquées :

Exclusions citées

Le BVG n’a cité aucune exclusion au cours de la période visée par le rapport.

Prorogation des délais

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information prévoit la prorogation du délai fixé par celle-ci si des consultations sont nécessaires, ou si la demande porte sur un grand nombre de documents et que le traitement de cette demande dans le délai prévu entraverait de manière déraisonnable le fonctionnement du BVG.

Pour les 5 demandes traitées pendant la période visée par le présent rapport, le délai fixé pour 3 demandes a été prorogé de 30 jours ou moins en vertu de l’alinéa 9(1)a).

Délai de traitement

Sur les 11 demandes traitées pendant la période visée par le présent rapport :

Méthode d’accès

Des copies électroniques ont été fournies en réponse à une demande pour laquelle les documents pertinents ont été communiqués en partie.

Frais

Les frais perçus durant la période de rapport ont totalisé 35 $. Le BVG respecte la directive provisoire du Conseil du Trésor concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information : il ne perçoit pas de frais de recherche ou de production et renonce aux frais de présentation sur demande. Au cours de la période visée par le rapport, le BVG a renoncé aux frais de présentation de 5 $ dans deux cas.

Coûts

Pour la période visée par le rapport, les coûts directs associés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont estimés à 266 286 $ au titre des salaires et à 1 197 $ au titre des biens et services, pour un total de 267 483 $. De plus amples renseignements sur les coûts au titre des salaires figurent dans la section Suivi du présent rapport.

Plaintes et enquêtes

Le BVG n’a reçu aucune nouvelle plainte au cours de la période visée par le rapport. Le BVG n’a reçu aucune plainte depuis l’exercice 2011-2012.

Politiques, lignes directrices et procédures propres à l’institution

Le BVG n’a pas révisé de politiques, de lignes directrices ou de procédures, et n’en a pas mis en œuvre de nouvelles, au cours de l’exercice 2017-2018.

Suivi

Le BVG utilise un logiciel de gestion des codes de temps (code de produit), c’est-à-dire une « feuille de temps » numérique, pour assurer le suivi de toutes ses activités d’audit et de service à l’audit, notamment pour :

Lorsqu’un employé ou un entrepreneur du BVG participe à une activité liée à l’AIPRP, il doit tenir compte du temps consacré à cette activité et consigner le nombre d’heures complètes ou partielles consacré à cette fin dans le logiciel de gestion des codes de produit. Ces dossiers font l’objet d’un suivi régulier à des fins de gestion des ressources humaines et des finances. Tout employé ayant accès au réseau du BVG peut consulter ces données sur l’INTRAnet du BVG (réseau interne).

Comme l’indique la partie 9.2 de l’annexe, le BVG a consacré 1,75 année-personne aux activités liées à l’AIPRP.

Annexe : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Bureau du vérificateur général du Canada

Période d’établissement de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 18
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 1
Total 19
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 11
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 8

1.2 Source des demandes

Source Nombre de demandes
Médias 1
Secteur universitaire 0
Secteur commercial (secteur privé) 4
Organisation 0
Public 13
Refus de s’identifier 0
Total 18

1.3 Demandes informelles

Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 1 0 0 0 0 1
Exception totale 0 2 2 0 0 0 0 4
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 1 2 0 0 0 0 0 3
Demande transmise 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 2 0 0 0 0 0 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 2 6 3 0 0 0 0 11

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
13(1) a) 0
13(1) b) 0
13(1) c) 0
13(1) d) 0
13(1) e) 0
14 0
14 a) 0
14 b) 0
15(1) - Affaires internationales 0
15(1) - Défense du Canada 0
15(1) - Activités subversives 0
16(1) a) (i) 0
16(1) a) (ii) 0
16(1) a) (iii) 0
16(1) b) 0
16(1) c) 0
16(1) d) 0
16(2) 0
16(2) a) 0
16(2) b) 0
16(2) c) 0
16(3) 0
16.1(1) a) 2
16.1(1) b) 0
16.1(1) c) 0
16.1(1) d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1) a) 0
16.4(1) b) 0
16.5 3
17 0
18 a) 0
18 b) 0
18 c) 0
18 d) 0
18.1(1) a) 0
18.1(1) b) 0
18.1(1) c) 0
18.1(1) d) 0
19(1) 0
20(1) a) 0
20(1) b) 0
20(1) b.1) 0
20(1) c) 0
20(1) d) 0
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1) a) 0
21(1) b) 0
21(1) c) 0
21(1) d) 0
22 0
22.1(1) 0
23 0
24(1) 0
26 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
68 a) 0
68 b) 0
68 c) 0
68.1 0
68.2 a) 0
68.2 b) 0
69(1) 0
69(1) a) 0
69(1) b) 0
69(1) c) 0
69(1) d) 0
69(1) e) 0
69(1) f) 0
69(1) g) re a) 0
69(1) g) re b) 0
69(1) g) re c) 0
69(1) g) re d) 0
69(1) g) re e) 0
69(1) g) re f) 0
69.1(1) 0

2.4 Support des documents communiqués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 1 0
Total 0 1 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 10 7 1
Exception totale 803 0 4
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 318 068 0 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 100 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 7 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 1 0 2 0 1 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 0 0 0 0 0 0 0 1 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 7 2 0 1 0 0 0 1 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 3 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 3 3

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0
Exception totale 2 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 3 0 0 0

3.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 9(1)a)
Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation
9(1)c)
Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 3 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 3 0 0 0

PARTIE 4 – Frais

Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 7 35 $ 2 10 $
Recherche 0 0 $ 0 0 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 7 35 $ 2 10 $

PARTIE 5 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 63 788 0 0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 1 6 0 0
Total 64 794 0 0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 59 716 0 0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 5 78 0 0

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 32 17 5 0 0 0 0 54
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 5 0 0 0 0 0 5
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 32 22 5 0 0 0 0 59

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 6 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 7 – Plaintes et enquêtes

Article 32 Article 35 Article 37 Total
0 0 0 0

PARTIE 8 – Recours judiciaire

Article 41 Article 42 Article 44 Total
0 0 0 0

PARTIE 9 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

9.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires 266 286 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 1 197 $
Contrats de services professionnels 0 $
Autres 1 197 $
Total 267 483 $

9.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein 1,25
Employés à temps partiel et occasionnels 0,25
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00
Étudiants 0,25
Total 1,75