Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels — 2017-2018

Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels — 2017-2018

ISSN 2561-858X

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux citoyens le droit d’avoir accès à l’information les concernant qui est détenue par le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG), sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège aussi la vie privée des citoyens en leur permettant d’exercer un important contrôle sur la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels les concernant et en empêchant d’autres personnes d’avoir accès à ces renseignements.

L’article 72 de la Loi stipule que le responsable de toute institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de son institution et présenter ce rapport au Parlement.

Le présent rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels au BVG décrit la manière dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités aux termes de cette loi pendant l’exercice 2017-2018.

Pour obtenir un complément d’information ou présenter une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne ci-dessous :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Bureau du vérificateur général du Canada
240, rue Sparks
Ottawa (Ontario)  K1A 0G6

Tél. : 613-952-0213 (poste 6455)
Téléc. : 613-954-0441
Courriel : privacy@oag-bvg.gc.ca

Notre fonction

Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) audite les activités du gouvernement fédéral et fournit au Parlement, de manière indépendante, de l’information, des avis et une assurance sur la gestion fédérale des fonds publics. Dans le cadre de ses audits, le BVG peut formuler des commentaires sur la mise en œuvre des politiques, mais non sur les politiques elles-mêmes.

Notre principale activité est l’audit législatif. Nous réalisons :

Depuis 1995, le BVG a également un mandat précis en matière d’environnement et de développement durable, qui lui a été conféré par des modifications apportées à la Loi sur le vérificateur général.

Le vérificateur général du Canada est le responsable désigné du Bureau pour ce qui est de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément à l’article 73 de ces deux lois, il a délégué toutes ses attributions au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargé de l’élaboration et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces qui permettent au Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) de s’acquitter de ses responsabilités aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP du Bureau est composé :

Les principales activités du coordonnateur de l’AIPRP sont, notamment :

ARRÊTÉ AUTORISANT LA DÉLÉGATION DE POUVOIRS PRÉVUS DANS LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION ET LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Je soussigné, Michael Ferguson, vérificateur général du Canada, autorise, en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi que les personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes à exercer, en mon nom, les pouvoirs de signer ou d’accomplir les attributions, les fonctions et les pouvoirs dont je suis, en qualité de responsable du Bureau du vérificateur général du Canada, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe
Poste Loi sur l’accès à l’information et Règlement Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement
Avocat général principal Autorité absolue Autorité absolue
Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels Autorité absolue Autorité absolue

Fait à Ottawa, ce 10e jour de juillet 2015

Michael Ferguson, Comptable professionnel agrééCPA, Comptable agrééCA
Fellow comptable agrééFCA (Nouveau-Brunswick)
Vérificateur général du Canada

Faits saillants et réalisations pour l’exercice 2017-2018

Respect intégral

Au cours de l’exercice 2017-2018, toutes les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été traitées avant l’échéance prescrite par cette loi. Le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) est fier d’avoir maintenu un respect intégral des échéances prescrites par la loi.

Avis sur la protection des renseignements personnels et énoncé de protection des renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2017-2018, le BVG a publié sur son site Web un avis actualisé sur la protection des renseignements personnels pour expliquer comment le BVG traite les données recueillies lorsqu’un visiteur consulte son site Web.

Le BVG a également publié un énoncé actualisé de protection des renseignements personnels pour préciser comment le BVG traite les renseignements personnels recueillis ou obtenus lors des activités prescrites par son mandat, comme les audits d’états financiers, les audits de performance et les examens spéciaux.

Formation

Le BVG exige que tous les employés suivent une formation obligatoire portant sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui n’est pas incluse dans d’autres séances d’information ou d’autres types de formation. Cette formation consacrée uniquement à l’AIPRP porte sur les exigences applicables aux employés lorsque le BVG reçoit une demande et comprend une composante importante concernant le traitement des renseignements personnels, ainsi que les lois, les politiques, les directives et les pratiques exemplaires ayant trait à la protection des renseignements personnels dans le secteur public canadien.

Au cours de la période visée par le rapport, deux séances de formation ont été données et 198 employés y ont participé.

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Reçues pendant la période visée par le rapport : 7
Reportées de la période précédente : 1
Total : 8

Mesures prises à l’égard des demandes traitées

Au cours de l’exercice 2017-2018, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) a traité six demandes. Concernant ces demandes, quatre ont fait l’objet d’une divulgation partielle, une a été retirée par le demandeur, et une n’a mené à la récupération d’aucun document.

Exceptions invoquées

Concernant les quatre demandes pour lesquelles des exceptions ont été invoquées :

Exclusions citées

Le BVG n’a cité aucune exclusion pour l’exercice 2017-2018.

Délai de traitement

Sur les six demandes traitées pendant la période visée par le rapport, deux ont été traitées dans un délai de 30 jours et quatre ont été traitées en l’espace de 30 à 60 jours.

Prorogation des délais

Pour deux demandes, le BVG a demandé une prorogation des délais allant de 1 à 30 jours en vertu de l’alinéa 15 a)(i).

Méthode d’accès

Les quatre demandes ayant fait l’objet d’une divulgation partielle ont été divulguées en format électronique.

Coûts

Pour la période visée par le rapport, les coûts directs associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont estimés à 32 883 $ au titre des salaires. Aucun coût n’a été imputé au titre des biens et des services, des contrats ou d’autres frais.

Plaintes et enquêtes

Au cours de la période visée par le rapport, le BVG n’a reçu aucune plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et il n’a fait l’objet d’aucune enquête à cet égard.

Communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)

Le BVG n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu du paragraphe 8(2) au cours de la période visée par le rapport.

Politiques, lignes directrices et procédures propres à l’institution

Le BVG n’a pas révisé de politiques, de lignes directrices ou de procédures, et n’en a pas mis en œuvre de nouvelles, au cours de l’exercice 2017-2018. Toutefois, un énoncé de protection des renseignements personnels des employés a été préparé et devait être mis en place au cours de l’exercice 2018-2019.

Suivi

Le BVG utilise un logiciel de gestion des codes de temps (code de produit), c’est-à-dire une « feuille de temps » numérique, pour assurer le suivi de toutes ses activités d’audit et de service à l’audit, notamment pour :

Lorsqu’un employé ou un entrepreneur du BVG participe à une activité liée à l’AIPRP, il doit tenir compte du temps consacré à cette activité et consigner le nombre d’heures complètes ou partielles consacré à cette fin dans le logiciel de gestion des codes de produit. Ces dossiers font l’objet d’un suivi régulier à des fins de gestion des ressources humaines et des finances. Tout employé ayant accès au réseau du BVG peut consulter ces données sur l’INTRAnet du BVG (réseau interne).

Comme l’indique la partie 10.2 de l’annexe, le BVG a consacré 1,75 année-personne aux activités liées à l’AIPRP au cours de l’exercice 2017-2018.

Atteintes

Aucune atteinte à la vie privée découlant d’une activité du BVG n’a eu lieu au cours de l’exercice 2017-2018.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période visée par le rapport, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée. L’évaluation concernait la fonctionnalité de télémétrie du système d’exploitation Windows 10 de Microsoft. Cette fonctionnalité permet à Windows 10 de recueillir des données sur les utilisateurs et de les renvoyer à Microsoft.

La Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Conseil du Trésor n’exige pas de réaliser de telles évaluations. Toutefois, le BVG a déterminé qu’il devait mener une évaluation approfondie étant donné que tous les employés qui utilisent Windows 10 se verraient imposer la collecte de renseignements personnels par le système d’exploitation. Le réseau du BVG serait la source de transmission de ces renseignements, mais le BVG ne recueillerait, n’utiliserait ou ne traiterait aucun de ces renseignements pour son propre compte.

L’évaluation a permis de conclure que le BVG avait pris toutes les mesures à sa disposition pour limiter la collecte de données sur les utilisateurs qui y travaillent, même si Microsoft n’a pas permis une interruption totale de la fonctionnalité de télémétrie.

Annexe : Rapport statistique sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Bureau du vérificateur général du Canada

Période d’établissement de rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 7
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 1
Total 8
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 6
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 2

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 4 0 0 0 0 4
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 1 0 0 0 0 0 1
Demande abandonnée 0 1 0 0 0 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 2 4 0 0 0 0 6

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1) a) 0
19(1) b) 0
19(1) c) 0
19(1) d) 0
19(1) e) 0
19(1) f) 0
20 0
21 0
22(1) a) (i) 0
22(1) a) (ii) 0
22(1) a) (iii) 0
22(1) b) 0
22(1) c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 2
23 a) 0
23 b) 0
24 a) 0
24 b) 0
25 0
26 4
27 0
28 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
69(1) a) 0
69(1) b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1) a) 0
70(1) b) 0
70(1) c) 0
70(1) d) 0
70(1) e) 0
70(1) f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 4 0
Total 0 4 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 1 762 191 4
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 1 762 191 5
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 100 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 2 2 63 0 0 1 126 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 2 2 2 63 0 0 1 126 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 1 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 1 1

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autre
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de tradution Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu du paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 2
Demandes de correction acceptées 0
Total 2

PARTIE 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 2 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 2 0 0 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 2 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 2 0 0 0

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 8 – Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

PARTIE 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées 1

PARTIE 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires 32 883 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 0 $
Contrats de services professionnels 0 $
Autres 0 $
Total 32 883 $

10.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 1,25
Employés à temps partiel et occasionnels 0,25
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00
Étudiants 0,25
Total 1,75