Rapport sur le contrôle interne à l’égard de l’information financière — Revue des travaux sur les contrôles internes à l’égard des opérations de la paye
Revue des pratiques et audit interne — Rapport sur le contrôle interne à l’égard de l’information financière Revue des travaux sur les contrôles internes à l’égard des opérations de la paye
Table des matières
- Aperçu
- Objectif
- Importance de cette revue interne
- Travaux effectués par l’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne
- Observations
- Recommandations
- Conclusion
- Heures consacrées à la revue
- Annexe A : Critères de la revue et sources
- Annexe B : Travaux de la 1re étape
- Annexe C : Travaux de la 2e étape
Aperçu
L’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) du Bureau du vérificateur général du Canada a conclu, avec un niveau modéré d’assurance, que les travaux réalisés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière avaient été, à une exception près, correctement planifiés et réalisés pour garantir que les contrôles clés :
- étaient bien conçus et mis en œuvre;
- fonctionnaient comme prévu;
- étaient conformes aux autorisations pertinentes.
L’élément exclu de la conclusion de l’équipe de la RPAI concernait les tests visant un contrôle interne lié à un examen par des pairs des opérations de la paye pour des paiements rétroactifs.
Objectif
La revue visait à fournir un niveau modéré d’assurance que les travaux réalisés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) avaient été conçus, planifiés et réalisés correctement en vue de garantir que les contrôles clés liés à la paye :
- étaient en place pour les opérations financières et le système financier GX;
- fonctionnaient comme prévu;
- aidaient le BVG à se conformer aux textes législatifs et réglementaires pertinents ainsi qu’à ses propres politiques et à celles du Conseil du Trésor.
Veuillez consulter l’annexe A pour connaître les critères de la revue.
Importance de cette revue interne
Cette revue interne est importante parce qu’elle fournit un niveau modéré d’assurance que les contrôles internes à l’égard des opérations de la paye sont efficaces et fonctionnent comme prévu. Les contrôles internes sont nécessaires pour atténuer les risques, car ils contribuent à l’efficacité et à l’efficience des programmes, des activités et de la gestion des ressources (notamment la sauvegarde des actifs), à la fiabilité de l’information financière et à la conformité aux dispositions des lois, des règlements et des politiques en vigueur.
Travaux effectués par l’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne
L’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) a appliqué une approche en deux étapes afin de passer en revue les travaux réalisés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière pour l’exercice 2018-2019.
1re étape
L’équipe de la RPAI a examiné les travaux réalisés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière et a évalué la mesure dans laquelle :
- l’équipe chargée de réaliser les travaux sur les contrôles internes visant les opérations de la paye possédait les compétences voulues pour effectuer ces travaux;
- une personne expérimentée avait supervisé et revu les travaux réalisés par l’équipe;
- les travaux avaient été bien planifiés et documentés, et la conclusion était bien étayée.
L’annexe B présente des informations détaillées sur les travaux réalisés au cours de cette première étape.
2e étape
En appliquant la méthode de « test acceptation-rejet » pour obtenir un niveau modéré d’assurance, les membres de l’équipe de la RPAI ont répété un échantillon de tests réalisés sur les opérations de la paye afin de déterminer s’ils arrivaient aux mêmes conclusions que l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière.
L’annexe C présente des informations détaillées sur les travaux réalisés au cours de cette deuxième étape.
Observations
1re étape
L’équipe de la RPAI a conclu, sur la base de ses travaux, à une planification adéquate de la stratégie mise en œuvre par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière pour tester les contrôles internes clés visant le processus de la paye du BVG. De plus, le processus des tests a été bien documenté et les travaux de l’équipe ont été revus en temps opportun par un directeur d’audit expérimenté.
L’équipe de la RPAI a aussi passé en revue les travaux réalisés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière en vue de donner suite aux recommandations qu’elle avait elle-même formulées l’an dernier au sujet de la paye. La RPAI a conclu que l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière avait surveillé correctement les progrès réalisés par la direction afin de mettre les recommandations en œuvre.
2e étape
L’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière avait relevé quatre cas où l’examen par des pairs d’opérations de la paye liées à des paiements rétroactifs n’avait pas été effectué correctement. L’équipe avait alors conclu que ce contrôle interne comportait des faiblesses puisqu’il ne fonctionnait pas comme prévu.
Lorsqu’elle a répété un échantillon des tests effectués par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière, l’équipe de la RPAI a relevé les quatre mêmes erreurs dans le contrôle interne lié à l’examen par des pairs. La RPAI a toutefois relevé une erreur supplémentaire, qui n’avait pas été détectée par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière. Par conséquent, en se fondant sur les résultats des tests acception-rejet, la RPAI n’a pas pu se fier aux résultats des travaux effectués par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière pour l’un des contrôles liés aux paiements rétroactifs. Toutefois, la RPAI a réalisé des tests suffisants sur l’examen par des pairs des paiements rétroactifs pour observer que ce contrôle ne fonctionnait pas comme prévu.
Pour ce qui est des autres contrôles internes clés, l’équipe de la RPAI partage la conclusion de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière, à savoir que les contrôles étaient bien en place et qu’ils fonctionnaient comme prévu.
Recommandations
-
La direction de l’équipe de la Rémunération devrait préciser l’objectif du contrôle interne qui prévoit un examen par des pairs des opérations de paye liées aux paiements rétroactifs.
Réponse de la direction de l’équipe de la Rémunération — Recommandation acceptée. La direction de l’équipe de la Rémunération examine actuellement les lacunes relevées et leurs causes. Elle renforcera ce processus et fournira un soutien additionnel aux conseillers en rémunération pour les aider à réaliser les examens par les pairs des paiements rétroactifs.
-
La direction de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière devrait planifier de tester le processus d’examen par des pairs des paiements rétroactifs au cours du prochain exercice pour avoir l’assurance que ce contrôle fonctionne comme prévu.
Réponse de la direction de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière — Recommandation acceptée. L’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière a examiné le cycle de la paye des deux derniers exercices (2017-2018 et 2018-2019). Étant donné que des révisions seront apportées à la rémunération des membres de la direction en 2019-2020, l’équipe prévoit examiner de nouveau les contrôles visant les révisions salariales. Or, l’examen par des pairs des opérations de la paye est considéré comme un contrôle clé et sera donc visé par cet examen.
Conclusion
L’équipe de la RPAI a conclu, avec un niveau modéré d’assurance, que les travaux réalisés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière avaient été, à une exception près, correctement planifiés et réalisés pour garantir que les contrôles internes clés étaient en place, qu’ils étaient bien conçus, qu’ils fonctionnaient comme prévu et qu’ils étaient conformes aux autorisations pertinentes. L’élément exclu de la conclusion de l’équipe de la RPAI concernait les tests visant un contrôle interne à l’égard des opérations de la paye.
La revue a été réalisée selon les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes (IAI). Par ailleurs, la revue est conforme à la Politique sur l’audit interne de 2017 et à la Directive sur l’audit interne de 2017 du Conseil du Trésor.
Heures consacrées à la revue
| 2019 Heures réelles (estimation) |
2019 Heures prévues |
Écart | |
|---|---|---|---|
| Heures consacrées à la revue | 400 | 400 | Aucun |
Annexe A : Critères de la revue et sources
| Critères | Sources | Travaux à réaliser |
|---|---|---|
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Le BVG vérifie que les interventions liées à la paye sont valides (autorisées par les personnes ayant les pouvoirs délégués voulus), complètes et exactes, conformément à ses politiques et directives. Le BVG veille aussi à ce que les interventions liées à la paye soient étayées par de la documentation appropriée (par exemple des feuilles de temps, des lettres d’offre ou d’autres formulaires du BVG) avant leur enregistrement dans le système de gestion des ressources humaines ministériel. Le BVG utilise des listes de contrôle ou d’autres outils pour promouvoir une approche uniforme à l’égard des activités de validation. |
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Ligne directrice sur la gestion financière de l’administration de la paye, Section 4.1.8 — Valider et vérifier les interventions liées à la paye |
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Le BVG a l’assurance que les contrôles internes à l’égard de la paye fonctionnent comme prévu et qu’ils sont mis en œuvre efficacement par des personnes qui possèdent l’autorité et les compétences nécessaires pour le faire. Le BVG a aussi l’assurance que les contrôles atteignent leurs objectifs et qu’ils peuvent prévenir ou détecter efficacement les erreurs ou les fraudes susceptibles d’entraîner des anomalies significatives dans les états financiers. |
Conseil du Trésor, Politique sur la gestion financière Manuel d’audit annuel du BVG :
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L’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière a effectué un suivi des recommandations des exercices antérieurs visant la paye en vue de déterminer si la direction a mis en œuvre son plan d’action. |
Manuel pour les missions d’appréciation directe du BVG, Section 8020 — Recommandations et réponses de l’entité |
Passer en revue les travaux de suivi de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière portant sur les recommandations des exercices antérieurs. |
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La conclusion de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière a été présentée dans un rapport qui indique que la direction a accepté les recommandations formulées (le cas échéant) et qui contient un plan d’action. |
Manuel pour les missions d’appréciation directe du BVG, Section 8020 — Recommandations et réponses de l’entité |
Passer en revue les rapports présentés pour avoir l’assurance qu’ils sont conformes aux résultats des travaux réalisés. |
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Les membres de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière possèdent les compétences voulues pour tester les contrôles liés à la paye. |
Manuel pour les missions d’appréciation directe du BVG, Section 3062 — Responsabilités du responsable de la mission à l’égard de la qualité de l’audit |
Évaluer les compétences du personnel. |
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Une supervision et une revue des travaux appropriées sont réalisées en temps opportun. |
Manuel pour les missions d’appréciation directe du BVG, Section 3062 — Responsabilités du responsable de la mission à l’égard de la qualité de l’audit Manuel d’audit annuel du BVG, Section 3071 — Revue des travaux d’audit et de la documentation |
Vérifier si TeamMate renferme des éléments prouvant que les revues ont été effectuées et que les approbations ont été obtenues en bonne et due forme et en temps voulu. |
Annexe B : Travaux de la 1re étape
Tous les travaux réalisés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière ont été consignés dans TeamMate. L’équipe de la RPAI a obtenu un accès en « Lecture seule » au dossier TeamMate de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière, et elle a revu les documents ci-après.
Documents examinés et évaluation
| numéroNo du document | Document examiné | Évaluation |
|---|---|---|
|
1 |
Contrôles internes visant la stratégie de gestion financière |
L’équipe de la RPAI a examiné la stratégie de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière et déterminé qu’elle donnait un bon aperçu des travaux qui étaient prévus. |
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2 |
Suivi des contrôles (Modèle du BVG – audit d’attestation) |
L’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière a documenté sa compréhension générale et son évaluation globale des composantes du contrôle interne (environnement de contrôle, évaluation des risques, information et communication et suivi des contrôles). L’équipe de la RPAI a conclu que le document était exhaustif et qu’il permettait de bien comprendre le processus. |
|
3 |
Compréhension et évaluation des activités de contrôle (Modèle du BVG – audit d’attestation) |
L’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière a documenté sa compréhension des activités de contrôle et les a évaluées, notamment l’information financière de fin de période (y compris les écritures de journal). L’équipe de la RPAI a conclu que le document permettait de bien comprendre le processus. |
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4 |
Description du système de la paye avec Visio |
L’équipe de la RPAI a revu la description du système, recensé les contrôles clés et examiné leurs descriptions, et cerné les autres contrôles. La description du système était complète et bien documentée. |
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5 |
Note de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière sur la méthode d’échantillonnage et de test pour les augmentations économiques |
Après avoir examiné la note, l’équipe de la RPAI a accepté la stratégie de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière visant à tester les augmentations économiques. Cependant, l’équipe de la RPAI a remis en question l’interprétation de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière de sa stratégie de contrôle arithmétique, pour laquelle un élément a été considéré comme un test de détail de corroboration. Après quelques discussions, les deux équipes ont convenu qu’il s’agissait d’un test des contrôles. |
|
6 |
L’évaluation par l’équipe de la RPAI de l’exhaustivité des travaux réalisés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière |
L’équipe de la RPAI a vérifié que les tests prévus par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière avaient été réalisés. L’équipe de la RPAI a aussi observé que les feuilles de travail avaient été signées comme ayant été préparées par un stagiaire en audit (APS) ou un professionnel de l’audit 2 (AP-02) et comme ayant été revues par un directeur, et que les signatures avaient été obtenues en temps opportun. |
|
7 |
L’équipe de la RPAI a documenté tous les contrôles clés testés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière |
Pour avoir l’assurance que tous les contrôles clés avaient été recensés, l’équipe de la RPAI a examiné tous les contrôles clés testés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière, et elle a documenté leurs descriptions. |
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8 |
Sommaire des lettres de recommandations des exercices antérieurs de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière et des suivis |
L’équipe de la RPAI a examiné l’analyse effectuée sur les lettres de recommandations des exercices antérieurs de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière et passé en revue les travaux de suivi réalisés par cette dernière. De l’avis de l’équipe de la RPAI, l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière a effectué un suivi approprié des points présentés dans les lettres de recommandations. |
|
9 |
La population d’opérations de la paye et la méthode d’échantillonnage de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière |
Sur la base de son examen, l’équipe de la RPAI a accepté la méthode d’échantillonnage de l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière. |
|
10 |
L’évaluation faite par l’équipe de la RPAI en vue de déterminer si tous les contrôles clés ont été testés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière |
L’équipe de la RPAI a évalué si tous les contrôles clés inscrits dans la description du système avaient bel et bien été testés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière. L’équipe de la RPAI a relevé des écarts et constaté que l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière avait des raisons valables de ne pas tester ces contrôles. |
Annexe C : Travaux de la 2e étape
L’équipe de la RPAI a obtenu une assurance modérée que les travaux réalisés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière sur les contrôles internes visant la paye étaient appropriés et permettaient de garantir que les contrôles clés :
- étaient en place pour les opérations financières et le système financier GX;
- fonctionnaient comme prévu;
- aidaient le BVG à se conformer aux textes législatifs et réglementaires pertinents ainsi qu’à ses propres politiques et à celles du Conseil du Trésor sur la paye (voir les critères de la revue à l’annexe A).
L’équipe de la RPAI a répété un certain nombre de tests en appliquant la méthode de test acceptation-rejet décrite dans le Manuel d’audit annuel du BVG, à la section 7043 — Test acceptation-rejet et à la section 7043.1 — Méthode en cinq étapes pour effectuer un test acceptation-rejet. Selon cette méthode, lorsqu’une population est composée de moins de 200 éléments, aucune exception ne peut être tolérée.
Le tableau ci-après fournit une liste de tous les contrôles clés recensés, du nombre de tests réalisés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière et du nombre de tests qui ont été répétés par l’équipe de la RPAI.
Sommaire des tests réalisés par l’équipe de la RPAI
| numéroNo du contrôle | Description générale | Contrôles clés testés | Nombre de tests réalisés par l’équipe du contrôle interne à l’égard de l’information financière | Nombre de tests répétés par l’équipe de la RPAI | Conclusion |
|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
Approbation de l’engagement |
Approbation (article 32) |
15 |
10 |
Accepté |
|
2 |
Approbation initiale de l’opération |
X-1.1 Approbation – demande de dotation |
16 |
12 |
Accepté |
|
3 |
Approbation de l’opération |
X-1.4 Lettre d’offre autorisée et signée X-1.7 Intervention de paye (article 34) |
16 |
12 |
Accepté |
|
X-5a.3 Approbation par le superviseur |
2 |
1 |
Accepté |
||
|
X-4.8 Impression d’écran – Intervention de paye – Cessation |
11 |
9 |
Accepté |
||
|
X-4b.4 Intervention de paye – Congé non payé |
6 |
5 |
Accepté |
||
|
X-5b.2 Feuille de temps approuvée |
2 |
2 |
Accepté |
||
|
4 |
Revue de l’opération par un conseiller en rémunération distinct |
X-1.8 Examen par des pairs de l’intervention de paye |
16 |
12 |
Accepté |
|
X-4.9 Examen par des pairs – Cessation |
11 |
9 |
Accepté |
||
|
5 |
Approbation de la feuille de temps par les RH |
X-5a.5 Examen de tout élément inhabituel |
2 |
1 |
Accepté |
|
X-5b.3 Saisie du temps et main-d’œuvre dans Phénix |
2 |
2 |
Accepté |
||
|
6 |
Émission de la paye |
X-2.4 Revue des éléments probants par un agent de gestion des salaires X-7.6 Vérification postérieure par un agent de gestion des salaires |
1 |
1 |
Accepté |
|
7 |
Directeur (PRSM) examine et approuve les prévisions salariales |
X-10.4 Approbation par le directeur (PRSM) des prévisions salariales |
1 |
1 |
Accepté |
|
8 |
Augmentations économiques |
X-3.8 Traitement par le conseiller en rémunération de l’intervention de paye X-3.9 Examen par un 2e conseiller en rémunération |
26 |
13 |
RejetéNote 1 |