Bureau du vérificateur général du CanadaRapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information — 2023‑2024

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information donne aux personnes qui ont la citoyenneté canadienne ou le statut de résidence permanente, ainsi qu’à toute personne ou société présente au Canada, un droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents de l’administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

Le paragraphe 94(1) de la Loi stipule que la ou le responsable de chaque institution fédérale doit préparer un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de son institution et présenter ce rapport au Parlement. De plus, aux termes de l’article 20 de la Loi sur les frais de service, les institutions doivent rendre compte de tous les frais juridiques relevant de leur compétence perçus au cours de la période visée par le rapport.

Le présent rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information au Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) décrit la manière dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités aux termes de cette loi pendant l’exercice 2023‑2024.

Qui nous sommes

Le BVG audite les activités du gouvernement fédéral et fournit au Parlement, de manière indépendante, de l’information, des avis et une assurance sur la gestion fédérale des fonds publics.

Notre principale activité est l’audit législatif. Nous réalisons :

• des audits de performance des organismes fédéraux;
• des audits annuels des états financiers du gouvernement;
• des examens spéciaux des sociétés d’État et des audits annuels de leurs états financiers;
• des audits des gouvernements du Nunavut, du Yukon et des Territoires du Nord‑Ouest.

Depuis 1995, le BVG a également un mandat précis en matière d’environnement et de développement durable, qui est exercé par le commissaire à l’environnement et au développement durable, au nom de la vérificatrice générale du Canada. La Loi fédérale sur le développement durable et la Loi sur la responsabilité en matière de carboneutralité confèrent aussi au commissaire la responsabilité d’examiner et de surveiller les stratégies de développement durable du gouvernement du Canada et la mise en place de mesures pour l’atténuation des changements climatiques.

Équipe de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est membre de l’équipe des Services juridiques, de l’AIPRP et des politiques, qui est dirigée par l’avocate générale principale du BVG. Le coordonnateur de l’AIPRP à temps plein est appuyé par une ou un analyste de l’AIPRP, une ou un parajuriste, une avocate ou un avocat et du personnel administratif, au besoin. Les principales activités de l’équipe de l’AIPRP comprennent les suivantes :

• surveiller la conformité aux lois, aux procédures et aux politiques pertinentes en matière d’AIPRP;
• traiter les demandes présentées au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• définir et mettre en œuvre des politiques, procédures et lignes directrices pour veiller à ce que le BVG respecte la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• faire connaître la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du BVG pour veiller à ce que les membres du personnel soient au fait de leurs responsabilités;
• établir des rapports annuels destinés au Parlement, d’autres rapports prévus par les lois et d’autres documents que les organismes centraux pourraient exiger;
• traiter, au nom du BVG, avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, la commissaire à l’information du Canada, le commissaire à la protection de la vie privée du Canada et d’autres organisations fédérales de questions concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• aider le BVG à respecter ses engagements en matière d’ouverture et de transparence grâce à la divulgation proactive et à la communication non officielle de l’information.

Au cours de la période de rapport, le BVG n’a été partie à aucune entente de service au titre de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Le Groupe de gestion de l’information et des données coordonne la publication proactive de renseignements au titre de la partie 2 de la Loi.

Rendement en 2023‑2024

Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2023 au 31 mars 2024, le BVG a reçu 11 demandes officielles, dont 10 ont été fermées pendant la période visée par le rapport et une a été reportée à la période suivante, dans les délais prévus par la loi. Une demande reportée de la période de rapport précédente a été fermée pendant la période d’établissement de ce rapport. Toutes les demandes ont été fermées dans les délais prescrits par la loi.

Le BVG a reçu trois plaintes qui sont demeurées actives pendant la période de référence.

Prorogations et délai d’exécution des demandes fermées

Au cours de la période visée par le rapport, le BVG a invoqué des prorogations lors du traitement de 3 demandes : 1 prorogation de moins de 30 jours, 3 prorogations de 31 à 60 jours et 1 prorogation de 121 à 180 jours, qui comprenait une prorogation obligatoire pour consulter des tiers.

Parmi les demandes reçues au cours de la période visée par le rapport :

• deux demandes ont fait l’objet d’une divulgation intégrale, ce qui représente 18 % des demandes fermées;
• cinq demandes ont fait l’objet d’une divulgation partielle, ce qui représente 45 % des demandes fermées;
• deux demandes ont été retenues dans leur intégralité en raison d’exceptions;
• deux demandes ont été retirées;
• une demande a été reportée à la période de rapport suivante.

Au cours de la période visée par le rapport, toutes les demandes officielles présentées au titre de la Loi sur l’accès à l’information ont été traitées avant l’échéance prescrite.

Tendances pluriannuelles

En général, le BVG continue de recevoir un faible nombre de demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information.

• Au cours des 4 dernières périodes de rapport, y compris la période visée par le présent rapport, le BVG a reçu en tout 32 demandes.
• Au cours de l’exercice 2020‑2021, le BVG a reçu et traité 8 demandes.
• Au cours de l’exercice 2021‑2022, le BVG a reçu et traité 10 demandes.
• Au cours de l’exercice 2022‑2023, le BVG a reçu et traité 3 demandes.
• Au cours de la période visée par le présent rapport, le BVG a reçu et traité 11 demandes; 1 a été reportée de la période de rapport précédente et 1 a été reportée à la période de rapport suivante.

Beaucoup de ces demandes étaient complexes ou volumineuses, ou visaient à obtenir des renseignements personnels au titre de la Loi sur l’accès à l’information.

Plusieurs des demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport concernaient des renseignements découlant de déclarations faites par la vérificatrice générale du Canada lors d’entrevues ou d’échanges avec les médias. Des demandeuses ou demandeurs ont cherché à obtenir des éléments probants ou des données brutes. Toutefois, les renseignements générés ou obtenus dans le cadre d’audits du BVG font l’objet d’une exception obligatoire.

Consultations

Les demandes de consultation d’autres ministères sont généralement liées aux audits en cours. Même si le BVG doit refuser la communication de renseignements sur les audits conformément à l’alinéa 16.1(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information, les ministères qui le consultent ne peuvent pas en faire autant. C’est pourquoi le BVG ne peut pas recommander l’invocation de cette exception. Si les documents font référence à un audit en cours, il recommande généralement l’invocation de l’exception au titre de l’article 22 de la Loi lorsque la divulgation des documents pourrait nuire aux résultats de l’audit. Le BVG a répondu à 45 demandes de consultation au cours de la période visée par le rapport, dont 2 avaient été reportées de la période de rapport précédente, et a recommandé l’invocation d’exceptions dans 5 cas.

Formation et sensibilisation

Le BVG exige que tous les membres de son personnel suivent une formation obligatoire sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), à savoir un cours en ligne à rythme libre offert par l’École de la fonction publique du Canada. Tous les nouveaux membres du personnel du BVG doivent terminer cette formation dans les trois mois suivant leur date d’entrée en fonction.

Pendant la période visée par le rapport, 115 membres du personnel ont suivi cette formation.

Le coordonnateur de l’AIPRP donne régulièrement des conseils et des séances d’information au personnel du BVG sur le traitement des demandes d’AIPRP. De plus, des renseignements et des outils visant à aider le personnel à traiter les demandes d’AIPRP sont accessibles sur les sites Web interne et externe du BVG.

Par ailleurs, le BVG a informé les membres de son personnel de la Semaine du droit à l’information et les a encouragés à participer à une activité connexe sur la gestion de l’information offerte par l’École de la fonction publique du Canada.

Politiques, lignes directrices et procédures propres à l’organisation

Le BVG a publié un document d’orientation sur son site Web interne pour faciliter la récupération de documents des bureaux de première responsabilité.

Le BVG suit les politiques, les directives et les lignes directrices établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, comme les principaux ministères fédéraux.

Publication proactive au titre de la partie 2 de la Loi

Le BVG s’est acquitté de son obligation de divulgation proactive en veillant à ce que tous les renseignements pertinents soient publiés en ligne dans les délais prescrits (pièces 1 et 2). En 2023‑2024, le BVG a intégralement respecté les échéances prescrites.

Pièce 1 — Exigences de publication pour toutes les institutions fédérales au sens de l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information

Pièce 2 — Exigences de publication pour les organismes gouvernementaux assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et énumérés aux annexes I, I.1 ou II de la Loi sur la gestion des finances publiques

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

Le BVG a entrepris un dialogue avec des tiers et planifie l’achat d’une solution logicielle de traitement des demandes. Nous prévoyons à l’heure actuelle utiliser une plateforme hébergée par Services partagés Canada, comme d’autres organismes fédéraux.

Pour améliorer l’accès aux renseignements du BVG, nous n’exigeons pas l’utilisation des outils du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour présenter des demandes officielles ou informelles. Un formulaire de demandes d’information et d’accès à l’information se trouve sur le site Web du BVG. De plus, le BVG renonce aux frais de présentation, sur demande.

Sommaire des principaux enjeux et mesures prises à l’égard de plaintes ou d’audits

Deux plaintes qui avaient été reportées de la période de rapport 2021‑2022 ont été examinées et jugées non fondées :

• Les deux plaintes ont été déposées par une personne concernant une demande au titre de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir des renseignements personnels.
• Le BVG a empêché la communication de documents au titre d’une exception obligatoire pour laquelle il n’existe pas de contournement qui permettrait la divulgation de renseignements de nature personnelle.
• La personne a prétendu que le BVG avait illégalement retenu les renseignements demandés et intentionnellement dissimulé l’existence de documents.
• La commissaire à l’information du Canada a constaté que le BVG avait bien appliqué les exceptions et n’avait pas dissimulé l’existence de documents.

De plus, trois plaintes ont été reçues pendant la période de référence relativement à trois demandes distinctes. Cependant, les plaintes n’ont pas été réglées ou leur examen n’a pas été achevé. En conséquence, elles feront l’objet d’un résumé dans le rapport annuel approprié.

Frais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information aux fins de l’application de la Loi sur les frais de service

Selon la Loi sur les frais de service, l’autorité compétente doit déposer devant le Parlement un rapport annuel sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus au titre de la Loi sur l’accès à l’information pendant la période visée par le rapport, les renseignements ci‑dessous sont présentés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service :

• Loi habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Montant des frais : droits de 5 $ pour la présentation d’une demande^{Note *}
• Total des recettes : 10 $
• Frais annulés : 45 $

Suivi de la conformité

Le BVG utilise un système de gestion des cas qui assure le suivi des demandes actives et fermées. Le système est conçu pour surveiller le respect des échéances prescrites par la loi. Une combinaison de formation et de rappels automatiques du système permet de veiller à la conformité, au besoin.

L’équipe de l’AIPRP tient des réunions bimensuelles pour discuter des activités liées aux demandes, déterminer les échéances et aider à garantir que tous les membres de l’équipe connaissent l’état des dossiers. Des réunions régulières avec l’avocate générale principale sont également tenues puisqu’il s’agit de la cadre supérieure responsable des questions relatives à l’AIPRP.

La haute direction (jusqu’à la vérificatrice générale, inclusivement) est informée de la conformité aux obligations liées aux lois, aux politiques et aux règlements, sur demande ou au besoin.

Comme l’indique la partie 11.2 de l’annexe, le BVG a consacré 1,165 année-personne aux activités liées à l’AIPRP au cours de la période visée par le rapport. L’équipe de l’AIPRP et ses activités sont décrites à la section « Équipe de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels » au début du présent rapport.

Application de la Loi sur l’accès à l’information

Demandes reçues dans le cadre de la Loi sur l’accès à l’information

Sources des demandes reçues

Au cours de la période visée par le rapport :

• six demandes ont été soumises par des entreprises du secteur privé;
• quatre demandes ont été soumises par des membres du public;
• une demande a été soumise par un membre des médias.

Mesures prises à l’égard des demandes traitées

Parmi les demandes traitées au cours de la période visée par le rapport :

• deux demandes ont fait l’objet d’une divulgation intégrale;
• cinq demandes ont fait l’objet d’une divulgation partielle;
• deux demandes ont été retenues dans leur intégralité;
• deux demandes ont été retirées.

Exceptions invoquées

Concernant les 7 demandes pour lesquelles des exceptions ont été invoquées :

• le paragraphe 15(1) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’alinéa 16(1)c) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’alinéa 16(2)c) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’alinéa 16(1)a) a été invoqué pour 6 des demandes;
• l’article 16.5 a été invoqué pour 2 des demandes;
• le paragraphe 19(1) a été invoqué pour 3 des demandes;
• l’alinéa 20(1)b) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’alinéa 20(1)c) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’alinéa 20(1)d) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’alinéa 21(1)a) a été invoqué pour 2 des demandes;
• l’alinéa 21(1)b) a été invoqué pour 2 des demandes;
• l’alinéa 21(1)c) a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’article 22 a été invoqué pour 1 des demandes;
• l’article 23 a été invoqué pour 2 des demandes.

Exclusions citées

En ce qui concerne la seule demande pour laquelle des renseignements ont été exclus :

• le paragraphe 68 a) a été invoqué;
• l’alinéa 69(1) g) re d) a été invoqué.

Délai de traitement

Parmi les demandes traitées au cours de la période visée par le rapport :

• 8 demandes ont été achevées dans un délai de 30 jours;
• 1 demande a été achevée dans un délai de 31 à 60 jours;
• 1 demande a été achevée dans un délai de 61 à 120 jours;
• 1 demande a été achevée dans un délai de 121 à 180 jours.

Prorogation des délais

L’article 9 de la Loi prévoit la prorogation du délai prescrit si des consultations sont nécessaires ou si la demande porte sur un grand nombre de documents et que son traitement dans le délai prévu entrave de manière déraisonnable le fonctionnement du BVG. Parmi les demandes traitées au cours de la période visée par le rapport :

• le délai fixé pour 1 demande a été prorogé de 30 jours ou moins conformément à l’alinéa 9(1) a);
• le délai fixé pour 1 demande a été prorogé de 61 à 120 jours conformément à l’alinéa 9(1)a);
• le délai fixé pour 1 demande a été prorogé de 121 à 180 jours conformément à l’alinéa 9(1)a);
• le délai fixé pour 1 demande a été prorogé de 31 à 60 jours conformément à l’alinéa 9(1)b);
• le délai fixé pour 2 demandes a été prorogé de 60 jours conformément à l’alinéa 9(1)c).

Méthode d’accès

Des copies électroniques des documents ont été fournies en réponse aux 7 demandes qui ont entraîné la divulgation partielle ou intégrale d’information.

Coûts opérationnels

Pour la période visée par le rapport, les coûts directs associés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont estimés à 225 691 $ au titre des salaires et à 2 127 $ au titre des biens et services, pour un total de 227 818 $. Le montant des salaires comprend les heures consacrées aux fonctions de l’AIPRP par le coordonnateur et l’analyste de l’AIPRP, ainsi que les personnes y contribuant ponctuellement. Le BVG est en mesure d’estimer les coûts salariaux pour toutes les activités liées à l’AIPRP grâce à son logiciel et à ses pratiques de comptabilisation du temps, qui exigent que tous les membres du personnel imputent le temps passé sur les questions liées à l’AIPRP.

Annexe — Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Bureau du vérificateur général du Canada

Période d’établissement de rapport : 2023‑04‑01 à 2024‑03‑31

Section 1 — Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 — Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 — Demandes à la commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 — Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier, document électronique et ensemble de données

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier, document électronique et ensemble de données par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 — Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 — Frais

Section 7 — Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 — Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 — Enquêtes et comptes rendus des conclusions

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et comptes rendus des conclusions

Section 10 — Recours judiciaires

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)b)

Section 11 — Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines