Survol de l’audit — Chapitre 2 — Le processus d’approvisionnement en services de réinstallation

Survol de l’audit

Chapitre 2 — Le processus d’approvisionnement en services de réinstallation

Qu’avons-nous examiné? (voir Objet de l’audit)

Dans le cadre de notre audit, nous avons examiné si Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), la Défense nationale, la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada s’étaient acquittés des responsabilités qui leur incombaient dans l’attribution du contrat de 2009 visant le Programme de réinstallation intégré, conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, au Règlement sur les marchés de l’État et au Guide des approvisionnements de TPSGC. Nous avons examiné si les décisions et les mesures prises par les organisations avaient facilité l’accès et favorisé la concurrence.

Qu’avons-nous constaté?

Une série de décisions prises n’ont pas facilité l’accès ni encouragé la concurrence (voir paragraphe 2.19)

Nous avons constaté que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) avait, la plupart du temps, suivi les processus établis pour l’attribution du contrat de services visant le Programme de réinstallation intégré de 2009. Toutefois, les décisions et les mesures prises par les responsables étaient réactives et, ensemble, ces décisions et ces mesures n’ont pas facilité l’accès au marché ni encouragé la concurrence, de sorte qu’un seul fournisseur de services a répondu à l’appel d’offres. Aucun élément probant ne nous permettait de croire que les responsables avaient agi intentionnellement.

Aucun plan d’approvisionnement ne guidait le processus (voir paragraphes 2.20-2.24)

Nous avons constaté que, dans le cadre de ce processus d’approvisionnement, TPSGC n’avait pas suivi son processus habituel pour établir la stratégie d’approvisionnement et la consigner dans un plan officiel. Le plan d’approvisionnement de TPSGC a été approuvé le 21 mai 2009, trois semaines après la publication de la demande de propositions et la prise de toutes les grandes décisions requises pour appuyer cette demande. Nous avons également constaté que malgré l’absence de plan officiel, certains aspects de la planification avaient été réalisés au moment opportun.

Cette constatation est importante parce que le plan d’approvisionnement a été rédigé de manière à refléter des décisions et des mesures antérieures, et ne pouvait servir à guider le processus d’approvisionnement, ni à cerner ou à gérer les risques de manière proactive.

Le recours à un contrat unique n’a pas facilité l’accès ni encouragé la concurrence (voir paragraphes 2.25-2.33)

Cette constatation est importante parce que, même si la décision d’attribuer un seul contrat était conforme à la politique et aux lignes directrices en matière d’approvisionnement, les organisations clientes savaient qu’une seule société canadienne avait les systèmes, la représentation régionale et l’infrastructure nécessaires pour offrir la gamme et l’ampleur des services qu’exigerait un seul gros contrat pour le Programme de réinstallation intégré. Comme peu de concurrence intérieure était à prévoir, les responsables étaient d’avis qu’un contrat unique pourrait aiguiser l’intérêt de sociétés étrangères et que plus d’une soumission serait présentée. Même si les organisations clientes avaient émis l’opinion qu’un gros contrat pourrait attirer des concurrents internationaux, elles savaient qu’il y avait une réelle possibilité que cela ne se concrétise pas. À notre avis, il s’agissait d’une décision importante, qui a influé sur le reste du processus concurrentiel.

En raison du non-respect des échéances, la demande de propositions a été publiée avec du retard (voir paragraphes 2.34-2.36)

Cette constatation est importante parce que le respect des dates convenues par les organisations clientes et TPSGC assure que la période accordée pour la production et l’examen des principaux documents avant leur approbation et leur publication est suffisante, et qu’il reste assez de temps après l’attribution du contrat pour permettre un passage sans heurts au nouveau contrat. Nous avons constaté que ces échéances importantes n’avaient pas été respectées.

La demande de propositions n’a pas réduit les obstacles à la concurrence (voir paragraphes 2.37-2.44)

Cette constatation est importante parce que les organisations se sont rendu compte qu’à cause de leurs retards, un nouveau fournisseur n’aurait pas assez de temps pour établir ses activités. De plus, même si les petites et moyennes entreprises pouvaient satisfaire à l’exigence obligatoire selon laquelle elles avaient fourni des services de réinstallation dans le cadre d’au moins 500 déménagements, elles restaient désavantagées par rapport au fournisseur titulaire qui avait offert des services de réinstallation sur une grande échelle.

Les organisations ont attesté les volumes d’activité (voir paragraphes 2.45-2.48)

Nous avons constaté que TPSGC avait demandé au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à la GRC et à la Défense nationale de vérifier et d’attester individuellement les volumes historiques de réinstallations, et qu’il avait reçu ces attestations. Nous avons demandé aux organisations comment elles avaient vérifié et attesté les volumes d’activité historiques. Nous avons constaté que la GRC avait une méthode claire et raisonnable, mais que certains éléments du processus de vérification n’avaient pas été terminés. La Défense nationale et le Secrétariat n’ont pas été en mesure de nous fournir des éléments probants pour montrer les mesures qu’ils avaient prises afin de vérifier les volumes d’activité.

Cette constatation est importante parce que les volumes d’activité inexacts indiqués dans les documents des processus d’approvisionnement précédents visant le Programme de réinstallation intégré avaient constitué un facteur important dans la décision rendue contre le Canada par la Cour supérieure de justice de l’Ontario.

L’équipe d’évaluation n’a pas suivi les processus établis (voir paragraphes 2.49-2.52)

Nous avons constaté que les critères de notation ne donnaient pas aux soumissionnaires les précisions qui leur auraient permis de déterminer si leur proposition respecterait ou dépasserait les exigences. Par ailleurs, nous avons constaté que les membres de l’équipe n’avaient pas suivi l’exigence du plan d’évaluation selon laquelle ils devaient écrire leurs commentaires ou la justification des notes attribuées pour chaque critère et expliquer comment ils étaient parvenus à la note globale finale.

TPSGC n’a pas donné suite à sa propre décision de déterminer si le coût de la proposition reçue était raisonnable (voir paragraphes 2.53-2.57)

Cette constatation est importante parce que le raisonnement de TPSGC qui explique son choix de ne pas donner suite à la justification du prix était que le prix proposé par le soumissionnaire était juste et raisonnable et qu’il représentait une bonne valeur pour le Canada. Ce raisonnement se fondait sur le fait que le prix par dossier dans la proposition financière de 2009 était d’environ 18 % inférieur à celui du contrat de 2004. Toutefois, nous n’avons pas trouvé d’analyse qui aurait été menée en vue de faire le rapprochement entre la réduction de prix et les changements apportés aux niveaux de services.

Les effets combinés des mesures et des décisions prises n’ont pas facilité l’accès ni encouragé la concurrence (voir paragraphes 2.58-2.61)

Nous avons constaté que même si les règles avaient été suivies la plupart du temps, les effets combinés des mesures et des décisions prises n’avaient pas facilité l’accès ni encouragé la concurrence.

Ce que nous avons recommandé

Recommandation — Dans le cadre des futurs approvisionnements visant le Programme de réinstallation intégré, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, de concert avec la Défense nationale, la Gendarmerie royale du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, devrait gérer le processus d’approvisionnement comme un projet d’une grande complexité et comportant des risques considérables et devrait prévoir des mécanismes de surveillance et de reddition de comptes suffisants.

Réponse

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a accepté nos recommandations, et y a répondu (voir le tableau des recommandations).

Pourquoi cet audit est-il important?

Selon la politique du gouvernement fédéral, il faut viser à réinstaller les employés de la façon la plus efficace possible, en veillant à ce que le coût soit le plus raisonnable possible pour l’État et à ce que le processus engendre le moins possible de conséquences négatives pour les employés et les activités de leur ministère. À cette fin, le Programme de réinstallation intégré, lancé en avril 1999 à titre de programme pilote, est devenu en juin 2002 un programme permanent des Forces armées canadiennes, de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et de la fonction publique fédérale.

Lors de notre audit de 2006, nous avions conclu que les contrats de 2004 n’avaient pas été attribués de façon juste et équitable. En mai 2007, le Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes a accepté nos conclusions générales, se disant très insatisfait de la manière dont les contrats avaient été attribués et de la façon dont les ministères concernés avaient réagi aux problèmes subséquents.

À propos de l’audit

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