Introduction

Information générale

2.1 Tous les ministères et organismes publics fédéraux possèdent des biens meubles (du matériel), notamment des véhicules, du mobilier, des machines, d’autres biens et de l’outillage. Lorsqu’une organisation fédérale n’a plus besoin d’un bien donné, elle peut soit le transférer à un autre ministère ou organisme, soit le vendre, le donner, le recycler ou le mettre au rebut.

2.2 Les lois et les instruments politiques ci-après régissent l’aliénation des biens meubles excédentaires qui appartiennent au gouvernement :

• la Loi sur la gestion des finances publiques;
• la Loi sur les biens de surplus de la Couronne;
• la Politique sur la gestion du matériel, qui prévoit des directives sur le matériel en surplus.

2.3 Aux termes de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne, Services publics et Approvisionnement Canada est chargé de l’aliénation de tous les biens excédentaires, sauf si un autre ministère ou organisme a été habilité à le faire.

2.4 Politique du Conseil du Trésor — Aux termes de la Politique sur la gestion du matériel, les organisations fédérales sont chargées de gérer les biens matériels fédéraux d’une manière « qui soit durable et responsable sur le plan financier afin de soutenir l’exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux ».

2.5 Cette même politique exige que les administrateurs généraux des organisations fédérales veillent à ce que l’aliénation des biens meubles excédentaires se fasse rapidement et efficacement, d’une façon qui permette à la Couronne d’obtenir le montant net le plus élevé. Les biens doivent être aliénés en conformité avec la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus du Conseil du Trésor. Si les coûts prévus de l’aliénation d’un bien sont supérieurs au montant que l’organisation est susceptible de recevoir en le vendant, la vente du bien ne rapporterait aucune valeur nette. En pareil cas, la Directive indique que l’organisation doit envisager d’autres solutions pour l’aliénation du bien, comme en faire don, le transférer à une autre organisation ou le recycler.

2.6 L’Agence du revenu du Canada n’est pas assujettie à la Politique du Conseil du Trésor. Elle gère l’aliénation de ses biens conformément à ses politiques et directives internes, qui sont similaires à celles du Conseil du Trésor.

2.7 GCSurplus — Services publics et Approvisionnement Canada est chargé de fournir des conseils en matière de stratégie, de procédure et de technique sur l’aliénation des biens excédentaires du gouvernement du Canada. Le Ministère offre ces services par l’intermédiaire de GCSurplus. GCSurplus aide le gouvernement à aliéner ses biens meubles excédentaires, notamment l’équipement électronique en état de fonctionnement, le matériel de bureau, les véhicules, les navires et les avions. GCSurplus propose des marchés en ligne pour la vente de biens aux enchères (GCSurplus.ca), le transfert de biens entre ministères (GCTransfert) et la vente de marchandises contrôlées (GCMil), comme du matériel militaire et des munitions, à des soumissionnaires préautorisés et qualifiés.

2.8 GCSurplus fonctionne selon un modèle de recouvrement des coûts. Il prélève donc des commissions sur les ventes qu’il gère au nom des organisations fédérales. Le montant des commissions est fixé en fonction du type de bien vendu, par exemple mobilier ou équipement photographique, et des efforts requis pour vendre un bien de ce type. GCSurplus peut ensuite dépenser les produits tirés des commissions au cours de l’exercice pendant lequel il a touché ces produits.

2.9 GCTransfert — Les organisations fédérales peuvent utiliser cette plateforme en ligne pour aliéner des biens excédentaires en les transférant à d’autres ministères ou organismes fédéraux. GCSurplus offre ce service gratuitement. C’est l’organisation bénéficiaire qui prend à sa charge les frais de transport du bien. GCTransfert est entré en service en avril 2015.

Objet de l’audit

2.10 Cet audit visait à déterminer si les organisations fédérales sélectionnées avaient aliéné leurs biens et leur matériel excédentaires en temps opportun et de manière à en tirer les meilleurs avantages possible. Ces avantages consistent à vendre des biens de façon à maximiser le bénéfice à en tirer; à réutiliser ou à remettre à neuf des biens qui sont encore en bon état; à donner des biens à des organisations qui pourraient en tirer parti; et à aliéner des biens dans le respect de l’environnement.

2.11 Les organisations fédérales sélectionnées aux fins de l’audit étaient l’Agence du revenu du Canada, la Gendarmerie royale du Canada, Services partagés Canada et Services publics et Approvisionnement Canada. Nous avons choisi ces organisations fédérales en tenant compte de leur taille et de l’utilisation qu’elles font de GCSurplus. Services publics et Approvisionnement Canada a aussi été retenu parce que c’est le ministère qui fournit des services d’aliénation des biens excédentaires à d’autres organisations fédérales.

2.12 Cet audit est important parce que les organisations fédérales possèdent un grand nombre de biens et qu’elles ont le devoir envers les contribuables canadiens de gérer et d’aliéner ces biens de manière efficiente, rentable et responsable. Elles doivent notamment tenir compte de l’incidence financière de leurs décisions d’aliénation sur le gouvernement du Canada dans son ensemble, et non sur un seul ministère ou organisme, de même que de l’impact de ces décisions sur l’environnement.

2.13 En outre, cet audit est important parce que les méthodes utilisées par les quatre organisations fédérales que nous avons auditées donnent des indications sur la façon dont le gouvernement dans son ensemble utilise et aliène ses biens.

2.14 Nous n’avons pas examiné l’aliénation des marchandises contrôlées (comme le matériel militaire et les munitions), des biens immobiliers, des biens saisis, ni des livres excédentaires. Nous n’avons pas non plus examiné le programme Ordinateurs pour les écoles.

2.15 La section intitulée À propos de l’audit, à la fin du présent rapport, donne des précisions sur l’objectif, l’étendue, la méthode et les critères de l’audit.

Constatations, recommandations et réponses

Vente et transfert des biens

Message général

2.16 Dans l’ensemble, nous avons constaté que selon la comptabilité du gouvernement du Canada, les ministères et organismes fédéraux semblaient avoir vendu leurs biens excédentaires à un prix inférieur aux deux tiers de la valeur estimée des avantages futurs restants de ces biens pour le gouvernement. Selon notre analyse, toutes les organisations fédérales ont décidé de vendre leurs biens excédentaires plutôt que de tenter de les transférer à d’autres organisations fédérales pour en prolonger la durée d’utilisation. De plus, la plupart des organisations que nous avons auditées n’ont pas toujours effectué une analyse des coûts pour justifier leur décision de vendre un bien au lieu d’utiliser une autre méthode d’aliénation.

2.17 Nous avons aussi constaté que l’Agence du revenu du Canada avait adopté des pratiques pour réutiliser ses propres biens, ce qui lui a permis d’économiser plus de 4,5 millions de dollars sur trois ans.

2.18 Ces constatations sont importantes parce que d’autres organisations, qu’elles fassent partie ou non de l’administration fédérale, pourraient utiliser des biens qui ne servent plus à un ministère, à un organisme ou à un programme. Il peut être moins coûteux de réutiliser des biens que de les vendre ou d’en acheter des neufs. Le transfert de biens entre les organisations, lorsqu’il est possible, peut faire économiser temps et argent, ce qui sert l’intérêt supérieur des contribuables canadiens.

2.19 Lorsqu’un bien fédéral est déclaré excédentaire, un agent de gestion du matériel peut utiliser un modèle logique pour déterminer ce qu’il doit faire de cet article (voir la pièce 2.1). Ce modèle résume les exigences de la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus du Conseil du Trésor. Si les coûts prévus de la vente d’un article sont supérieurs au prix de vente attendu, il faut, selon la Directive, transférer ou donner cet article, ou encore le mettre au rebut.

2.20 Les organisations fédérales qui souhaitent transférer des biens publient une « demande de transfert » dans GCTransfert. Il faut suivre un processus similaire pour mettre des biens en vente sur GCSurplus. Une même demande peut viser un ou plusieurs biens.

2.21 Les organisations fédérales peuvent dépenser les produits de la vente de leurs biens excédentaires comme elles l’entendent. Elles ne peuvent toutefois pas consacrer ces produits à des paiements de transfert, qui comprennent les paiements de transfert d’un ordre de gouvernement à un autre. Elles doivent dépenser les produits au cours de l’exercice où ils ont été comptabilisés ou au cours de l’exercice suivant.

Les organisations fédérales ont préféré la vente de leurs biens excédentaires aux autres méthodes d’aliénation

2.22 Nous avons constaté que les organisations fédérales avaient préféré vendre leurs biens excédentaires plutôt que de les transférer. Nous avons également constaté que le montant qu’elles ont touché de la vente de leurs biens était généralement inférieur à la valeur estimée des avantages futurs restants de ces biens pour le gouvernement. Les organisations fédérales ont rarement eu recours à GCTransfert et aux dons pour aider le gouvernement du Canada à tirer le maximum des biens qu’elles considéraient comme excédentaires. Elles ont plutôt choisi de vendre les biens sur GCSurplus afin de générer des produits.

2.23 Nous avons par ailleurs constaté que l’Agence du revenu du Canada avait lancé un site Web interne de transfert de biens en 2001. En juillet 2014, elle a instauré un moratoire qui limitait l’achat de nouveaux meubles et exigeait que les gestionnaires réutilisent et fassent remettre à neuf le mobilier de l’Agence à l’interne avant de procéder à des achats. L’Agence a ainsi réussi à économiser plus de 4,5 millions de dollars sur trois ans.

2.24 Notre analyse à l’appui de cette constatation rend compte de ce que nous avons examiné et porte sur :

• la valeur des biens;
• une comparaison entre le transfert et la vente de biens;
• l’étude de cas de l’Agence du revenu du Canada;
• les dons de biens.

2.25 Cette constatation est importante parce que le gouvernement du Canada dans son ensemble est tenu d’utiliser au maximum ses biens. Des biens qui sont excédentaires pour un programme, un bureau, un ministère ou un organisme peuvent encore servir à un autre programme, bureau, ministère ou organisme. Le transfert ou la remise en état d’un bien usagé peut coûter moins cher que l’achat d’un nouveau bien ou la vente du bien en question.

2.26 De plus, l’examen des pratiques de l’Agence du revenu du Canada a montré que celle-ci réutilisait et remettait en état des meubles afin d’en prolonger la durée d’utilisation. Ce succès prouve qu’il est possible de faire des économies en réutilisant des biens au sein d’une organisation. Si un plus grand nombre d’organisations fédérales adoptaient une approche similaire, le gouvernement du Canada pourrait réaliser plus d’économies, et ce, dans l’intérêt des contribuables canadiens.

2.27 Par ailleurs, les dons et les transferts peuvent prolonger la durée d’utilisation des biens et profiter à des organismes sans but lucratif et à d’autres ordres de gouvernement au Canada. Par exemple, le programme fédéral Ordinateurs pour les écoles permet la remise en état des ordinateurs reçus en don en vue de leur distribution dans les écoles, les bibliothèques, les collectivités autochtones et d’autres organismes sans but lucratif.

2.28 Nos recommandations relativement au secteur examiné sont présentées aux paragraphes 2.40 et 2.41.

2.29 Ce que nous avons examiné — Nous avons examiné les Comptes publics du Canada, qui comprennent les états financiers du gouvernement du Canada. Nous avons aussi examiné des documents des quatre organisations fédérales que nous avons auditées portant sur l’aliénation des biens. En vue de comprendre les pratiques en vigueur en matière d’aliénation des biens, nous avons mené auprès de toutes les organisations fédérales un sondage, qui était adressé aux responsables de l’aliénation des biens. La section intitulée À propos de l’audit, à la fin du présent rapport, contient plus de renseignements sur ce sondage. De plus, nous avons examiné des données de GCSurplus et de GCTransfert pour la période visée par l’audit.

2.30 La valeur des biens — La valeur comptable nette d’un bien représente une estimation de la valeur des avantages futurs restants de ce bien. Elle correspond au coût d’origine du bien auquel on soustrait la valeur estimée de l’utilisation de ce bien. D’après les Comptes publics du Canada de 2015-2016 et les données financières des ministères et organismes, le gouvernement du Canada a estimé que la valeur comptable nette de l’ensemble des véhicules, des machines et de l’outillage aliénés au cours de cet exercice était de 67 millions de dollars. L’aliénation de ces biens a rapporté au gouvernement environ 42 millions de dollars. De même, pour l’exercice 2016-2017, le gouvernement a estimé que les biens aliénés avaient une valeur comptable nette de 82 millions de dollars et que leur vente avait rapporté 50 millions de dollars. Pour ces deux exercices, les produits de la vente représentaient moins des deux tiers de la valeur estimée des avantages futurs restants de ces biens pour le gouvernement. Cela donne à penser que les organisations fédérales ont aliéné des biens qui généraient encore des avantages et qui auraient pu être utilisés par d’autres organisations fédérales. Ces estimations ne comptabilisaient pas les marchandises contrôlées de la Défense nationale ni les biens meubles achetés pour moins de 10 000 $.

2.31 Une comparaison entre le transfert et la vente de biens — Nous avons constaté que la vaste majorité des biens excédentaires présentés sur GCSurplus ou GCTransfert avaient été mis en vente. Au cours de la période visée par l’audit, les quatre organisations fédérales auditées ont fait des efforts pour transférer seulement 6 % environ de ces biens excédentaires au moyen de GCTransfert (voir la pièce 2.2). Ce pourcentage avoisinait 4 % pour l’ensemble des organisations fédérales.

2.32 De plus, nous avons constaté qu’au cours de la période visée par l’audit, environ le quart des lots (articles vendus seuls ou regroupés) avaient été vendus à moins de 100 $ chacun. Il est difficile de savoir si, dans ces cas, la vente était la meilleure solution d’aliénation. À notre avis, les organisations fédérales doivent envisager de transférer, de donner ou de recycler ces biens de faible valeur, conformément à la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus.

2.33 D’après le sondage que nous avons mené auprès de toutes les organisations fédérales, nous avons constaté que seulement 30 % des répondants utilisaient fréquemment ou parfois GCTransfert pour aliéner des biens. Pour la période allant du 1er avril 2015 au 30 juin 2017, nous avons constaté que moins de 7 % des demandes publiées sur GCTransfert avaient abouti à des transferts de biens. Nous avons constaté que les résultats étaient similaires pour les quatre organisations fédérales auditées.

2.34 Les entretiens menés avec les responsables de l’aliénation des biens dans les organisations fédérales auditées nous ont permis de confirmer qu’ils utilisaient occasionnellement des voies non officielles, à l’extérieur de la plateforme GCTransfert, pour transférer des biens à d’autres organisations fédérales. À notre avis, il y a eu sous-utilisation de GCTransfert pour aliéner et réutiliser des biens qui étaient utiles. Les répondants au sondage nous ont fait savoir qu’ils n’avaient pas eu recours à GCTransfert parce que la demande de biens usagés était faible et que peu de biens y étaient affichés. À notre avis, cette situation semble indiquer que l’ensemble de l’administration fédérale privilégiait l’achat de biens neufs et la vente de biens usagés plutôt que la réutilisation des biens au moyen de transferts. Pour favoriser la réussite de GCTransfert, il faut que les responsables de l’aliénation des biens et les responsables de l’approvisionnement connaissent cette plateforme et l’utilisent.

2.35 L’étude de cas de l’Agence du revenu du Canada — L’Agence du revenu du Canada n’est pas assujettie à la Loi sur les biens de surplus de la Couronne. Elle a donc défini ses propres politiques relatives à l’aliénation des biens. En 2001, l’Agence a lancé un site Web interne de transfert de biens, dans le but de prolonger la durée de vie utile de ses biens et d’en encourager la réutilisation à l’interne.

2.36 En juillet 2014, l’Agence a instauré un moratoire qui limitait l’achat de mobilier de bureau neuf. Avant de recevoir l’approbation d’un achat, l’acheteur devait démontrer qu’aucun meuble sur le site interne de transfert de biens ne pouvait répondre à ses besoins. L’Agence prévoyait réaliser des économies d’environ 2,3 millions de dollars sur trois ans grâce à cette initiative. Or, elle a réussi à économiser plus de 4,5 millions de dollars sur trois ans.

2.37 Si l’Agence a réussi à favoriser la réutilisation des meubles, c’est surtout parce que le moratoire visait l’ensemble du processus de gestion du cycle de vie des biens, y compris l’approvisionnement. À notre avis, il s’agit d’une bonne pratique qui pourrait être reproduite dans d’autres organisations fédérales. La méthode adoptée par l’Agence cadre avec les politiques du Conseil du Trésor. Cela donne à penser que d’autres organisations fédérales pourraient surmonter les obstacles qui les empêchent de transférer et de réutiliser des biens.

2.38 Les dons de biens — Nous avons examiné les dons de biens effectués par chaque ministère et organisme audité, exclusion faite des dons dans le cadre du programme Ordinateurs pour les écoles et du Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt, qui est une initiative de l’Agence du revenu du Canada. Nous avons constaté que les quatre organisations fédérales auditées avaient fait 20 dons à d’autres organisations au cours de la période visée par l’audit. Elles ont en revanche présenté plus de 9 000 demandes de vente ou de transfert de biens au cours de la même période.

2.39 Lors de notre sondage auprès de toutes les organisations fédérales, nous avons constaté que 84 % d’entre elles faisaient rarement des dons ou n’en faisaient jamais. Des fonctionnaires des organisations fédérales sélectionnées nous ont aussi indiqué que les processus internes pour donner des biens étaient lourds.

2.40 Recommandation — Services publics et Approvisionnement Canada, la Gendarmerie royale du Canada et Services partagés Canada devraient revoir leurs processus de gestion du cycle de vie des biens, notamment l’approvisionnement, dans le but de faciliter et d’encourager le transfert et la réutilisation des biens.

Réponse de Services publics et Approvisionnement Canada — Recommandation acceptée. Services publics et Approvisionnement Canada examinera ses processus relatifs au cycle de vie de ses biens afin de veiller à ce que l’aliénation des biens de valeur respecte les critères énoncés dans le présent rapport selon le meilleur rapport qualité-prix, y compris en examinant la possibilité de les transférer, de les réutiliser ou de les donner en appuyant la prise de décision sur les documents adéquats. Cet examen devrait être terminé avant le printemps 2019.

Réponse de la Gendarmerie royale du Canada — Recommandation acceptée. La Gendarmerie royale du Canada (GRC) reverra le processus de gestion du cycle de vie des biens, en consultant les gestionnaires du matériel de toute l’organisation, dans le but de faciliter et d’encourager le transfert et la réutilisation des biens. Au long de son examen, et en particulier pour la phase d’aliénation du cycle de vie, la GRC s’attardera aux méthodes d’aliénation qui permettent à la Couronne d’obtenir le montant net le plus élevé, comme il est prévu dans la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor. La GRC doit aussi tenir compte du caractère unique des obligations qu’elle a envers ses partenaires contractuels pendant qu’elle fait son examen. La GRC prévoit achever son examen à la fin de l’exercice financier 2018-2019.

Réponse de Services partagés Canada — Recommandation acceptée. Services partagés Canada a entrepris de définir correctement le cycle de vie complet de la gestion du matériel, y compris l’élaboration d’un modèle opérationnel cible. Cela se traduira par une vue unifiée de la gestion des biens dans les services du Ministère avec la définition d’activités, d’interdépendances, d’indicateurs de performance et de stratégies de transfert et de l’aliénation, y compris le programme Ordinateurs pour les écoles. L’élaboration d’un modèle opérationnel cible et d’une feuille de route pour la mise en œuvre sera achevée au printemps 2018.

2.41 Recommandation — L’Agence du revenu du Canada, Services publics et Approvisionnement Canada, la Gendarmerie royale du Canada et Services partagés Canada devraient revoir leurs processus internes dans le but de faciliter les dons de biens excédentaires.

Réponse de l’Agence du revenu du Canada — Recommandation acceptée. L’Agence du revenu du Canada accepte de faire l’examen de ses processus internes en vue de faciliter le don de biens excédentaires. L’Agence du revenu du Canada effectuera cet examen d’ici septembre 2019. Toutefois, une approche horizontale intégrée et plus vaste à l’échelle du gouvernement faciliterait la mise en œuvre d’un processus de don efficace, impartial et transparent, tant pour le ministère qui fait le don que pour l’organisation qui le reçoit.

Réponse de Services publics et Approvisionnement Canada — Recommandation acceptée. Services publics et Approvisionnement Canada examinera ses processus internes. Services publics et Approvisionnement Canada collaborera avec GCSurplus et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin d’identifier un mécanisme permettant de donner les biens excédentaires de manière équitable et transparente tout en garantissant à l’État une rentabilité et l’optimisation des ressources. Cet examen devrait être terminé avant le printemps 2019.

Réponse de la Gendarmerie royale du Canada — Recommandation acceptée. La Gendarmerie royale du Canada (GRC) reverra ses processus internes dans le but de faciliter les dons de biens excédentaires. Par ailleurs, la GRC engagera un dialogue à ce sujet avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, par l’entremise des travaux en cours d’un comité, afin de proposer des modifications aux exigences de la politique qui faciliteraient les dons de biens excédentaires. La GRC prévoit achever l’examen des processus et le dialogue à la fin de l’exercice financier 2018-2019.

Réponse de Services partagés Canada — Recommandation acceptée. Services partagés Canada a une norme homologuée pour le transfert, le prêt et le don de matériel qui décrit les processus et les paramètres que les gestionnaires de centre de coûts doivent suivre pour l’équipement et le matériel de technologies de l’information. Le Ministère examinera la norme afin d’identifier les possibilités d’amélioration. Le Ministère communiquera des instructions aux gestionnaires des centres de coûts et offrira une formation sur les processus d’aliénation dans l’été de 2018.

Trois des quatre organisations fédérales n’ont pas conservé de dossiers détaillés pour étayer les décisions relatives à l’aliénation des biens

2.42 Nous avons constaté que Services publics et Approvisionnement Canada, la Gendarmerie royale du Canada et Services partagés Canada n’avaient pas toujours une documentation suffisante pour justifier la méthode d’aliénation qu’ils avaient choisie.

2.43 Nous avons constaté que l’Agence du revenu du Canada avait une documentation suffisante pour justifier la méthode d’aliénation utilisée pour tous ses biens excédentaires.

2.44 Nous avons aussi constaté qu’il n’y avait pas suffisamment de documentation pour déterminer si les quatre organisations avaient aliéné leurs biens excédentaires en temps opportun.

2.45 Notre analyse à l’appui de cette constatation rend compte de ce que nous avons examiné et porte sur :

• la documentation étayant les décisions relatives à l’aliénation des biens.

2.46 Cette constatation est importante parce que la tenue de dossiers vérifiables favorise la transparence et la responsabilisation dans le cadre du processus d’aliénation. De tels dossiers prouvent aux contribuables canadiens que les organisations fédérales agissent dans l’intérêt supérieur des Canadiens. Aux termes des politiques du gouvernement, Services publics et Approvisionnement Canada, la Gendarmerie royale du Canada et Services partagés Canada sont tenus de conserver des dossiers vérifiables.

2.47 Notre recommandation relativement au secteur examiné est présentée au paragraphe 2.53.

2.48 Ce que nous avons examiné — Nous avons examiné les dossiers tenus par les quatre organisations auditées afin d’y trouver des preuves documentaires étayant les décisions relatives à l’aliénation des biens : vente, transfert, don, recyclage ou mise au rebut. Nous avons par ailleurs vérifié si les ministères et organismes avaient tenu compte des éléments suivants :

• la valeur des biens;
• la possibilité de les réutiliser;
• les méthodes d’aliénation disponibles;
• les coûts d’aliénation;
• l’impact de l’aliénation des biens sur l’environnement.

Nous avons aussi examiné le temps qu’il avait fallu pour aliéner un bien.

2.49 La documentation étayant les décisions relatives à l’aliénation des biens — Les organisations fédérales doivent tenir des dossiers vérifiables pour étayer leurs décisions relatives à l’aliénation des biens. Nous avons constaté que Services publics et Approvisionnement Canada, la Gendarmerie royale du Canada et Services partagés Canada n’avaient pas une documentation suffisante pour étayer les décisions qu’ils avaient prises à l’égard de l’aliénation de leurs biens. De fait, 65 % des 150 transactions effectuées par ces trois organisations que nous avons testées n’étaient pas assorties d’une analyse des coûts justifiant la méthode d’aliénation retenue. Une analyse des coûts indique, entre autres, la valeur comptable nette d’un bien, sa valeur probable de revente, ses réutilisations possibles et le coût estimatif de son aliénation. Sans ces renseignements, la personne chargée de recommander ou d’approuver la méthode d’aliénation proposée pourrait ne pas avoir pris la meilleure décision possible.

2.50 En revanche, nous avons constaté que les 50 dossiers de l’Agence du revenu du Canada que nous avons testés comprenaient tous une analyse des coûts.

2.51 Nous avons aussi constaté que la documentation qui permettait de faire le suivi des décisions relatives à l’aliénation des biens était plus complète au sein des organisations fédérales qui utilisaient systématiquement des formulaires et des modèles normalisés. De plus, nous avons constaté que tous les biens examinés dans notre échantillon avaient été aliénés dans le respect de l’environnement.

2.52 Nous avons toutefois constaté que la documentation des organisations fédérales auditées n’était pas suffisante pour déterminer si elles avaient aliéné leurs biens et leur matériel excédentaires en temps opportun. Nous n’avons donc pas été en mesure de déterminer si les biens excédentaires en attente d’aliénation avaient perdu de leur valeur.

2.53 Recommandation — Services publics et Approvisionnement Canada, la Gendarmerie royale du Canada et Services partagés Canada devraient tenir une documentation suffisante pour justifier la méthode d’aliénation qu’ils choisissent. Ils devraient envisager de normaliser leurs formulaires en vue d’en assurer l’uniformité. Ils devraient aussi tenir compte de tous les facteurs pertinents avant de prendre une décision relative à l’aliénation d’un bien, notamment les coûts de l’aliénation, la valeur du bien et l’impact de la méthode d’aliénation retenue sur l’environnement.

Réponse de Services publics et Approvisionnement Canada — Recommandation acceptée. Services publics et Approvisionnement Canada mettra en œuvre un processus normalisé afin d’étayer ses décisions en matière d’aliénation. La quantité de documents tiendra compte de la valeur résiduelle du bien. Ce processus devrait être mis en œuvre avant le printemps 2019.

Réponse de la Gendarmerie royale du Canada — Recommandation acceptée. Avant même la vérification, le centre de décision du matériel de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) avait cerné des améliorations possibles pour le processus et la documentation relatifs à l’aliénation. Déjà, la GRC élabore un nouveau formulaire et évalue la faisabilité d’une application électronique. Le nouveau formulaire permettrait l’uniformisation, énumérerait les facteurs à prendre en considération au moment de prendre une décision relative à l’aliénation d’un bien, renforcerait les processus d’approbation et constituerait un outil de mesure du rendement et de production de rapport (sur l’aliénation en temps opportun). La GRC prévoit achever le nouveau formulaire à la fin de l’exercice financier 2018-2019. Si une solution électronique s’avère faisable, la mise en œuvre de l’application commencerait au cours de l’exercice financier 2019-2020.

Réponse de Services partagés Canada — Recommandation acceptée. Dans le cadre de l’élaboration du modèle opérationnel cible de Services partagés Canada, un examen des processus, des pratiques et des outils existants, comme les formulaires pour les biens non liés aux technologies de l’information et les biens de technologies de l’information, est en cours. L’étude fournira des recommandations sur les améliorations pour permettre au Ministère d’adopter les pratiques normalisées et les modèles de prestation de l’industrie. Un plan de communication et des activités de formation seront entrepris pour sensibiliser les gestionnaires des centres de coûts à leurs responsabilités en matière de décisions d’aliénation. Cela se terminera à l’été de 2018.

Le fonctionnement de GCSurplus

GCSurplus a été efficace dans la vente des biens, mais aurait pu encourager davantage la réutilisation des biens

Message général

2.54 Dans l’ensemble, nous avons constaté que Services publics et Approvisionnement Canada avait été efficace dans la vente des biens reçus par l’intermédiaire de GCSurplus. Toutefois, nous avons constaté que le Ministère était peu porté à favoriser d’autres méthodes d’aliénation que la vente, puisqu’il dépendait entièrement des commissions tirées de la vente des biens du gouvernement pour financer le fonctionnement de GCSurplus.

2.55 Ces constatations sont importantes parce que GCSurplus est particulièrement bien placé pour aliéner les biens au nom du gouvernement du Canada. En proposant plus de services qui favorisent le don et la réutilisation des biens, GCSurplus pourrait optimiser les bienfaits de l’aliénation des biens excédentaires, à la fois pour le gouvernement fédéral et pour les contribuables canadiens.

2.56 Notre analyse à l’appui de cette constatation rend compte de ce que nous avons examiné et porte sur :

• les ventes effectuées sur GCSurplus.

2.57 Notre recommandation relativement au secteur examiné est présentée au paragraphe 2.61.

2.58 Ce que nous avons examiné — Nous avons examiné des données provenant de GCSurplus et de GCTransfert, notamment le nombre de ventes et de transferts effectués. Nous nous sommes entretenus avec des membres de la haute direction de GCSurplus pour recueillir des renseignements sur les activités de cette organisation.

2.59 Les ventes effectuées sur GCSurplus — Nous avons constaté que GCSurplus avait été efficace dans la vente (voir la pièce 2.2) et qu’il dépendait entièrement des commissions perçues sur les ventes des biens du gouvernement pour fonctionner. À notre avis, cette dépendance a dissuadé GCSurplus de promouvoir d’autres solutions d’aliénation, comme les transferts ou les dons, lesquels ne lui rapporteraient aucun revenu. De plus, nous avons noté que GCSurplus ne pouvait pas reporter les produits tirés de la vente de biens d’un exercice à l’autre. Il était donc difficile pour GCSurplus de financer des projets pluriannuels, comme la modernisation de la plateforme en ligne par l’instauration d’enchères en temps réel, la planification du déménagement d’entrepôts ou l’amélioration des fonctionnalités de GCTransfert.

2.60 Nous avons aussi constaté qu’au cours de la période visée par l’audit, GCSurplus avait traité plus de 3 000 demandes de vente de biens qui ont rapporté moins de 20 $ chacune. Or, selon la Directive du Conseil du Trésor, si le coût prévu de l’aliénation d’un bien dépasse le produit escompté de sa vente, l’organisation doit envisager d’autres méthodes d’aliénation, comme le don, le transfert ou le recyclage. À notre avis, il est peu probable que les produits de la vente de tels biens aient été supérieurs au coût de l’organisation de ces ventes.

2.61 Recommandation — À titre de fournisseur de services d’aliénation communs pour le gouvernement du Canada, Services publics et Approvisionnement Canada devrait évaluer s’il peut élargir les services qu’il offre à l’ensemble des organisations fédérales, ainsi que favoriser le don et la réutilisation des biens au sein de l’ensemble de l’administration publique fédérale.

Réponse de Services publics et Approvisionnement Canada — Recommandation acceptée. À titre de prestataire des services communs de GCSurplus, Services publics et Approvisionnement Canada réalisera une analyse de ses biens par catégorie afin de déterminer dans quelle mesure les biens sont transférables. Services publics et Approvisionnement Canada entamera le dialogue avec la communauté de la gestion du matériel afin de populariser davantage l’outil de GCTransfert.

En ce qui concerne les dons, Services publics et Approvisionnement Canada communiquera avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à titre de responsable de la politique. GCSurplus a une situation unique et il cherchera à comprendre de quelle manière GCSurplus pourrait agir en tant que courtier des transactions de don.

Collectivement, ces activités devraient être achevées avant le printemps 2020.

Conclusion

2.62 Nous avons conclu que les organisations fédérales sélectionnées n’avaient pas toujours aliéné leurs biens et leur matériel excédentaires de manière à en tirer les meilleurs avantages possible. Les incitations à vendre les biens excédentaires l’emportaient sur les autres options, comme la réutilisation, la remise en état et les dons. Or, il existe beaucoup d’occasions de réutiliser les biens, dans des organisations qui font partie ou non du gouvernement du Canada, et d’optimiser leur durée d’utilisation. Le cas de l’Agence du revenu du Canada montre qu’une organisation fédérale peut recourir davantage à la réutilisation et à la remise en état de ses biens.

2.63 Nous n’avons pas été en mesure de conclure si les organisations fédérales sélectionnées avaient aliéné leurs biens et leur matériel excédentaires en temps opportun. En effet, ces organisations n’avaient pas tenu une documentation suffisante à ce sujet.