3081 Consultation

juin-2020

Importance des consultations

La consultation, qu’elle soit officielle ou informelle, est un élément important de la mission de certification : elle se fait au sein des équipes d’audit, entre les équipes d’audit, et entre les équipes d’audit et les spécialistes du Bureau ou les équipes des méthodes. Cet exercice réduit les risques d’erreurs et favorise le recours au jugement professionnel.

Les membres de l’équipe de mission devraient mettre à profit les connaissances, les compétences et l’expérience de tous pour régler les difficultés mineures et pour effectuer l’audit. En se consultant, ils peuvent en venir à la formulation de bonnes conclusions, et cela contribue à la formation et au perfectionnement du personnel. La consultation entre les équipes est également encouragée. Les membres de l’équipe peuvent tirer profit de l’expérience de collègues qui sont chargés de l’audit d’entités semblables ou qui font face à des problèmes de comptabilité ou d’audit similaires.

Le responsable de la mission et l’équipe doivent évaluer, pour chaque question complexe ou controversée, si l’équipe possède l’expertise et l’expérience pour résoudre la question sans consultations ou s’il est nécessaire de recourir à des consultations. Plus une question est complexe ou importante, plus on doit avoir recours au jugement professionnel, et plus grande est la probabilité que des consultations avec des spécialistes internes aient lieu. Le responsable de la mission doit diriger les consultations et y participer activement, en veillant à ce que celles-ci soient documentées de façon appropriée, que les résultats de celles-ci aient fait l’objet d’un accord de la part des parties consultées et que les conclusions tirées soient mises en œuvre.

Les spécialistes internes doivent posséder l’expertise et l’expérience nécessaires, comme un titre officiel lié à un ordre professionnel, des compétences professionnelles attestées ou une affiliation professionnelle. Les spécialistes internes agissent généralement à l’échelon de directeurs principaux. Dans le cas où il existe une équipe de spécialistes internes dans un domaine en particulier, la consultation s’effectue auprès de celle-ci. Le Bureau a dressé la liste, sur son réseau INTRAnet, des spécialistes internes et autres professionnels qui sont disponibles pour consultation.

Une consultation efficace avec les spécialistes internes et les différents professionnels sur une question importante ou complexe peut être réalisée lorsque :

• ces personnes sont informées de tous les faits pertinents pouvant leur permettre de donner un avis éclairé;

• ces personnes possèdent les connaissances et ont l’autorité et l’expérience appropriées;

• les conclusions tirées des consultations sont consignées dans la documentation et mises en œuvre de façon appropriée.

Un membre expérimenté de l’équipe d’audit doit tenir une séance d’information auprès des spécialistes et autres professionnels qui sont consultés afin de les renseigner sur la question.

Lorsque les consultations sont portées à un niveau supérieur à celui du spécialiste interne, la hiérarchie à suivre est présentée à la section BVG Audit 3082 — Résolution des divergences d’opinions.

Confirmation des positions convenues — Pour chaque consultation officielle, il est important de déterminer qu’il y a eu accord entre le responsable de la mission et l’expert-conseil. La pratique exemplaire en matière de consultation consiste à fournir en temps opportun à l’expert-conseil un rapport sur la consultation afin qu’il puisse en faire la revue. Cela permet aussi à l’équipe de mission de parachever toute la documentation relative à la question en cause et de faire approuver, par signature, la documentation relative aux faits et à la conclusion définitive du BVG, et ce, avant de communiquer cette dernière à l’entité.

Consultation à l’extérieur du Bureau — L’équipe de mission peut avoir besoin de recourir à des consultations externes. Elle peut tirer profit des services fournis par des cabinets et des organismes professionnels ou de réglementation, ou encore des organisations commerciales qui fournissent des services de contrôle qualité pertinents. Lorsqu’elle a recours à une consultation externe, l’équipe de mission doit confirmer les compétences et les capacités de l’expert-conseil afin de déterminer s’il possède les compétences appropriées. De plus, les modalités de la consultation doivent être convenues entre le Bureau et l’expert-conseil avant le début des travaux, y compris les mesures de protection de la confidentialité du client.

Types de consultations : officielles et informelles

Consultations officielles — La consultation officielle (que l’on appelle aussi simplement « consultation ») est une discussion dans le cadre de laquelle l’équipe de mission cherche à obtenir un point de vue objectif ou à recevoir une orientation concernant certains faits ou circonstances. Toute consultation sur laquelle l’équipe de mission désire s’appuyer pour formuler son opinion ou son rapport d’audit doit être officielle. De plus, certaines questions précisées dans les politiques du BVG requièrent une consultation officielle. Le responsable de la mission peut aussi demander une consultation officielle pour toute autre question. Il doit alors suivre les protocoles de consultation et de documentation.

Dans certaines circonstances, la revue spécialisée de travaux d’audit, d’états financiers ou de rapports est effectuée par des personnes ou des équipes n’ayant pas contribué à la réalisation de ces travaux. Cela permet à l’équipe d’obtenir un point de vue objectif et spécialisé à l’égard d’un aspect des travaux avant que ceux-ci soient terminés. Les critères et les procédures relatifs à ce type de revue sont souvent déterminés par les personnes qui effectuent les revues et comprennent des conventions pour consigner en dossier les commentaires soulevés et y donner suite.

Au cours de la revue, lorsque des points mineurs sont soulevés (p. ex. observations sur la mise en forme ou autres détails) et qu’ils ne sont pas nécessaires pour les éléments probants sur les procédures suivies ni pour appuyer les conclusions sur des questions importantes, il n’est pas obligatoire de les conserver, à moins que les examinateurs, ou des procédures ou directives relatives à la documentation, ne l’exigent. Lorsque de telles dispositions en matière de revue sont mises en place, les équipes de mission doivent tenir compte de ces procédures et directives de documentation.

Consultations informelles — Les consultations informelles sont des demandes d’information ou de renseignements. Elles ont souvent lieu lorsque l’équipe de mission cherche une orientation conceptuelle spécialisée pour s’orienter sur la bonne voie ou voir si ce type de question a déjà été soulevé par d’autres personnes.

Par exemple, il peut s’agir d’une équipe de mission qui désire se renseigner sur une question, ou mieux la comprendre, avant de décider si elle doit faire l’objet d’une consultation officielle. Les échanges font partie intégrante du processus d’audit. Ces demandes de renseignements peuvent être documentées ou non, c’est une question de jugement; on peut les consigner en dossier, pourvu que la documentation soit claire par rapport à la nature de la demande, et pourvu qu’aucune consultation officielle n’ait été obtenue ou fournie. En effet, lorsque la consultation n’est pas officielle, on ne peut pas présumer que les parties consultées possèdent une compréhension appropriée de la question ni que l’on connaît la nature de l’information factuelle fournie. On ne peut pas non plus présumer qu’il y a un accord clair entre les deux parties quant aux résultats de cet échange. Ce type d’échanges informels fournit donc, au mieux, des éléments probants de faible valeur. Ils ne peuvent constituer une solution de rechange à la consultation officielle.

Pour que l’équipe de mission puisse s’appuyer sur une consultation, il faut qu’elle suive les protocoles de consultation officielle décrits dans la Documentation des consultations et des conclusions. Les discussions qui se tiennent, par exemple, sur des questions ou des procédures auprès des équipes des méthodes peuvent être considérées comme des consultations informelles lorsqu’un seul avis général ou une orientation a été demandé. Toutefois, les équipes des méthodes consultées peuvent demander qu’une consultation soit désignée comme officielle.

Un spécialiste interne ou un autre professionnel consulté peut également demander à ce qu’une consultation informelle ayant débuté par une demande de renseignements devienne une consultation officielle. Dans les cas où des faits détaillés ou des rapports sur les consultations sont communiqués, la nature de l’analyse fournie s’étend souvent bien au-delà de ce qui était prévu. Les protocoles relatifs à la consultation officielle doivent alors être suivis par l’équipe de mission. De la même manière, les consultations qui traitent de faits très particuliers ou fortement structurés sont également susceptibles d’être désignées comme des consultations officielles.

Consultations dans le cadre des audits de performance et des examens spéciaux — En ce qui concerne les audits de performances et les examens spéciaux, l’équipe de mission consulte les Services juridiques. Les Services d’audit et les spécialistes internes peuvent également être consultés, au besoin.

Services juridiques : Les spécialistes juridiques font la revue des ébauches de rapports et formulent des opinions sur des questions comportant des risques juridiques pour le Bureau, ainsi que des avis sur d’autres questions, notamment le renvoi à des tiers ou à des lois.

Services d’audit : Les services d’audit sont consultés conformément aux principes décrits à la section BVG Audit 1012 — Qualité des audits — Rôles et responsabilités liés à la qualité des audits.

Spécialistes internes : Les spécialistes internes fournissent des conseils aux équipes d’audit. Lorsqu’un audit permet de déceler un problème comportant un risque élevé dans le domaine de compétence d’un spécialiste interne, la consultation de ce spécialiste est jugée obligatoire dès le début de l’audit. Ce dernier, lequel fait la revue des travaux d’audit prévus, des critères d’audit et des sections pertinentes des ébauches de rapport.

Lorsqu’ils sont consultés officiellement, les spécialistes internes utilisent un modèle pour documenter leurs avis. Ces derniers sont classés avec les questions les plus importantes et documentés comme des avis qui, s’ils ne sont pas pris en compte comme il se doit, feraient courir un risque au Bureau.

De plus, les équipes travaillent avec les services de révision et de traduction et communications afin de développer leur rapport d’audit et les communications correspondantes.

Consultations dans le cadre des audits annuels — Il sera important de tenir des consultations au cours des premières années de la mise en œuvre d’une nouvelle norme comptable. Au moment de prendre la décision de consulter, l’équipe de mission examine les avantages potentiels liés à l’application cohérente des normes comptables par les entités auditées. Parmi ces avantages, mentionnons le fait d’informer l’entité sur la cohérence de son rapport relativement à ceux d’autres entités, les solutions privilégiées par le Bureau pour établir des rapports de qualité supérieure, les autres solutions corroborées (le cas échéant) et les renseignements fournis pour établir des rapports responsables et transparents.

Lorsqu’elles sont aux prises avec des questions complexes, inhabituelles ou qui portent sur des sujets pour lesquels elles ne possèdent pas suffisamment de connaissances, les équipes d’audit consultent des ouvrages faisant autorité ou demandent l’aide des spécialistes du Bureau ou de d’autres personnes du Bureau qui possèdent les compétences et l’autorité appropriés. Les équipes peuvent également consulter d’autres spécialistes de l’extérieur en cas de besoin. Les consultations externes sont normalement coordonnées par les Services d’audit. Les équipes d’audit consultent les Services d’audit selon les principes énoncés à la section BVG Audit 1012 — Qualité des audits, notamment en ce qui concerne les rôles et les responsabilités liés à la qualité des audits.

Voici des exemples de circonstances où il serait approprié de consulter les Services d’audit ou d’autres intervenants pendant un audit annuel :

• nouvelles prises de position techniques;

• exigences de comptabilité, d’audit ou de rapport pour un secteur d’activité particulier;

• nouveaux problèmes relatifs aux pratiques;

• choix à faire parmi les principes comptables généralement reconnus de rechange, lorsqu’une modification à une convention comptable est prévue;

• techniques d’analyse;

• audits informatiques;

• questions juridiques;

• désaccords entre l’entité et l’équipe d’audit concernant les questions traitées dans le rapport;

• qualification proposée du rapport de l’auditeur.

Il convient aussi de consulter au sujet de questions plus courantes. Par exemple, il est important que le Bureau vise, dans la mesure du possible, l’uniformité à l’égard des aspects suivants :

• les conditions de la mission;

• les méthodes comptables pour des opérations similaires;

• les attentes du Bureau en matière de conformité aux autorisations et concernant les « autres questions » qu’il envisage d’inclure dans le rapport de l’auditeur compte tenu de son rôle en tant qu’auditeur législatif;

• les prises de position du Bureau au sujet de questions semblables sur le plan conceptuel;

• les termes utilisés dans le rapport du vérificateur.

Les équipes d’audit ne peuvent régler toutes les questions. Par conséquent, le Bureau doit compter sur des personnes possédant des connaissances spécialisées et de l’expérience dans de nombreux domaines. Travailler avec ces spécialistes représente un aspect important de la consultation pour répondre aux attentes du système de contrôle qualité.

Certaines questions importantes sont portées à l’attention du vérificateur général avant la signature du rapport, et ce, même si ce dernier a délégué le pouvoir de signer. La consultation avec le vérificateur général sur ces questions importantes peut être déterminée par une politique du Bureau. Cependant, cela est aussi une question de jugement professionnel. Le responsable de la mission doit évaluer si les questions importantes peuvent avoir des implications plus larges pour le Bureau et nos pratiques d’audit. Ils doivent consulter les vérificateurs généraux adjoints de la pratique d’audit et le vérificateur général au besoin.

Autres cas où des consultations sont prévues dans le cadre d’audits annuels — Selon les faits et les circonstances, le responsable de la mission peut demander des consultations sur certaines questions de comptabilité, d’audit et déclaration d’information. Pour les questions autres que celles désignées comme nécessitant des consultations, c’est le responsable de la mission qui décide s’il doit consulter ou non. Pour prendre sa décision, il évalue s’il possède ou non le niveau de connaissances et d’expérience nécessaire qui lui permettra de dégager une conclusion appropriée et justifiable. Les facteurs à considérer dans cette décision sont :

• la complexité de la question;

• la complexité des normes professionnelles et directives professionnelles applicables, notamment s’il y a eu des changements récents aux normes et aux directives, ou si ces changements pourraient avoir une incidence sur les résultats découlant de la question;

• lorsque les faits et les circonstances font en sorte que plus d’une conclusion raisonnable pourrait être dégagée, notamment si la nature de la question est telle que le BVG peut avoir pris une position en regard de questions similaires et dans des circonstances similaires, ou bien la résolution de la question peut engendrer un précédent pour le BVG ou peut avoir une vaste incidence sur le gouvernement ou un secteur d’activité;

• la probabilité que la conclusion soit contestée par les autorités de réglementation ou autres;

• le caractère significatif de la question, et, s’il n’est pas significatif, la probabilité qu’il le devienne ou la probabilité de créer un précédent.

Consultations d’autres comptables — Lorsque la direction a consulté d’autres comptables sur des questions importantes de comptabilité ou d’audit et que l’opinion de cet autre comptable diffère du point de vue du Bureau, le responsable de la mission doit procéder aux consultations appropriées avant de communiquer avec la direction ou avec les personnes chargées de la gouvernance.

Consultations sur la fraude

Les auditeurs doivent signaler au responsable de la mission tout soupçon de fraude, notamment toute allégation reçue. Les auditeurs doivent aussi aviser le responsable de la mission de tout cas de fraude que l’entité a mis au jour, mais pour lequel elle a omis de prendre des mesures suffisantes et adéquates. Le responsable de la mission doit prendre les mesures nécessaires pour traiter les fraudes relevées. Le responsable de la mission consulte le spécialiste interne en matière de fraude, et les personnes des Services juridiques de l’incapacité d’écarter les soupçons raisonnables de fraude ou d’une mauvaise prise en charge par l’entité d’un cas de fraude relevé.

Si l’intégrité et l’honnêteté de la direction ou des personnes chargées de la gouvernance sont mises en cause, le responsable de la mission doit consulter le spécialiste interne en matière de fraude. Avant de discuter des questions sur de possibles fraudes avec des parties externes, le responsable de la mission doit consulter les Services juridiques, en raison de complexité des conflits potentiels avec les obligations déontologiques et juridiques du Bureau pour ce qui est de la confidentialité.

Cas de non-conformité potentiels aux autorisations législatives, aux lois et aux règlements — Si des cas de non-conformité potentiels sont décelés, le responsable de la mission doit consulter le spécialiste interne de la conformité aux autorisations, les Services juridiques et l’EMAA.

Pour obtenir des directives sur les considérations relatives aux cas de non-conformité aux lois et aux règlements, voir la section BVG Audit Annuel 7514.

Documentation des consultations et des conclusions

Généralement, lorsque le responsable de la mission juge qu’il est nécessaire de procéder à une consultation, la question sera alors traitée comme une question importante. De même, de nombreuses questions considérées comme importantes justifient la tenue d’une consultation avant de clore la question. Si des questions importantes nécessitent la tenue d’une consultation ou découlent d’une consultation, on peut utiliser le Modèle de consultations et y consigner les résultats de la consultation.

Lorsqu’une équipe de mission conclut qu’il faut consulter dans des circonstances différentes, y compris lorsque nous sommes obligés de le faire (voir ci-dessus. suivant le cas), l’équipe doit préparer une documentation succincte et complète qui comprend les éléments suivants :

• la question ou le problème ayant fait l’objet d’une consultation et les noms des personnes qui ont participé de manière importante à la consultation;

• la documentation professionnelle applicable, et les politiques du BVG examinées;

• les faits et circonstances pertinents à l’entité, les analyses effectuées par l’entité ou l’équipe de mission, y compris les aspects importants des éléments probants de l’audit recueillis, s’il y a lieu;

• le point de vue préliminaire de l’entité et sa justification, le cas échéant;

• le point de vue préliminaire de l’équipe de mission et sa justification;

• s’il y a lieu, les autres opinions ou positions ayant été discutées avec les experts-conseils et les raisons qui ont justifié leur rejet.

La documentation d’une consultation officielle vise à consigner en dossier les faits sous-jacents au problème et les raisons qui justifient la conclusion dégagée. Ainsi, dans la mesure où une consultation a trait à une question qui peut être communiquée aux personnes chargées de la gouvernance de l’entité, la documentation préparée facilite la rédaction du rapport du Bureau et les échanges avec les responsables de la gouvernance. Une documentation adéquate fournit également des antécédents et des analyses de questions et d’options pouvant demeurer pertinentes.

L’équipe de mission met à jour la documentation afin de prendre en considération les derniers conseils ou avis fournis par la personne consultée, la conclusion finale dégagée et les raisons qui la justifient, et toutes les étapes suivies pour mettre en œuvre les décisions prises. La documentation définitive est approuvée par le responsable de la mission ainsi que la personne consultée. Ce n’est que par ce processus de documentation formel que la partie consultée peut avoir la certitude que les faits et la résolution proposée ont été bien compris.

La documentation du dossier d’audit fournit la preuve que le Bureau a obtenu l’accord de la partie consultée. Il peut s’agir de la signature de cette partie consultée; d’une note dans le dossier d’audit indiquant que la question importante a fait l’objet d’une revue ou d’une confirmation électronique, par exemple, un courriel versé au dossier d’audit.

Le responsable de la mission peut déterminer que la correspondance électronique est suffisante pour saisir la nature, l’étendue et les conclusions convenues lors d’une consultation effectuée par courrier électronique et que cette correspondance satisfait aux exigences liées à la documentation à l’appui de la consultation.

Les documents à l’appui des consultations doivent permettre de comprendre le sujet qui a fait l’objet de consultations et les résultats de ces consultations, y compris les décisions prises, le fondement de ces décisions et la méthode de mise en œuvre.

La section BVG Audit 1143 contient des directives sur la documentation des questions importantes.