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Les divergences d’opinions pouvant survenir au cours d’une mission de certification doivent être cernées et résolues en temps opportun. La nature et la portée de la divergence, ainsi que les conclusions tirées, doivent être consignées dans la documentation et appliquées. Un rapport de mission de certification ne doit pas être daté avant que la divergence d’opinions ne soit résolue.
Le présent chapitre aborde les politiques et les procédures du Bureau pour traiter et résoudre les divergences d’opinions pouvant survenir au sein de l’équipe de mission, avec les personnes consultées et, le cas échéant, entre le responsable de la mission et le responsable du contrôle qualité.
Bureau |
Audit annuel |
Audits de performance, examens spéciaux et autres missions de certification |
NCCQ 1.43 Le cabinet doit établir des politiques et procédures pour le traitement et la résolution des divergences d'opinions pouvant exister au sein de l'équipe de mission, avec les personnes consultées et, le cas échéant, entre l'associé responsable de la mission et le responsable du contrôle qualité de celle-ci. (Réf. : par. A52 et A53) Divergences d'opinions (Réf. : par. 43) NCCQ 1.A52 Des procédures efficaces favorisent l'identification des divergences d'opinions à un stade précoce, fournissent des lignes directrices claires quant aux mesures successives à prendre par la suite, et requièrent de consigner dans la documentation la manière dont les divergences ont été résolues et dont les conclusions dégagées ont été appliquées. NCCQ 1.A53 Les procédures appliquées pour résoudre de telles divergences peuvent prévoir la consultation d'un autre professionnel en exercice ou cabinet, d'un corps professionnel ou d'une autorité de réglementation. NCCQ 1.44 Ces politiques et procédures doivent imposer que : a) les conclusions dégagées soient consignées dans la documentation et appliquées; b) la date du rapport ne soit pas antérieure à la résolution du différend. |
NCA 220.22 Lorsque des divergences d'opinions apparaissent au sein de l'équipe de mission, avec les personnes consultées ou, le cas échéant, entre l'associé responsable de la mission et le responsable du contrôle qualité de celle-ci, l'équipe de mission doit suivre les politiques et procédures établies par le cabinet pour le traitement et la résolution de ces divergences. |
Les divergences d’opinions doivent être cernées et résolues en temps opportun conformément au processus de résolution des divergences d’opinions du Bureau. [nov.-2011]
Un rapport de mission de certification ne doit pas être daté avant que toutes les divergences d’opinions ne soient résolues. [nov.-2011]
Le responsable de la mission doit veiller à ce que les parties consultées au cours du processus de résolution des divergences d’opinions soient informées de tous les faits pertinents et de tous les avis de consultation reçus antérieurement. [nov.-2011]
Le professionnel responsable de la mission doit s’assurer que la nature et la portée des divergences d’opinions et des conclusions tirées sont consignées en dossier et appliquées. [nov.-2011]
Il peut arriver que des désaccords sérieux surgissent au sein de l’équipe de mission, avec les personnes consultées (par ex. les spécialistes internes) ou entre le responsable de la mission et le responsable du contrôle qualité. Le processus de résolution des divergences d’opinions exige la consultation de personnes qui possèdent les connaissances, les années de service et l’expérience appropriées aux questions en jeu.
Chaque membre du personnel professionnel du Bureau a le droit et l’obligation de formuler ses propres conclusions sur les questions importantes relevant des divers secteurs de la mission dont il est responsable, et de veiller à ce que les divers points de vue soient pris en considération.
L’équipe de la mission de certification est composée de professionnels possédant différents degrés d’expérience et d’expertise. Il peut donc survenir des divergences d’opinions entre eux. Ces divergences, notamment celles impliquant le personnel aux échelons supérieurs, touchent généralement des questions très techniques ou qui font appel au jugement. Dans ces cas, le désaccord est résolu et consigné dans la documentation conformément à la section BVG Audit 1142 — Évaluation, résolution et communication des questions importantes. Si la question n’est pas considérée comme importante, les raisons à l’appui de la décision prise sont néanmoins consignées dans le dossier de mission afin de faire état des raisons pour lesquelles le choix s’est arrêté sur un résultat plutôt qu’un autre, lorsque cela est nécessaire à la compréhension de la conclusion dégagée.
Sphères dans lesquelles des divergences d’opinions sont plus susceptibles de survenir :
Le responsable de la mission doit veiller à ce que les divergences d’opinions soient cernées à un stade précoce et résolues en temps opportun. Le rapport de mission ne doit pas être daté avant que toutes les divergences d’opinions ne soient résolues. À la fin de chaque étape de la mission (planification, examen et rapport), le responsable de la mission doit déterminer toutes les divergences d’opinions et entreprendre leur résolution en temps opportun.
Comme les désaccords concernent des gens et des personnalités, ils ne peuvent être entièrement résolus par des politiques ou des procédures particulières.
Voici les facteurs de succès clés qui permettent d’arriver à une résolution satisfaisante des divergences d’opinions :
Les principes directeurs du processus de résolution des divergences d’opinions du Bureau sont les suivants :
Le responsable de la mission doit veiller à ce que la résolution de la divergence soit, tout au moins, consignée dans le formulaire Divergences d’opinions et que la documentation soit complète. Ce formulaire est conçu pour comprendre les renseignements suivants :
Pour les missions d’appréciation directe, l’équipe de mission collabore avec les cadres supérieurs du Bureau tout au long du processus d’audit incluant les vérificateurs généraux adjoints de la pratique et le vérificateur général. Les divergences d’opinions qui escaladent au-delà du règlement direct peuvent être sujet à l’arbitrage avec des cadres supérieurs qui n’ont pas pris part au règlement direct. Le vérificateur général a le pouvoir ultime concernant les conclusions finales prises et constitue l’appel final.
Pour plus d’information concernant le processus de règlement direct, se référer à la discussion sur l’audit annuel ci-dessous.
Un diagramme montrant les principales activités impliquées dans la résolution d'une différence d'opinion est présenté à la figure 1.1.
Dans le but d’aider les parties à s’entendre, les divergences d’opinions doivent être traitées rapidement, en suivant les étapes énumérées ci-dessous. Fait à remarquer : le processus de résolution peut se terminer à n’importe quelle étape lorsque toutes les parties acceptent la solution proposée.
Lorsque la partie qui soulève une divergence d’opinions désire permettre au signataire du rapport, autre que le vérificateur général, de tirer la conclusion finale, la question n’est pas considérée comme une divergence d’opinions requérant un processus de résolution de divergences d’opinions.
Le processus de résolution d’une divergence d’opinions se divise en trois étapes :
Si les parties en cause en viennent à la conclusion que le vérificateur général doit prendre la décision définitive, cela peut signifier qu’elles auront recours au processus d’appel. Les parties en cause ne doivent pas habituellement recourir à l’appel sans qu’une décision émane du processus d’arbitrage.
Étape 1 — Règlement direct
Normalement, les désaccords sont résolus directement, soit par une discussion, de la recherche et des consultations auprès d’autres parties bien informées sur le sujet. La plupart des désaccords sont le résultat d’une mauvaise communication et peuvent donc être réglés rapidement. Le responsable de la mission résout généralement les divergences d’opinions au sein même de l’équipe ou avec les parties consultées (par exemple, spécialistes internes).
Divergences d’opinions au sein de l’équipe de mission ou avec les personnes consultées — Lorsqu’une divergence d’opinions survient au sein de l’équipe de mission ou avec les personnes consultées, les membres de l’équipe doivent d’abord discuter de la question avec un membre expérimenté du personnel ou avec le responsable de la mission. Ce dernier pourra choisir de demander l’avis d’autres employés du Bureau en tant que spécialistes du secteur fonctionnel, y compris les Services d’audit.
S’il y a lieu, le responsable du contrôle qualité pourra être consulté. Toutefois, ces consultations ne peuvent compromettre la capacité du responsable du contrôle qualité en ce qui a trait à l’exercice de ses fonctions et à l’exécution des évaluations objectives (BVG Audit 3063 — Responsabilités du responsable du contrôle qualité).
Si la divergence d’opinion persiste, le responsable de la mission doit consigner en dossier la question soulevant cette divergence et les différentes positions, accompagnées des raisons à l’appui.
La question doit alors passer à la deuxième étape, soit l’arbitrage. Le rapport de mission ne doit pas être daté avant que toutes les divergences d’opinions aient été résolues.
Divergences d’opinions entre le responsable de la mission et le responsable du contrôle qualité — Dans une mission où un responsable du contrôle qualité a été nommé, il peut arriver que des divergences d’opinions surviennent entre ce dernier et le responsable de la mission. Cela peut se produire dans le cas où le responsable du contrôle qualité formule des recommandations qui ne sont pas acceptées par le responsable de la mission, la question n’étant donc pas résolue à la satisfaction du responsable du contrôle qualité. Lorsqu’un désaccord ne peut être résolu de façon directe, le responsable de la mission doit consigner dans le formulaire Divergences d’opinions la question ayant soulevé le désaccord et les différentes positions prises en considération, accompagnées des raisons à l’appui. Puis, on passe à l’étape 2 — Arbitrage. Le rapport de mission n’est pas daté avant que toutes les divergences d’opinions ne soient résolues.
Étape 2 — Arbitrage
Si un désaccord ne peut être résolu directement au sein de l’équipe de mission, le responsable de la mission doit transmettre le problème aux échelons supérieurs conformément au diagramme du processus d’arbitrage décrit à la figure 1.1, intitulé Plan de résolution des divergences d’opinions. Le formulaire Divergences d’opinions doit être utilisé pour présenter un compte rendu complet de la question au groupe d’arbitrage.
Figure 1.1 Plan de résolution des divergences d’opinions
[Figure 1.1 — version textuelle]
Lorsque l’arbitrage est nécessaire, il est généralement effectué par un groupe de personnes (cela n’empêche pas à une seule personne d’agir en tant qu’arbitre). Le groupe est habituellement composé des vérificateurs généraux adjoints de la pratique d’audit applicable et du vérificateur général adjoint des Services d’audit. Lorsqu’ils agissent à titre d’arbitres, les vérificateurs généraux adjoints doivent s’assurer que leur participation à la mission d’audit avant que ne survienne, ou au moment où est survenue, la divergence d’opinion n’a pas mis en jeu leur objectivité. En effet, cela est essentiel pour qu’ils puissent mener à bien le processus de résolution des divergences d’opinion. Au besoin, le groupe d’arbitrage peut être composé d’experts n’ayant pas pris part à la mission, comme des vérificateurs généraux adjoints d’une autre pratique ou des membres de comités ou de groupes consultatifs du Bureau.
Les arbitres doivent étudier la question en temps opportun et rencontrer les parties concernées afin d’entendre le point de vue des autres et de présenter le leur avant de prendre une décision. Si la question est complexe ou très technique, les arbitres doivent, au besoin, obtenir un avis supplémentaire. À leur discrétion, des avis peuvent être demandées à d’autres spécialistes de secteurs fonctionnels, y compris les Services d’audit et d’autres personnes à l’intérieur ou à l’extérieur du Bureau.
Principes d’arbitrage :
S’il n’est pas possible de résoudre la divergence d’opinions ou si les participants ne sont pas satisfaits de la décision retenue à la suite du processus d’arbitrage, on passe alors à l’étape 3 — Appel, pour qu’une décision définitive soit prise.
Étape 3 — Appel
Si l’une ou l’autre des parties n’est pas satisfaite de la décision des arbitres, elle peut en appeler en dernier recours au vérificateur général ou à une personne nommée par ce dernier pour entendre l’appel et prendre la décision définitive. Cette étape doit être prise au sérieux et on ne doit y avoir recours que si l’on craint que le rapport soit inapproprié dans les circonstances ou s’il y a des préoccupations à l’égard des normes professionnelles ou d’autres questions de nature déontologique pouvant porter atteinte à l’intégrité du Bureau.
Le responsable de la mission doit transmettre à la personne chargée de l’audition de l’appel le formulaire Divergences d’opinions contenant le compte rendu de la question et les mises à jour sur les différents points de vue exprimés pendant toutes les consultations qui ont été réalisées précédemment.
La personne chargée de l’audition de l’appel devra :
Le responsable de la mission est chargé de mettre à jour le formulaire Divergences d’opinions, afin de consigner les commentaires et arguments supplémentaires qui ont été apportés ainsi que la décision définitive prise par la personne chargée de l’audition de l’appel.
Dans le cas où une décision antérieure est infirmée, toutes les parties concernées seront informées de la raison de cette décision. Le responsable de la mission doit mettre à jour le formulaire Divergences d’opinions en conséquence. L’appel est le dernier recours dont dispose une personne au Bureau.
Tous les membres du personnel qui soumettent de bonne foi une question légitime et importante au processus de divergences d’opinions en ayant véritablement à cœur l’intérêt du public, de l’entité, du Bureau et de leurs collègues seront protégés par le Bureau contre toute forme de représailles, d’obstacles à l’avancement professionnel ou de mesures punitives.
1 Connaissance de l’organisation = connaissance des anciennes positions du Bureau, interprétations, vues et conclusions du Bureau dans des situations similaires