Rapport de suivi sur le Système de contrôle qualité — Exercice 2019‑2020

Date du rapport : décembre 2021

1. Résumé

Le présent rapport décrit le processus de suivi du Système de contrôle qualité du Bureau du vérificateur général du Canada (Bureau) et présente les résultats de l’évaluation réalisée par l’équipe de la Conformité et du suivi du Bureau pour l’exercice 2019-2020. Le processus de suivi vise à permettre au Bureau d’obtenir l’assurance raisonnable que les politiques et les procédures liées à son système de contrôle qualité sont pertinentes et adéquates, et qu’elles fonctionnent efficacement.

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la conception du Système de contrôle qualité du Bureau était pertinente, adéquate et conforme aux exigences de la Norme canadienne de contrôle qualité 1 (NCCQ 1), publiée par le Conseil des normes d’audit et de certification. Nous avons également constaté que le système de contrôle de la qualité du Bureau fonctionnait efficacement en ce qui a trait aux missions. Dans les revues des pratiques des missions, les rapports du vérificateur étaient étayés et appropriés. Nous n’avons relevé aucun défaut grave.

Toutefois, le Bureau a la possibilité d’améliorer la façon dont ses politiques et procédures de gestion des ressources humaines lui fournissent l’assurance raisonnable que les risques liés aux ressources humaines sont gérés efficacement et qu’il dispose de renseignements suffisants et appropriés, à l’échelle de l’organisation, pour prendre des décisions stratégiques dans ce secteur. Une telle assurance permettrait de démontrer que le Bureau continue d’avoir suffisamment de personnel, doté des compétences et des capacités voulues, pour relever les défis de demain. Nous avons relevé un certain nombre de secteurs pour lesquels la conception et la mise en œuvre de l’élément « Ressources humaines » du Système de contrôle qualité du Bureau pourraient être améliorées.

Au cours des dernières années, le Bureau a examiné et actualisé un grand nombre de ses politiques et procédures de gestion des ressources humaines. Il n’a toutefois pas procédé à la mise en correspondance de ces travaux avec la NCCQ 1 pour obtenir l’assurance de continuer à satisfaire aux exigences relatives aux ressources humaines de cette norme.

Cependant, les problèmes que nous avons relevés n’ont pas influé sur le caractère approprié des rapports délivrés par les responsables de mission du Bureau au cours de l’exercice 2019-2020. L’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) a terminé ses inspections des missions d’audit financier et d’appréciation directe de l’exercice 2019-2020. Ces examens n’ont pas révélé de constatations importantes en ce qui a trait aux missions proprement dites.

2. Objectif

Le Bureau doit respecter la NCCQ 1. Cette norme exige la mise en place et le maintien d’un système de contrôle qualité applicable à toutes les missions de certification. Le Bureau est aussi tenu, aux termes de cette norme, de faire un suivi de la conformité aux politiques et aux procédures de contrôle qualité et de communiquer tous les ans les résultats du suivi effectué. Nous communiquons les résultats du suivi à la vérificatrice générale et à la direction du Bureau et nous recommandons les mesures qui s’imposent, s’il y a lieu.

Le Système de contrôle qualité permet d’obtenir l’assurance raisonnable que le Bureau et son personnel se conforment aux normes professionnelles et aux exigences des textes légaux et réglementaires applicables, et que les rapports d’audit délivrés par le Bureau sont appropriés aux circonstances.

3. Étendue

Le processus de suivi prévoit une évaluation visant à déterminer si les politiques et les procédures liées au Système de contrôle qualité du Bureau sont pertinentes et adéquates, et si elles fonctionnent efficacement. Nous avons évalué les politiques et procédures du Bureau qui portent sur les six éléments d’un système de contrôle qualité décrits dans la NCCQ 1 (voir la partie intitulée « Éléments et exigences d’un système de contrôle qualité » ci‑après).

Le processus de suivi du Bureau se divise en deux parties distinctes :

• Suivi annuel — Évaluation annuelle de la conformité du Bureau à ses politiques et procédures de contrôle qualité, réalisée par l’équipe de la Conformité et du suivi qui présente ensuite son rapport. Ce suivi ne comprend pas l’inspection de dossiers de mission de certification particuliers.
• Revue des pratiques — Inspection cyclique des dossiers de mission de certification définitivement constitués, notamment de dossiers d’audit d’états financiers et de mission d’appréciation directe (audits de performance et examens spéciaux), réalisée indépendamment par l’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) qui présente ensuite ses rapports séparément. L’équipe sélectionne un échantillon fondé sur le risque, en s’assurant que chaque responsable de mission est choisi au moins une fois tous les quatre ans.

Période visée par l’examen

Le suivi a porté sur la période allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

Éléments et exigences d’un système de contrôle qualité

Le tableau ci-après présente les six éléments d’un système de contrôle qualité et les exigences applicables aux politiques et aux procédures liées à chaque élément, selon la NCCQ 1.

Procédures du suivi réalisées

Pour évaluer la conception du Système de contrôle qualité du Bureau, nous avons :

• mené des entretiens avec les membres de la direction qui étaient responsables de divers aspects liés aux six éléments du système;
• examiné les résultats de suivis antérieurs, les méthodes d’audit et les politiques liées au système du Bureau, les évaluations internes des risques, ainsi que des documents externes pertinents qui pourraient avoir eu une incidence sur la conception du système;
• interrogé certains membres du personnel, et ce, à tous les échelons et dans les Bureaux régionaux, à l’aide d’un questionnaire adapté d’un questionnaire présenté dans le Manuel d’assurance qualité de Comptables professionnels agréés du Canada (CPA Canada), afin d’évaluer les connaissances du personnel et la conformité à l’égard des politiques de contrôle qualité du Bureau.

Pour évaluer l’efficacité du fonctionnement du Système de contrôle qualité, nous avons testé les contrôles clés, notamment tout changement pertinent apporté à la conception du système.

Échelle de notation

Conformément aux exigences de la NCCQ 1, nous avons noté toute déficience relevée comme suit :

• Déficience systémique, répétitive ou importante — Éléments qui requièrent une attention particulière et qui doivent être corrigés immédiatement pour assurer le respect des normes professionnelles et des exigences des textes légaux et réglementaires et s’assurer que les rapports émis sont appropriés aux circonstances.
• Amélioration nécessaire — Éléments de moindre importance pour lesquels il faut apporter des améliorations, mais qui n’indiquent pas que le Système de contrôle qualité du Bureau ne lui permet pas d’obtenir l’assurance raisonnable que le système est conforme aux normes professionnelles et aux exigences des textes légaux et réglementaires, et que les rapports délivrés sont appropriés aux circonstances.

4. Constatations

Améliorations nécessaires

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la conception du Système de contrôle qualité du Bureau était pertinente, adéquate et conforme aux exigences de la Norme canadienne de contrôle qualité 1 (NCCQ 1), qui a été publiée par le Conseil des normes d’audit et de certification. Nous avons également constaté que le système de contrôle de la qualité du Bureau fonctionnait efficacement au niveau des missions. Nous n’avons relevé aucune déficience importante.

Toutefois, nous avons noté que certains secteurs liés à la conception et à la mise en œuvre de l’élément « Ressources humaines » du Système de contrôle qualité du Bureau pourraient être améliorés. Même si les problèmes que nous avons relevés sont systémiques et nécessitent des mesures correctives, ils n’ont pas influé sur le caractère approprié des rapports délivrés par les responsables de mission au cours de l’exercice 2019-2020.

Gestion des ressources humaines

Le Bureau n’a pas pu montrer comment ses politiques et procédures de gestion des ressources humaines lui fournissaient l’assurance raisonnable que les risques liés aux ressources humaines étaient gérés avec efficacité et qu’il disposait d’informations suffisantes et appropriées, à l’échelle de l’organisation, pour prendre des décisions stratégiques en la matière. Une telle assurance permettrait de démontrer que le Bureau continue d’avoir suffisamment de personnel, doté des compétences et des capacités voulues, pour relever les défis de demain.

Plus particulièrement, il y avait une absence d’éléments probants, au niveau de l’organisation, que :

• les objectifs de rendement avaient été communiqués à tous les membres du personnel professionnel et que des discussions d’évaluations du rendement avaient été tenues pour tout le personnel;
• les décisions relatives à la dotation en personnel avaient été prises en fonction de connaissances actualisées des compétences et des capacités des professionnels en poste, des lacunes actuelles dans les compétences et capacités liées aux missions proprement dites, et des besoins prévus en matière de personnel pour les années à venir;
• les décisions relatives à la planification de la relève avaient été prises dans une perspective à moyen et long terme;
• les exigences relatives à la formation obligatoire et au titre de compétence pour les professionnels avaient fait l’objet d’un suivi efficace;
• les motifs des départs du personnel avaient été examinés en temps voulu afin de pouvoir évaluer les risques liés au maintien en poste du personnel.

Au cours des dernières années, le Bureau a examiné et actualisé un grand nombre de ses politiques et procédures de gestion des ressources humaines. Il n’a toutefois pas actualisé la mise en correspondance de ces travaux avec la NCCQ 1 afin d’obtenir l’assurance qu’il continue de satisfaire aux exigences relatives aux ressources humaines de cette norme. De même, le Bureau n’a pas recensé les contrôles ni désigné les responsables connexes qui sont nécessaires pour surveiller l’efficacité de ses politiques et processus de gestion des ressources humaines, et sa conformité à l’objectif correspondant de la NCCQ 1.

Néanmoins, l’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) a terminé ses inspections des missions d’audit financier et d’appréciation directe de l’exercice 2019-2020. Elle n’a pas relevé de constatations importantes en ce qui a trait aux missions proprement dites.

À la suite de notre examen de la documentation, des entretiens menés avec des gestionnaires chargés de la gestion des ressources humaines et de nos rencontres avec des professionnels de tous les échelons, nous avons relevé certains problèmes de qualité dans l’information sur les ressources humaines à l’échelle de l’organisation, dans les secteurs ci‑après.

Gestion du rendement

En 2019, le Bureau a adopté une nouvelle approche de gestion du rendement du personnel qui repose sur une communication rapide de la rétroaction et l’amélioration du rendement futur. La nouvelle approche prévoit l’établissement d’objectifs, une évaluation en continu des compétences et une rétroaction constante et la transmission de plans de perfectionnement aux employées et employés qui ont besoin d’un soutien. Nous avons toutefois constaté qu’il n’y avait aucun processus pour regrouper l’information recueillie à l’échelle de l’organisation. Or, c’est cette information qui permet de discerner les lacunes, dans l’ensemble du Bureau, et de garantir que des discussions ont lieu à ce sujet.

Par conséquent, aucune donnée n’a été recueillie à l’échelle de l’organisation en vue de déterminer si tout le personnel professionnel avait des objectifs de rendement qui cadraient avec les valeurs et objectifs de l’organisation, et s’il avait reçu une rétroaction en temps voulu. Définir des objectifs de rendement et donner une rétroaction en temps voulu favorisent l’amélioration du rendement des employées et employés et leur perfectionnement en continu, et les aident à réaliser des audits de qualité supérieure.

L’absence de données clés sur la gestion du rendement à l’échelle de l’organisation peut aussi empêcher celui‑ci de prendre des décisions éclairées sur la rémunération au rendement, les besoins en matière de perfectionnement professionnel et les promotions.

Détermination des besoins en matière de dotation en personnel

Le Bureau s’est doté d’un processus pour définir ses besoins en matière de dotation visant le personnel d’audit et les gestionnaires. Dans le cadre de ce processus, il prend en considération la disponibilité actuelle et prévue des ressources, les compétences et capacités et les profils réalistes. Le Bureau a établi des profils des effectifs pour chaque pratique d’audit afin de déterminer le nombre d’employées et employés nécessaires à chaque échelon hiérarchique pour garantir que les missions d’audit sont dotées d’un nombre suffisant d’employées et employés compétents. Les profils, qui étaient fondés sur des hypothèses déterminantes, ont servi de points de référence pour prévoir les besoins en ressources et éclairer les décisions relatives aux embauches et aux promotions.

Toutefois, nous avons constaté que l’information sur les compétences et les capacités actuelles inscrite dans la plupart des profils d’équipe n’avait pas été actualisée au cours des dernières années. Or, des profils qui ne sont pas à jour augmentent le risque de ne pas avoir un nombre suffisant d’employées et employés possédant l’éventail de compétences voulu pour permettre au Bureau de s’acquitter de son mandat, et le risque de prendre des décisions inefficaces et à un moment inopportun en matière de ressources humaines.

Planification de la relève

Le rapport d’une équipe internationale de pairs sur le Système de contrôle qualité du Bureau, portant sur la période allant de janvier 2017 à décembre 2018, comprenait une recommandation pour que le Bureau se prépare « […] en définissant, en établissant et en surveillant un bassin de professionnels et de dirigeants de pratique possédant les compétences appropriées […] ». Le Bureau s’est engagé, en partie, à déterminer et à actualiser les compétences (savoir-faire, aptitudes et qualités) qui sont requises à moyen et à long terme pour permettre à ses pratiques d’audit de relever les défis de demain. Les efforts dans ce secteur se poursuivent.

Perfectionnement professionnel

Nous avons constaté que l’information sur la gestion à l’échelle de l’organisation n’était pas suffisante ni appropriée pour assurer un suivi en temps voulu des exigences relatives à la formation obligatoire et aux titres de compétence imposées au personnel professionnel.

Le Bureau dispose d’un système d’information (tableau de bord de la formation) qui est utilisé par les superviseuses et superviseurs et les gestionnaires pour discuter des exigences et des besoins individuels en matière de formation avec chaque employée ou employé. Toutefois, l’information recueillie par le système est fragmentaire et n’est pas nécessairement fiable à l’échelle du Bureau, pour permettre de surveiller la conformité aux exigences en matière de formation obligatoire.

De plus, le Bureau ne surveille pas si les membres du personnel se conforment aux exigences de leur ordre ou institut professionnel, comme le suggère le programme professionnel de Comptables professionnels agréés du Canada, dans le cadre d’un suivi en continu des politiques. Il importe donc que le Bureau vérifie, en continu, que les membres de son personnel professionnel satisfont aux exigences en matière de perfectionnement professionnel de leur province lorsqu’ils effectuent des audits et signent des opinions d’audit.

La Politique sur la formation et le perfectionnement professionnel du Bureau, qui a été mise en œuvre en février 2015, devrait être revue. Cela permettrait au Bureau de mieux définir ce qui constitue la formation obligatoire du personnel professionnel et de préciser le rôle que joue le perfectionnement professionnel pour garantir que le personnel professionnel du Bureau a suivi la formation obligatoire et obtenu les titres de compétence requis.

Maintien en poste

L’équipe de la Planification des ressources d’audit et de la gestion des carrières s’est entretenue avec tous les employés et employées qui ont quitté le Bureau pour déterminer les principales raisons de leur départ. Ce processus est important pour mieux comprendre les risques liés à la gestion du personnel (par exemple l’incapacité à maintenir le personnel en poste et à le mobiliser) et cerner les problèmes qui pourraient être liés aux compétences et aux capacités du personnel, notamment les exigences déontologiques. Même si l’équipe a réalisé des entretiens de départ en 2019-2020, elle n’a pas porté à la connaissance des responsables des pratiques les problèmes relevés avant juin 2021.

5. Recommandations

Le Bureau est tenu d’établir et de maintenir des politiques et procédures qui lui permettent d’obtenir l’assurance raisonnable qu’il dispose d’un nombre suffisant de ressources humaines ayant la compétence, les capacités et l’attachement aux principes de déontologie qui sont nécessaires.

Pour ce faire, nous recommandons au Bureau :

• d’actualiser en continu la mise en correspondance entre ses politiques et procédures de gestion des ressources humaines et la NCCQ 1 pour obtenir l’assurance que son Système de contrôle qualité satisfait aux exigences relatives à l’élément « Ressources humaines »;
• de préciser l’information que le Bureau doit recueillir, utiliser et communiquer pour son Système de contrôle qualité à l’échelle de l’organisation afin d’obtenir l’assurance que ses systèmes et pratiques de gestion des ressources humaines fonctionnent avec efficacité en permanence;
• de revoir le format et le contenu de la documentation qui détaille les opérations de l’élément « Ressources humaines » du système pour obtenir l’assurance que le Bureau montre 1) qu’il possède, actuellement et pour demain, un nombre suffisant de membres du personnel dotés des compétences, des capacités et de l’attachement aux principes déontologiques qui sont nécessaires; 2) que les risques liés aux ressources humaines sont gérés de manière efficace; 3) que les attentes liées à la norme de contrôle qualité en vigueur et des Normes canadiennes de gestion de la qualité à venir sont satisfaites.

Réponse de la direction. Recommandation acceptée. D’ici la fin de 2022, l’équipe des Ressources humaines collaborera avec les gestionnaires responsables de la mise en œuvre des différents éléments du processus de planification organisationnelle révisé et l’équipe des méthodes responsable de mettre en œuvre les nouvelles normes de CPA Canada en matière de gestion de la qualité. Cet exercice donnera à la haute direction l’assurance qu’il y a concordance entre les politiques et procédures de ressources humaines et les exigences des nouvelles normes. L’équipe des Ressources humaines collaborera avec l’équipe des Finances afin de recueillir de l’information suffisante et appropriée sur les risques liés aux ressources humaines et sur la suffisance de la dotation, des compétences et des capacités. Cette information sera communiquée régulièrement à la haute direction.

6. Suivi des recommandations formulées pour l’exercice 2018‑2019

En novembre 2020, le Bureau a présenté un rapport de suivi sur son système de contrôle qualité pour l’exercice 2018-2019. Ce rapport indiquait que les retards dans la présentation à la fois des rapports de suivi du système de contrôle qualité et des résultats de l’examen des pratiques constituaient un secteur à améliorer. Le Bureau a amorcé son processus de suivi pour l’exercice 2019-2020 immédiatement après la finalisation du rapport de 2018-2019. Dans le même temps, il a amorcé le processus de suivi pour l’exercice 2020-2021 afin de mettre fin aux retards dans l’établissement des rapports. Le rapport pour l’exercice 2020-2021 devrait être finalisé au printemps 2022. L’équipe de la RPAI a aussi amélioré le calendrier de présentation de ses rapports grâce à la présentation des résultats « à temps » à compter de l’exercice 2020-2021.

7. Nouvelles Normes canadiennes de gestion de la qualité

De nouvelles normes de gestion de la qualité ont été publiées à l’international et, en mai 2021, au Canada. Le Bureau a lancé un projet pour concevoir un processus de gestion des risques qui est conforme à ces normes et réaliser d’autres analyses sur les répercussions des nouvelles normes.

8. Équipe de la Conformité et du suivi

Ce processus de surveillance a été réalisé par une équipe multidisciplinaire de l’ensemble du Bureau, dirigée par Annie Leclerc, directrice principale. Elle avait la responsabilité générale du processus de surveillance, y compris la conduite du processus conformément aux normes professionnelles, aux exigences légales et réglementaires applicables, ainsi qu’aux politiques et au système de gestion de la qualité du Bureau.