Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux — 2013

2. Fonctions, programmes et activités de l’institution

Activités de surveillance du développement durable

Pétitions en matière d’environnement

3. Renseignements supplémentaires

1. Renseignements généraux

Historique

Le vérificateur général est un mandataire du Parlement. Il est indépendant du gouvernement et relève directement du Parlement par l’entremise du Président de la Chambre des communes. Établi en 1878, le Bureau du vérificateur général du Canada audite les ministères et les organismes fédéraux, la plupart des sociétés d’État et de nombreuses autres organisations gouvernementales. Il signale, publiquement, à la Chambre des communes des questions qui, selon lui, devraient être portées à son attention. Le vérificateur général du Canada audite également les administrations du Nunavut, du Yukon et des Territoires du Nord-Ouest et présente ses rapports directement aux assemblées législatives respectives. Les responsabilités et les pouvoirs du vérificateur général sont énoncés dans la Loi sur le vérificateur général.

Vous trouverez ici de l’information sur l’historique du Bureau du vérificateur général, son fondement législatif et son mécanisme de reddition de comptes au Parlement.

Responsabilités

Les fonctions du vérificateur général sont décrites dans la Loi sur le vérificateur général, la Loi sur la gestion des finances publiques et d’autres lois et décrets. Ces fonctions ont trait à l’audit législatif et, dans certains cas, à la surveillance des ministères et organismes fédéraux, des sociétés d’État, des administrations territoriales et d’autres entités.

Vous trouverez ici d’autres renseignements sur le mandat et les responsabilités du vérificateur général.

2. Fonctions, programmes et activités de l’institution

Audit législatif

L’audit législatif est essentiel pour assurer la reddition de comptes des gouvernements. C’est un moyen de fournir aux assemblées législatives information, assurance et avis objectifs afin de les aider à examiner soigneusement les dépenses publiques et le rendement du gouvernement. Le Bureau du vérificateur général du Canada est l’auditeur législatif de l’administration fédérale. Il audite aussi les trois administrations territoriales. Le Bureau effectue trois types principaux d’audit législatif : les audits d’états financiers, les audits de performance et les examens spéciaux. Le vérificateur général du Canada réalise des audits en vertu des articles 5, 6, 7, ou 23 de la Loi sur le vérificateur général, ou des articles 132 ou 138 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Audits et études

Par l’intermédiaire du Bureau sont réalisés des études et des audits indépendants qui fournissent, en toute objectivité, information, avis et assurance au Parlement, au gouvernement et à la population canadienne. Les fonctions exercées dans le cadre des audits et des études ont trait à l’audit législatif et, dans certains cas, à la surveillance des ministères et des organismes fédéraux, des sociétés d’État, des administrations territoriales et d’autres entités dans le contexte d’audits d’états financiers, d’audits de performance, d’examens spéciaux, d’activités de surveillance du développement durable et des pétitions en matière d’environnement.

Audits d’états financiers

Description : Les audits d’états financiers permettent de vérifier si les opérations financières étayent les montants et l’information fournis dans les états financiers sommaires du gouvernement fédéral, qui sont publiés annuellement dans les Comptes publics du Canada, ainsi que dans les états financiers des trois territoires du Canada. Le Bureau effectue également un audit annuel des états financiers de la plupart des sociétés d’État et de nombreuses organisations fédérales. Les procédures d’audit appliquées peuvent comprendre la comparaison des résultats des activités aux résultats prévus, l’évaluation de la fiabilité des systèmes de contrôle financier d’un ministère et la vérification d’échantillons d’opérations et de soldes. En plus de ces tests d’audit, les auditeurs effectuent des analyses plus poussées et entretiennent des discussions avec la direction.

Types de document : En général, les dossiers renferment de la correspondance interne ou externe relative à l’audit; des opinions juridiques et des demandes d’opinions; de l’information recueillie auprès d’une institution ou d’une organisation pendant l’audit, notamment des rapports annuels, des procédures internes et des déclarations écrites; des notes de l’auditeur et des comptes rendus de discussions; de même que des rapports d’audit, des addendas et des registres de suivi aux recommandations, le cas échéant.

Numéro du dossier : OAG AUD 001

Dossiers des audits d’états financiers
– Numéro de fichier : OAG PPU 001

Description : Cette base contient de l’information portant sur les audits d’états financiers réalisés par le vérificateur général, ou en son nom, en vertu des articles 5, 6, 7, ou 23 de la Loi sur le vérificateur général, de l’article 132 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ou d’autres lois prévoyant l’audit des états financiers de certaines entités par le vérificateur général. Les renseignements personnels peuvent comprendre des noms, des coordonnées, des renseignements sur le personnel, des renseignements financiers, des signatures et tout autre renseignement personnel contenu dans les dossiers conservés par l’institution.

Catégories de personnes : Fonctionnaires et anciens fonctionnaires, conseillers et autres personnes pouvant participer aux audits

But : Les renseignements personnels servent à réaliser des audits en vertu de la Loi sur le vérificateur général et de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux dispositions de ces deux lois.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d’audit. Certains renseignements peuvent être communiqués à des organismes du gouvernement fédéral ou du secteur privé concerné par la plainte (p. ex. le nom de la personne, la nature des allégations, l’information qu’il est permis de communiquer en vertu de l’article 5 de la Loi sur le vérificateur général dans le but de réaliser un audit). Le vérificateur général présente tous les ans des rapports sur ses activités au Parlement. Ces renseignements peuvent servir à réaliser d’autres audits et à résoudre des questions d’ordre systémique. Ils peuvent également servir dans le cadre du contrôle de la qualité en vue d’assurer l’uniformité du processus d’audit; à des fins de formation des auditeurs; et à des fins de recherches et de règlement de litiges.

Normes de conservation et de destruction : 7 ans (4 ans pour les ressources d’information active et 3 ans pour les ressources d’information inactive)

Numéro ADD : 2012/003

Renvoi au document numéro : OAG AUD 001

Enregistrement (SCT) : 20110510

Numéro de fichier : OAG PPU 001

Audits de performance

Description : Les audits de performance permettent de déterminer, en fonction de critères établis, si les responsables gèrent les programmes gouvernementaux en accordant toute l’importance voulue à l’économie, à l’efficience et aux effets sur l’environnement et si le gouvernement dispose de mécanismes pour évaluer l’efficacité de ces programmes. Dans ses rapports d’audit de performance, le Bureau formule des recommandations pour corriger les lacunes les plus graves qu’il constate. La Loi sur le vérificateur général donne au Bureau le pouvoir de déterminer les secteurs qu’il examine dans le cadre de ses audits de performance : soit un seul programme ou une seule activité du gouvernement, soit un secteur de responsabilité nécessitant la participation de plusieurs ministères ou organismes, ou une question qui touche de nombreux ministères et organismes. Le Bureau tient compte des demandes d’audit reçues des comités parlementaires; cependant, c’est le vérificateur général qui décide, en dernière analyse, des sujets d’audit. Conformément à l’article 7 de la Loi sur le vérificateur général, les constatations des audits de performance réalisés par le Bureau sont présentées au Parlement et publiées jusqu’à quatre fois par année dans les rapports du vérificateur général du Canada et du commissaire à l’environnement et au développement durable. Les rapports d’audit de performance des administrations territoriales sont publiés et présentés aux assemblées législatives des territoires.

Types de documents : En général, les dossiers renferment de la correspondance interne ou externe relative à l’audit; des opinions juridiques et des demandes d’opinions; de l’information recueillie auprès d’une institution ou d’une organisation pendant l’audit, notamment des rapports annuels, des procédures internes et des déclarations écrites; des notes de l’auditeur et des comptes rendus de discussions; de même que des rapports d’audit, des addendas et des registres de suivi aux recommandations, le cas échéant.

Numéro de document : OAG AUD 002

Dossiers des audits de performance
– Numéro de fichier : OAG PPU 002

Description : Cette base contient de l’information portant sur les audits de performance réalisés par le vérificateur général, ou en son nom, en vertu des articles 5, 7 ou 23 de la Loi sur le vérificateur général. Les renseignements personnels peuvent comprendre des noms, des coordonnées, des renseignements sur le personnel, des renseignements financiers, des signatures et tout autre renseignement personnel contenu dans les dossiers conservés par l’institution.

Catégories de personnes : Fonctionnaires et anciens fonctionnaires, conseillers et autres personnes pouvant participer aux audits

But : Les renseignements personnels servent à réaliser des audits de performance en vertu de la Loi sur le vérificateur général. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux dispositions de la Loi sur le vérificateur général.

Normes de conservation et de destruction : 15 ans (6 ans pour les sources d’information active et 9 ans pour les sources d’information inactive)

Numéro ADD : 2012/003

Renvoi au document numéro : OAG AUD 002

Enregistrement (SCT) : 20110510

Numéro de fichier : OAG PPU 002

Examens spéciaux

Description : Les examens spéciaux permettent d’évaluer les contrôles financiers et de gestion des sociétés d’État, de même que leurs systèmes d’information et leurs méthodes de gestion. Dans le cadre d’un examen spécial, le Bureau fournit une opinion au conseil d’administration de la société, à savoir si, en tant qu’examinateur, il a l’assurance raisonnable que les moyens et les méthodes de la société ne comportent aucun défaut grave. La loi stipule que le vérificateur général doit porter l’information contenue dans ses rapports de performance à l’attention des ministres de tutelle et du Parlement, s’il le juge nécessaire. Ainsi, le Bureau le fait lorsqu’il constate certains types de défauts graves, comme des défauts qui peuvent nuire à la réalisation du mandat ou à la gouvernance que seul le gouvernement peut régler, ou des problèmes que le Bureau a déjà signalés, mais qui perdurent. Le Bureau communique également au ministre de tutelle les problèmes liés à des risques précis dont, selon l’avis du vérificateur général, il doit prendre connaissance.

Types de documents : En général, les dossiers renferment de la correspondance interne ou externe relative à l’audit; des opinions juridiques et des demandes d’opinions; de l’information recueillie auprès d’une institution ou d’une organisation pendant l’examen spécial, notamment des rapports annuels, des procédures internes et des déclarations écrites; des notes de l’auditeur et des comptes rendus de discussions; de même que des rapports d’audit, des addendas et des registres de suivi aux recommandations, le cas échéant.

Numéro de document : OAG AUD 003

Dossiers d’examens spéciaux
– Numéro de fichier : OAG PPU 003

Description : Cette base contient de l’information portant sur les examens spéciaux réalisés par le vérificateur général, ou en son nom, en vertu des articles 5ou 7 de la Loi sur le vérificateur général, de l’article 138 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ou d’autres lois prévoyant l’exécution d’examens spéciaux par le vérificateur général auprès de certaines entités. Les renseignements personnels peuvent comprendre des noms, des coordonnées, des renseignements sur le personnel, des renseignements financiers, des signatures et tout autre renseignement personnel contenu dans les dossiers conservés par l’institution.

Catégories de personnes : Fonctionnaires et anciens fonctionnaires, conseillers et autres personnes pouvant participer aux audits

But : Les renseignements personnels servent à réaliser des examens spéciaux en vertu de la Loi sur le vérificateur général et de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux dispositions de ces deux lois.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d’audit. Certains renseignements peuvent être communiqués à des organismes du gouvernement fédéral ou du secteur privé concerné par la plainte (p. ex. le nom de la personne, la nature des allégations, l’information qu’il est permis de communiquer en vertu de l’article 5 de la Loi sur le vérificateur général dans le but de réaliser un audit). Le vérificateur général présente tous les ans au Parlement des rapports sur ses activités. Ces renseignements peuvent servir à réaliser d’autres audits et à résoudre des questions d’ordre systémique. Ils peuvent également servir dans le cadre du contrôle de la qualité en vue d’assurer l’uniformité du processus d’audit; à des fins de formation des auditeurs; et à des fins de recherches et de règlement de litiges.

Normes de conservation et de destruction :

avant 2003 (inclusivement) 10 ans
après 2004 (inclusivement) 15 ans (6 ans pour les sources d’information active – 9 ans pour les sources d’information inactive)

Numéro ADD : 2012/003

Renvoi au document numéro : OAG AUD 003

Enregistrement (SCT) : 20110510

Numéro de fichier : OAG PPU 003

Activités de surveillance du développement durable

Description : Le commissaire à l’environnement et au développement durable aide le vérificateur général à s’acquitter de ses fonctions en matière d’environnement et de développement durable. Le commissaire effectue des audits de performance pour surveiller les progrès réalisés par le gouvernement dans les dossiers liés à l’environnement et au développement durable et, au nom du vérificateur général, fait rapport au Parlement sur les questions qui doivent être portées à son attention. De plus, le commissaire administre le processus de pétitions en matière d’environnement. Il surveille les réponses données aux pétitions en matière d’environnement et présente chaque année un rapport au Parlement sur les activités relatives aux pétitions reçues au cours de l’exercice précédent, y compris les cas où les réponses aux pétitions n’ont pas été fournies dans le délai de 120 jours fixé par la loi.

Numéro de document : OAG AUD 004

Pétitions en matière d’environnement

Description : Le Bureau gère le processus de pétition en matière d’environnement. Ces dossiers sont créés en application de l’article 22 de la Loi sur le vérificateur général. Le processus permet aux Canadiens de recevoir rapidement, de la part des ministres fédéraux, des réponses à des questions précises qui sont liées à l’environnement et au développement durable et qui relèvent de l’État fédéral.

Types de documents : Les dossiers comprennent généralement les pétitions et les documents à l’appui, la correspondance interne et externe relative aux pétitions et une copie de toutes les réponses que les ministères ou organismes concernés font parvenir aux pétitionnaires.

Numéro de document : OAG PET 010

Processus de pétition en matière d’environnement
– Numéro de fichier : OAG PPU 010

Description : Cette base de données contient des renseignements servant à appuyer le processus de pétition en matière d’environnement visé par l’article 22 de la Loi sur le vérificateur général. Les renseignements personnels peuvent comprendre des noms, des coordonnées, des renseignements biographiques, des signatures et des renseignements sur des affiliations (dans le cas de pétitions présentées au nom d’un groupe) et, si les pétitionnaires y ont consenti, des formulaires de consentement signés permettant la publication de leurs noms. Cette base de données peut également contenir des informations semblables sur des personnes ayant consenti à ce que les renseignements les concernant figurent dans la pétition.

Catégorie de personnes : Personnes résidant au Canada qui ont soumis une pétition portant sur une question environnementale relative au développement durable et relevant de la compétence d’un ministère de catégorie I.

But : Les renseignements personnels servent à administrer le programme ou les activités exécutés dans le cadre du processus de pétition et à rassembler de l’information globale (qui ne permet pas d’identifier les personnes) utilisée pour faire rapport au Parlement sur les diverses pétitions reçues. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux dispositions de la Loi sur le vérificateur général.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués pour les fins suivantes : les pétitions peuvent être transmises à d’autres ministères de catégorie I. Certains renseignements sont publiés sur l’Internet et l’INTRAnet.

Normes de conservation et de destruction : 15 ans (6 ans pour les sources d’information active et 9 ans pour les sources d’information inactive)

Numéro ADD : 2012/003

Renvoi au document numéro : OAG PET 010

Enregistrement (SCT) : 20110511

Numéro de fichier : OAG PPU 010

Méthodes professionnelles

La Direction des méthodes professionnelles est un service auxiliaire chargé d’assurer l’efficacité opérationnelle du système de contrôle qualité du Bureau du vérificateur général.

Description : La Direction des méthodes professionnelles assure la fiabilité et la cohérence des travaux d’audit du Bureau en préparant et en actualisant des méthodes, des guides et des outils d’audit. La Direction mise sur la communication et la formation pour promouvoir l’uniformité dans l’application des méthodes d’audit et du Système de contrôle qualité du Bureau (SCQ). Elle formule des avis sur l’interprétation et l’application des normes professionnelles, des politiques du Bureau, des méthodes d’audit et du SCQ du Bureau. Par l’intermédiaire de la Direction des méthodes professionnelles, le Bureau collabore avec d’autres bureaux d’audit législatif et des associations professionnelles, telles que l’Institut Canadien des Comptables Agréés, pour faire avancer les méthodes d’audit législatif, les normes comptables et d’audit et les pratiques exemplaires.

Types de documents : En général, les dossiers renferment de la correspondance interne ou externe relative à l’application des méthodes, et des ébauches de rapports et d’états financiers.

Numéro du document : OAG AUD 030

Services internes

Les services internes constituent des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes sont les suivants : Services de gestion et de surveillance, Services des communications, Services juridiques, Services de gestion des ressources humaines, Services de gestion des finances, Services de gestion de l’information, Services des technologies de l’information, Services de gestion des biens immobiliers, Services de gestion du matériel, Services de gestion des acquisitions, Services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l’ensemble d’une organisation et non celles se rapportant à un programme en particulier

Services de gestion des acquisitions

On entend par services de gestion des acquisitions les activités mises en œuvre dans le but de se procurer les biens et les services requis pour répondre à une demande dûment remplie (y compris une définition complète et précise des besoins et la garantie que les fonds sont disponibles), et ce, jusqu’à la passation ou à la modification d’un marché.

Catégories de document — Approvisionnements et marchés
- Fichier de renseignements personnels — Marchés de services professionnels

Services des communications

On entend par services des communications les activités mises en œuvre afin de veiller à ce que les communications du gouvernement du Canada soient gérées efficacement et bien coordonnées, et qu’elles répondent aux divers besoins d’information du public. La fonction de gestion des communications assure la diffusion de renseignements gouvernementaux au public (interne et externe) et permet de prendre en considération les préoccupations et intérêts du public dans la planification, la gestion et l’évaluation des politiques, des programmes, des services et des initiatives.

Catégories de documents — Communications
- Fichier de renseignements personnels — Communications internes
- Fichier de renseignements personnels — Communications publiques

Services de gestion des finances

On entend par services de gestion des finances les activités visant à assurer l’utilisation responsable des ressources publiques, notamment en ce qui concerne la planification, la gestion budgétaire, la comptabilité, la production de rapports, le contrôle et la surveillance, l’analyse, les conseils et le soutien au processus décisionnel, et les systèmes financiers.

Catégorie de documents — Gestion financière

Services de gestion des ressources humaines

On entend par services de gestion des ressources humaines les activités visant à déterminer l’orientation stratégique et à affecter les ressources aux services et aux processus, ainsi que les activités liées à l’analyse des risques et à la détermination des mesures d’atténuation appropriées. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans applicables.

Services de gestion de l’information

On entend par services de gestion de l’information les activités visant à assurer une gestion efficiente et efficace de l’information à l’appui de la prestation de programmes et de services; à faciliter la prise de décisions éclairées, la reddition de comptes, la transparence et la collaboration; et à conserver l’information et les documents au bénéfice de la génération présente et des générations futures tout en veillant à ce qu’ils demeurent accessibles.

Services des technologies de l’information

On entend par services des technologies de l’information les activités dont le but est d’assurer l’utilisation efficiente et efficace des technologies de l’information à l’appui des priorités gouvernementales et de la mise en œuvre des programmes, afin d’accroître la productivité et d’améliorer les services offerts au public.

Catégorie de document en matière de technologie de l’information
- Fichier de renseignements personnels sur les journaux de contrôle des réseaux électroniques

Services juridiques

On entend par services juridiques les activités permettant aux ministères et aux organismes de réaliser les priorités et de poursuivre les objectifs associés à leurs politiques, leurs programmes et leurs services dans un cadre juridique approprié.

Catégorie de document en matière des services juridiques

Services de gestion et de surveillance

On entend par services de gestion et de surveillance les activités visant à déterminer l’orientation stratégique et à affecter les ressources aux services et aux processus, et les activités liées à l’analyse des risques et à la détermination des mesures d’atténuation appropriées. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les politiques et les plans qui s’appliquent.

Services de gestion du matériel

On entend par services de gestion du matériel les activités visant à assurer, de la part des ministères, une gestion du matériel durable et responsable sur le plan financier afin d’appuyer l’exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

Catégorie de document en matière de gestion du matériel
- Fichier de renseignements personnels sur les accidents d’automobile, de bateau, d’embarcation et d’avion

Services de gestion des biens immobiliers

On entend par services de gestion des biens immobiliers les activités ayant pour objectif d’assurer une gestion des biens immobiliers durable et responsable sur le plan financier, tout au long de leur cycle de vie, afin d’appuyer l’exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

Catégorie de document en matière de gestion des biens immobiliers

Services de gestion des voyages et autres services administratifs

Ces services comprennent les services de voyage du gouvernement du Canada, ainsi que les autres services internes qui ne correspondent à aucune autre catégorie de services internes.

Manuels

Manuel d’audit annuel
Manuel d’audit de performance
Manuel d’examen spécial

3. Renseignements supplémentaires

Le gouvernement du Canada encourage la transmission de renseignements dans le cadre de demandes informelles présentées en dehors du processus d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP). Vous pouvez consulter les Demandes d’accès à l’information complétées du vérificateur général pour y trouver davantage de renseignements. Pour présenter une demande informelle, veuillez communiquer avec nous de l’une des façons suivantes :

Le vérificateur général effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFRVP) afin de s’assurer que les répercussions sur la vie privée sont bien relevées, évaluées et réglées avant la mise en œuvre d’un nouveau programme ou d’une nouvelle activité, ou d’un programme ou d’une activité ayant été modifié de façon considérable, qui touche aux renseignements personnels.

Veuillez consulter l’Introduction de la présente publication pour obtenir des renseignements sur les procédures officielles d’accès prévues par les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Voici comment présenter une demande officielle d’AIPRP :

Envoyez par la poste votre lettre ou Formulaire de demande d’accès à l’information (Loi sur l’accès à l’information) ou Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels (Loi sur la protection des renseignements personnels), ainsi que tout document nécessaire (comme le consentement ou les frais de 5 $ exigibles pour le traitement d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information) à l’adresse suivante :

Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Bureau du vérificateur général du Canada
240, rue Sparks
Ottawa (Ontario)
K1A 0G6

Téléphone : 613-952-0213 (poste 2007)
Télécopieur : 613-943-5485
Numéro sans frais : 1-888-761-5953
Formulaire de demande d’information en ligne

Veuillez prendre note que chaque demande présentée au vérificateur général en vertu de la Loi sur l’accès à l’information doit être accompagnée d’un chèque ou d’un mandat-poste de 5 $ émis à l’ordre du Receveur général du Canada.

Salle de lecture

Conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information, le Bureau du vérificateur général a désigné un lieu dans ses bureaux comme salle de lecture publique pour tout demandeur souhaitant examiner les documents sur place.

240, rue Sparks
Ottawa (Ontario)