Rapport de suivi sur le Système de contrôle qualité — Exercice 2020‑2021

Date du rapport : avril 2022

1. Résumé

Le présent rapport décrit le processus de suivi du Système de contrôle qualité du Bureau du vérificateur général du Canada (Bureau) et présente les résultats de l’évaluation réalisée par l’équipe du suivi du Bureau pour l’exercice 2020‑2021. Le processus de suivi vise à permettre au Bureau d’obtenir l’assurance raisonnable que les politiques et les procédures liées à son système de contrôle qualité sont pertinentes et adéquates, et qu’elles fonctionnent efficacement.

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la conception du Système de contrôle qualité du Bureau était pertinente, adéquate et conforme aux exigences de la Norme canadienne de contrôle qualité 1 (NCCQ 1), publiée par le Conseil des normes d’audit et de certification. Nous avons également constaté que le Système de contrôle qualité du Bureau fonctionnait efficacement en ce qui a trait aux missions. Pour ce qui est des revues de pratiques des missions, les rapports d’audit étaient bien étayés et appropriés. Nous n’avons relevé aucun défaut grave.

Toutefois, le Bureau a la possibilité d’améliorer la façon dont ses politiques et procédures de gestion des ressources humaines lui fournissent l’assurance raisonnable que les risques liés aux ressources humaines sont gérés efficacement et qu’il dispose de renseignements suffisants et appropriés, à l’échelle de l’organisation, pour prendre des décisions stratégiques dans ce secteur. Une telle assurance permettrait de démontrer que le Bureau conservera suffisamment de personnel, doté des compétences et des capacités voulues, pour relever les défis de demain. Nous avons relevé un certain nombre de secteurs pour lesquels la conception et la mise en œuvre de l’élément Ressources humaines du Système de contrôle qualité du Bureau pourraient être améliorées. Néanmoins, les problèmes que nous avons relevés n’ont pas influé sur le caractère approprié des rapports délivrés par les responsables de mission du Bureau au cours de l’exercice 2020‑2021.

Comme nous avons examiné le Système de contrôle qualité du Bureau pour les exercices 2019‑2020 et 2020‑2021 simultanément, les améliorations recensées devant être apportées aux politiques et aux procédures de ressources humaines s’appliquent aux deux exercices. Les constatations détaillées liées aux améliorations nécessaires se trouvent dans le rapport de suivi de 2019‑2020. Le Bureau a entrepris l’élaboration d’un plan d’action pour donner suite à nos constatations et à nos recommandations.

L’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne a terminé ses inspections des missions d’audits d’états financiers et d’appréciation directe de l’exercice 2020‑2021. Dans ces revues des pratiques, l’équipe a conclu que tous les rapports d’audit délivrés étaient bien étayés et appropriés. Toutefois, dans les dossiers des missions d’appréciation directe examinés, l’équipe a relevé un cas de non-conformité à l’élément Réalisation des missions du Système de contrôle qualité. Comme l’équipe a conclu qu’il s’agissait d’un cas isolé, elle n’a pas formulé de recommandation officielle.

Nous sommes d’avis que le cas de non-conformité n’indique pas que le système de contrôle qualité n’est pas pertinent ou n’est pas adéquat, mais plutôt qu’il y a eu un ensemble de circonstances uniques qui ont influé sur la mise en œuvre du Système de contrôle qualité du Bureau dans cette seule mission d’appréciation directe. La constatation devrait contribuer à l’apprentissage et à l’amélioration continus et servir d’occasion pour la haute direction, l’équipe des méthodes d’audit et les équipes d’audit d’en tirer des leçons.

2. Objectif

Le Bureau doit respecter la NCCQ 1. Cette norme exige la mise en place et le maintien d’un système de contrôle qualité applicable à toutes les missions de certification. Le Bureau est aussi tenu, aux termes de cette norme, de faire un suivi de la conformité aux politiques et aux procédures de contrôle qualité et de communiquer tous les ans les résultats du suivi effectué. Nous communiquons les résultats du suivi à la vérificatrice générale et à la direction du Bureau, et nous recommandons les mesures qui s’imposent, s’il y a lieu.

Le Système de contrôle qualité permet d’obtenir l’assurance raisonnable que le Bureau et son personnel se conforment aux normes professionnelles et aux exigences des textes légaux et réglementaires applicables, et que les rapports d’audit délivrés par le Bureau sont appropriés aux circonstances.

3. Étendue

Le processus de suivi prévoit une évaluation visant à déterminer si les politiques et les procédures liées au Système de contrôle qualité du Bureau sont pertinentes et adéquates et si elles fonctionnent efficacement. Nous avons évalué les politiques et procédures du Bureau qui portent sur les six éléments du système de contrôle qualité décrits dans la NCCQ 1 (voir la partie intitulée « Éléments et exigences d’un système de contrôle qualité » ci‑après).

Le processus de suivi du Bureau se divise en deux parties distinctes :

• Suivi annuel — Évaluation annuelle de la conformité du Bureau à ses politiques et procédures de contrôle qualité, réalisée par l’équipe du suivi qui présente ensuite son rapport. Ce suivi ne comprend pas l’inspection de dossiers de mission de certification particuliers.
• Revue des pratiques — Inspection cyclique des dossiers de mission de certification achevés, notamment de dossiers d’audit d’états financiers et de mission d’appréciation directe (audits de performance et examens spéciaux), réalisée indépendamment par l’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne qui présente ensuite ses rapports séparément. L’équipe sélectionne un échantillon fondé sur le risque, en s’assurant que chaque responsable de mission est choisi au moins une fois tous les quatre ans.

Période visée par l’examen

Le suivi a porté sur la période allant du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.

Éléments et exigences d’un système de contrôle qualité

Le tableau ci‑après présente les six éléments d’un système de contrôle qualité et les exigences applicables aux politiques et aux procédures liées à chaque élément, selon la NCCQ 1.

Procédures du suivi réalisées

Pour évaluer la conception du Système de contrôle qualité du Bureau, nous avons :

• mené des entretiens avec les membres de la direction qui étaient responsables de divers aspects liés aux six éléments du système;
• examiné les résultats de suivis antérieurs, les méthodes d’audit et les politiques liées au système du Bureau, les évaluations internes des risques ainsi que des documents externes pertinents qui pourraient avoir eu une incidence sur la conception du système;
• interrogé certains membres du personnel à tous les échelons, y compris dans les bureaux régionaux, à l’aide d’un questionnaire adapté d’un questionnaire présenté dans le Manuel d’assurance de la qualité de Comptables professionnels agréés du Canada (CPA Canada), afin d’évaluer les connaissances du personnel et la conformité à l’égard des politiques de contrôle qualité du Bureau.

Pour évaluer l’efficacité du fonctionnement du Système de contrôle qualité, nous avons testé les contrôles clés, notamment tout changement pertinent apporté à la conception du système.

Échelle de notation

Conformément aux exigences de la NCCQ 1, nous avons noté toute déficience relevée comme suit :

• Déficience systémique, répétitive ou importante — Éléments qui requièrent une attention particulière et qui doivent être corrigés immédiatement pour assurer le respect des normes professionnelles et des exigences des textes légaux et réglementaires et pour assurer le caractère approprié des rapports publiés dans les circonstances.
• Amélioration nécessaire — Éléments de moindre importance pour lesquels il faut apporter des améliorations, mais qui n’indiquent pas que le Système de contrôle qualité du Bureau ne lui permet pas d’obtenir l’assurance raisonnable que le système est conforme aux normes professionnelles et aux exigences des textes légaux et réglementaires et que les rapports délivrés sont appropriés aux circonstances.

4. Constatations

Améliorations nécessaires

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la conception du Système de contrôle qualité du Bureau était pertinente, adéquate et conforme aux exigences de la Norme canadienne de contrôle qualité 1 (NCCQ 1), qui a été publiée par le Conseil des normes d’audit et de certification. Nous avons également constaté que le Système de contrôle qualité du Bureau fonctionnait de façon efficace en ce qui a trait aux missions. En ce qui concerne les revues des pratiques des missions, les rapports de l’auditeur étaient étayés et appropriés. Nous n’avons relevé aucun défaut grave.

Élément Ressources humaines

Nous avons noté que certains secteurs liés à la conception et à la mise en œuvre de l’élément Ressources humaines du Système de contrôle qualité du Bureau pourraient être améliorés. Même si les problèmes que nous avons relevés sont systémiques et nécessitent des mesures correctives, ils n’ont pas influé sur le caractère approprié des rapports délivrés par les responsables de mission au cours de l’exercice 2020‑2021.

Comme nous avons examiné le Système de contrôle qualité du Bureau pour les exercices 2019‑2020 et 2020‑2021 simultanément, les améliorations recensées devant être apportées aux politiques et aux procédures de ressources humaines s’appliquent aux deux exercices. Les constatations détaillées liées aux améliorations nécessaires se trouvent dans le rapport de suivi de 2019‑2020 pour plus d’informations.

Plus particulièrement, il y avait une absence d’éléments probants, au niveau de l’organisation, que :

• les objectifs de rendement avaient été communiqués à tous les membres du personnel professionnel et que des discussions d’évaluations du rendement avaient été tenues pour tout le personnel;
• les décisions relatives à la dotation en personnel avaient été prises en fonction de connaissances actualisées des compétences et des capacités des professionnels en poste, des lacunes actuelles dans les compétences et capacités liées aux missions proprement dites, et des besoins prévus en matière de personnel pour les années à venir;
• les décisions relatives à la planification de la relève avaient été prises dans une perspective à moyen et long terme;
• les exigences relatives à la formation obligatoire et au titre de compétence pour les professionnels avaient fait l’objet d’un suivi efficace;
• les motifs des départs du personnel avaient été examinés en temps voulu afin de pouvoir évaluer les risques liés au maintien en poste du personnel.

Au cours des dernières années, le Bureau a examiné et actualisé un grand nombre de ses politiques et procédures de gestion des ressources humaines. Il n’a toutefois pas actualisé la mise en correspondance de ces travaux avec la NCCQ 1 afin d’obtenir l’assurance qu’il continue de satisfaire aux exigences relatives aux ressources humaines de cette norme. De même, le Bureau n’a pas recensé les contrôles ni désigné les responsables connexes qui sont nécessaires pour surveiller l’efficacité de ses politiques et processus de gestion des ressources humaines, et sa conformité à l’objectif correspondant de la NCCQ 1.

Néanmoins, l’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne (RPAI) a terminé ses inspections des missions d’audit financier et d’appréciation directe de l’exercice 2019‑2020. Elle n’a pas relevé de constatations importantes en ce qui a trait aux missions proprement dites.

Pour renforcer la conception et la mise en œuvre de l’élément Ressources humaines du Système de contrôle qualité, nous recommandons au Bureau ce qui suit :

• toujours tenir à jour la mise en correspondance de ses politiques et procédures des ressources humaines avec la NCCQ 1 pour s’assurer que le Système de contrôle qualité satisfait aux exigences de l’élément Ressources humaines;
• définir clairement les renseignements du système de contrôle qualité que le Bureau doit recueillir, utiliser et présenter dans ses rapports à l’échelle du Bureau pour lui donner l’assurance que ses systèmes et procédures de ressources humaines fonctionnent efficacement de manière continue;
• examiner le format et le contenu de la documentation décrivant les activités de l’élément Ressources humaines afin que le Bureau puisse démontrer qu’il dispose de suffisamment de personnel ayant les compétences et les capacités nécessaires et qui est résolu à respecter les règles de déontologie, maintenant et à l’avenir, et qu’il pourra satisfaire aux attentes de la norme de contrôle qualité en vigueur et de la nouvelle Norme canadienne de gestion de la qualité.

La direction a accepté nos recommandations. L’équipe des Ressources humaines travaillera en consultation avec les gestionnaires responsables de la mise en œuvre des différents éléments du processus de planification organisationnelle révisé ainsi qu’avec l’équipe des méthodes responsable de la mise en œuvre des nouvelles normes de gestion de la qualité de CPA Canada d’ici à la fin de 2022. Ces travaux donneront à la haute direction l’assurance que les politiques et les procédures de ressources humaines concordent avec les exigences des nouvelles normes. L’équipe des Ressources humaines travaillera avec l’équipe des Finances pour recueillir des renseignements suffisants et appropriés sur les risques liés aux ressources humaines et le caractère suffisant, les compétences et les capacités du personnel. Ces renseignements seront régulièrement communiqués à la haute direction.

Le Bureau a entrepris l’élaboration d’un plan d’action pour donner suite à nos constatations et à nos recommandations.

Élément Réalisation des missions

L’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne a achevé la revue des pratiques des audits d’états financiers et des missions d’appréciation directe pour l’exercice 2020‑2021 et a conclu que tous les rapports d’audit étaient étayés et appropriés. Toutefois, dans les dossiers des missions d’appréciation directe, l’équipe a constaté un cas de non-conformité à l’élément Réalisation des missions du Système de contrôle qualité.

Voici les observations les plus courantes ou importantes que l’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne a formulées par suite de ce cycle de revue des pratiques :

• préparer et examiner les documents clés avant la date du rapport de l’auditeur;
• documenter les conclusions d’audit par rapport aux critères d’audit et de manière globale;
• documenter les consultations avec les spécialistes internes;
• préciser un seul responsable de mission qui assume la responsabilité de la qualité globale de la mission.

Les observations ci‑dessus étaient toutes présentes dans le dossier non conforme.

L’objectif du système de contrôle qualité est de fournir une assurance raisonnable que le Bureau et son personnel respectent les normes professionnelles ainsi que les exigences des textes légaux et réglementaires applicables, et garantissent que les rapports délivrés par le Bureau sont appropriés aux circonstances.

Nous avons pris en considération les renseignements fournis par l’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne et déterminé que le cas de non‑conformité n’indique pas que le Système de contrôle qualité n’est pas pertinent ou n’est pas adéquat, mais plutôt qu’il y a eu un ensemble de circonstances uniques qui ont influé sur la mise en œuvre du Système de contrôle qualité du Bureau dans cette seule mission d’appréciation directe. La constatation devrait contribuer à l’apprentissage et à l’amélioration continus et servir d’occasion pour la haute direction, l’équipe des méthodes d’audit et les équipes d’audit d’en tirer des leçons.

L’équipe de la Revue des pratiques et de l’audit interne a discuté d’occasions d’apprentissage et d’amélioration avec les vérificatrices générales adjointes ou vérificateurs généraux adjoints responsables des missions d’appréciation directe et l’équipe des méthodes du Bureau. Ces occasions seront communiquées à la pratique des missions d’appréciation directe lors d’une prochaine séance sur les leçons tirées.

5. Suivi des recommandations formulées pour l’exercice 2019‑2020

Comme nous l’avons indiqué précédemment, le rapport de suivi de 2019‑2020 a été préparé en même temps que le rapport de 2020‑2021. Nous prévoyons donc faire un suivi des recommandations sur le renforcement de la conception et la mise en œuvre de l’élément Ressources humaines du Système de contrôle qualité du Bureau dans notre rapport de suivi de 2021‑2022.

6. Nouvelle normes de gestion de la qualité

De nouvelles normes de gestion de la qualité ont été publiées au Canada en mai 2021. Le Bureau a continué son projet pour concevoir un processus d’évaluation des risques qui est conforme à ces nouvelles normes ainsi que d’autres analyses sur les répercussions de ces normes.

7. Équipe du suivi

Le processus de suivi a été réalisé par une équipe multidisciplinaire composée de membres provenant de l’ensemble du Bureau qui était dirigée par Annie Leclerc, directrice principale. Elle assumait la responsabilité globale du processus de suivi, notamment de l’exécution du processus conformément aux normes professionnelles.