Qu’avons-nous examiné? (voir Objet de l’audit)

En 2009, le gouvernement du Canada a amorcé la transformation des processus d’administration de la paye de ses 290 000 employés. Services publics et Approvisionnement Canada était chargé de piloter cette initiative de transformation de l’administration de la paye. Celle-ci s’articulait autour de deux projets : la centralisation des services de la paye pour 46 ministères et organismes employant près de 70 % des fonctionnaires fédéraux; et le remplacement du système de paye datant de plus de 40 ans, utilisé par 101 ministères et organismes.

En mai 2012, Services publics et Approvisionnement Canada a commencé à regrouper les conseillers en rémunération de 46 ministères et organismes dans le nouveau Centre des services de paye de la fonction publique, à Miramichi, au Nouveau-Brunswick. Quelque 1 200 conseillers au sein de ces 46 ministères et organismes ont perdu leur poste au début de 2016 et ont été remplacés par 460 conseillers et 90 employés de soutien au Centre de Miramichi. Résultat, les 46 ministères et organismes n’étaient plus chargés de saisir les données directement dans le système de paye et n’avaient plus un accès direct au nouveau système de paye : ce travail serait désormais effectué par des conseillers en rémunération à Miramichi. Les 55 autres ministères et organismes ont conservé leurs quelque 800 conseillers en rémunération et continué de saisir les données sur la paye de leurs propres employés dans le nouveau système.

Le présent audit a examiné si Services publics et Approvisionnement Canada, en collaboration avec les ministères et organismes retenus, avait réglé les problèmes de paye des fonctionnaires fédéraux de manière durable pour veiller à ce que ceux-ci reçoivent systématiquement le montant exact de leur paye en temps opportun.

Nous n’avons pas examiné les événements ou les décisions qui ont abouti à la mise en œuvre de l’initiative de transformation de l’administration de la paye, notamment la centralisation des conseillers en rémunération et le lancement du système Phénix. Un audit ultérieur sera consacré à la mise en œuvre de Phénix.

Pourquoi avons-nous effectué cet audit?

Cet audit est important parce que les problèmes de paye du gouvernement fédéral ont des répercussions financières sur des milliers de fonctionnaires. Il faut régler ces problèmes pour veiller à ce que les fonctionnaires fédéraux reçoivent le montant exact de leur paye en temps opportun. La masse salariale annuelle de l’administration publique fédérale atteint à l’heure actuelle environ 22 milliards de dollars.

Qu’avons-nous conclu?

Nous avons conclu que Services publics et Approvisionnement Canada n’avait pas su cerner ni régler les problèmes de paye de manière durable pour garantir que les fonctionnaires fédéraux reçoivent systématiquement le montant exact de leur paye en temps opportun.

Les ministères et organismes ont contribué aux problèmes. Services publics et Approvisionnement Canada ne leur a cependant pas transmis toutes les informations ni donné toute l’aide dont ils avaient besoin pour régler les problèmes de paye et faire en sorte que leurs employés reçoivent systématiquement le montant exact de leur paye en temps opportun.

Qu’avons-nous constaté?

Les opérations de la paye — état de la situation

Dans l’ensemble, nous avons constaté qu’un an et demi après le lancement du système de paye Phénix, le nombre de fonctionnaires dans les ministères et organismes ayant recours au Centre des services de paye de Miramichi qui avaient des demandes d’intervention de paye en attente avait quadruplé et dépassait les 150 000. Les ministères et organismes sont aux prises avec des problèmes de paye depuis le lancement de Phénix. Il a cependant fallu quatre mois à Services publics et Approvisionnement Canada pour reconnaître l’existence de graves problèmes de paye, et il a fallu ensuite environ un an au Ministère pour mieux comprendre l’ensemble des problèmes. Pendant cette période, les efforts du Ministère visaient à répondre au nombre croissant de demandes d’intervention de paye. À la fin de notre audit, le Ministère avait commencé à élaborer un plan à long terme menant à une solution durable.

Le problème s’est tellement aggravé que le 30 juin 2017, les erreurs non corrigées dans la rémunération des fonctionnaires avoisinaient plus d’un demi-milliard de dollars. Ce montant comprenait les sommes dues à des fonctionnaires qui ont été sous-payés, auxquelles s’ajoutaient les sommes dues à l’État par des fonctionnaires qui ont été trop payés.

De plus, les ministères et organismes peinaient à s’acquitter des tâches qui leur incombaient dans Phénix à l’égard de la rémunération de leurs employés. Services publics et Approvisionnement Canada n’a pas fourni des renseignements et des rapports suffisants pour aider les ministères et organismes à comprendre et à régler les problèmes de paye de leurs employés.

Cette constatation est importante parce que le gouvernement fédéral est tenu de verser à ses employés le montant exact de leur salaire en temps opportun. Les manquements à cet égard ont eu de graves répercussions financières sur le gouvernement et les fonctionnaires fédéraux.

• Le nombre de problèmes de paye a continué de s’accroître

  Recommandation — Services publics et Approvisionnement Canada, en partenariat avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et les ministères et organismes, devrait effectuer une analyse approfondie des causes des problèmes de paye afin de déterminer les solutions qui s’imposent pour les résoudre.

• Services publics et Approvisionnement Canada n’avait pas une bonne compréhension de l’ampleur et des causes des problèmes de paye

  Recommandation — Services publics et Approvisionnement Canada, en partenariat avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et les ministères et organismes, devrait effectuer une analyse approfondie des causes des problèmes de paye afin de déterminer les solutions qui s’imposent pour les résoudre.

  Recommandation — Services publics et Approvisionnement Canada, avec l’appui du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et en partenariat avec les ministères et organismes, devrait élaborer une solution durable aux problèmes de paye, notamment :

  • réaliser une analyse approfondie des options possibles afin de trouver une solution durable, comprenant des renseignements détaillés sur les coûts de chaque option;
  • élaborer un plan complet et exhaustif pour la mise en œuvre de l’option retenue, comprenant l’harmonisation avec les systèmes et les processus des ressources humaines, et prévoyant un calendrier, une attribution des responsabilités et les coûts.

• Les ministères et organismes ont eu d’importantes difficultés à fournir en temps opportun des informations exactes sur la paye et à aider les employés à résoudre leurs problèmes de paye

  Recommandation — Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait :

  • établir, en collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada, des échéanciers que les ministères et organismes devraient respecter pour soumettre des informations exactes sur la paye, échéanciers qui permettront de respecter les conditions d’emploi des fonctionnaires;
  • appuyer Services publics et Approvisionnement Canada ainsi que les ministères et organismes dans l’élaboration de mesures du rendement en vue de vérifier si les employés reçoivent une paye exacte et en temps opportun, et faire rapport à cet égard

  Recommandation — Services publics et Approvisionnement Canada devrait :

  • collaborer avec les ministères et organismes pour établir et fournir en temps opportun des informations et des rapports exacts et pertinents, pour qu’ils puissent évaluer correctement les problèmes de paye dont ils sont responsables;
  • assurer un accès suffisant, fiable et en temps opportun au système de paye afin de permettre aux ministères et organismes de traiter les demandes d’intervention de paye et d’effectuer les vérifications et les approbations qui leur incombent.

Prochaines étapes

Services publics et Approvisionnement Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ont tardé à admettre qu’ils devaient se doter d’une structure de gouvernance globale pour résoudre les problèmes de paye et trouver une solution durable. Services publics et Approvisionnement Canada a d’abord décidé de gérer les problèmes de manière indépendante et n’a pas sollicité la pleine participation des ministères et organismes lors de l’établissement d’un plan visant à résoudre les problèmes de paye.

Services publics et Approvisionnement Canada ainsi que les ministères et organismes ont prévu dépenser 540 millions de dollars sur trois années pour résoudre les problèmes de paye. Nous sommes d’avis que cela ne suffira pas à réaliser les gains d’efficience prévus dans le cadre de la mise en œuvre de l’initiative de transformation de l’administration de la paye. Le Ministère a indiqué qu’il élaborait un plan exhaustif, comprenant des renseignements détaillés sur les coûts, pour résoudre les problèmes de paye et que, tant que le plan ne serait pas finalisé, le Ministère ne pouvait pas donner une assurance au Parlement en ce qui concerne le coût ou le moment où il disposera d’une solution durable. Le gouvernement doit être conscient qu’il se retrouve peut-être dans la même situation que Queensland Health, un ministère du gouvernement de l’État du Queensland, en Australie, qui, après huit ans, a dépensé plus de 1,2 milliard de dollars canadiens et continue de résoudre les problèmes que pose son système de paye.

Cette constatation est importante parce que le gouvernement doit mettre en place la structure de gouvernance nécessaire et comprendre les efforts à déployer et les coûts afférents pour élaborer une solution durable qui permettra d’assurer une rémunération exacte et en temps opportun.

• Il n’y avait aucune structure de gouvernance globale pour trouver une solution durable aux problèmes de paye

  Recommandation — Services publics et Approvisionnement Canada, avec l’appui du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et en partenariat avec les ministères et organismes, devrait élaborer une solution durable aux problèmes de paye, notamment :

  • réaliser une analyse approfondie des options possibles afin de trouver une solution durable, comprenant des renseignements détaillés sur les coûts de chaque option;
  • élaborer un plan complet et exhaustif pour la mise en œuvre de l’option retenue, comprenant l’harmonisation avec les systèmes et les processus des ressources humaines, et prévoyant un calendrier, une attribution des responsabilités et les coûts.

  Recommandation — Services publics et Approvisionnement Canada, avec l’appui des ministères et organismes, devrait régler les demandes d’intervention de paye en attente dès que possible en prenant les mesures suivantes :

  • examiner toutes les demandes d’intervention de paye qui sont en attente;
  • établir des priorités et définir des cibles pour traiter toutes les demandes d’intervention de paye en attente, surveiller les progrès et faire régulièrement rapport à cet égard

• Il faudra des années pour trouver une solution durable et régler les problèmes de paye, et cela coûtera beaucoup plus que les 540 millions de dollars prévus par le gouvernement

  Recommandation — Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, avec l’appui de Services publics et Approvisionnement Canada et en partenariat avec les ministères et organismes, devrait faire un suivi et présenter des rapports sur le budget qui sera nécessaire pour :

  • régler les problèmes de paye;
  • mettre en œuvre une solution durable dans l’ensemble des ministères et organismes.

Réponses des entités à nos recommandations

Les entités vérifiées ont accepté nos recommandations, et y ont répondu (voir le Tableau des recommandations).

Information connexes

Rapport du	Vérificateur général du Canada
Type de produit	Audit de performance
Sujets	Administration publique Emplois Fonction publique Gestion financière et dépenses publiques Sécurité du revenu
Entités	Bureau du Conseil privé École de la fonction publique du Canada Emploi et Développement social Canada Défense nationale Gendarmerie royale du Canada Ressources naturelles Canada Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Service canadien du renseignement de sécurité Service correctionnel Canada Services partagés Canada Services publics et Approvisionnement Canada Statistique Canada
Date de fin de l’audit	25 septembre 2017
Date de dépôt	21 novembre 2017
Audits connexes	Chapitre 2 — La modernisation de la gestion des ressources humaines, Printemps 2010 — Rapport de la vérificatrice générale du Canada

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