Qu’avons-nous examiné? (voir Objet de l’audit)

En 2009, le gouvernement du Canada a lancé un projet en vue de remplacer le système qu’il utilisait depuis 40 ans pour traiter la paye de ses 290 000 employés répartis dans 101 ministères et organismes. L’Initiative de transformation de l’administration de la paye allait en même temps permettre de centraliser les services de paye pour près de la moitié des ministères et organismes, qui traitaient auparavant la paye de leurs propres employés. Le but recherché était de diminuer les coûts associés au traitement de la paye du gouvernement, qui se chiffre à environ 22 milliards de dollars par année, et d’en améliorer l’efficience.

Cet audit visait à déterminer si Services publics et Approvisionnement Canada avait géré et supervisé la mise en œuvre du nouveau système de paye Phénix de manière efficace et efficiente. L’audit a porté sur le Ministère en tant qu’organisation responsable de la création et du déploiement du système ainsi que de la réalisation des opérations centralisées de la paye pour 46 ministères et organismes au Centre des services de paye de la fonction publique à Miramichi, au Nouveau-Brunswick. Le système est un élément essentiel de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye.

Pourquoi avons-nous effectué cet audit?

Cet audit est important parce que le système de paye Phénix est moins efficace et moins rentable que l’ancien système et que des milliers d’employés n’ont pas été payés au bon montant ou au bon moment. Dans le cadre de notre audit de l’automne 2017 sur les problèmes de paye de Phénix, nous avions constaté que ces problèmes avaient de graves répercussions financières pour le gouvernement fédéral et ses employés. Dans le cadre de cet audit, nous avions estimé qu’il faudrait plusieurs millions de dollars et plusieurs années pour régler les problèmes liés au système de paye Phénix. Il est important que le gouvernement apprenne des erreurs commises dans le projet Phénix pour que les prochains grands projets de technologie de l’information soient gérés de manière adéquate.

Qu’avons-nous conclu?

Nous avons conclu que le projet Phénix a été un échec incompréhensible de gestion et de surveillance de projet. Les cadres responsables de Phénix ont donné la priorité à certains aspects, comme les limites du budget et le calendrier, au détriment d’autres aspects essentiels tels que la fonctionnalité et la sécurité. Les cadres responsables de Phénix n’ont pas saisi l’importance des mises en garde indiquant que le Centre des services de paye de Miramichi, les ministères et organismes et le nouveau système n’étaient pas prêts. Ils n’ont pas communiqué une information complète et exacte aux sous-ministres et aux sous-ministres délégués des ministères et organismes, y compris au sous-ministre de Services publics et Approvisionnement Canada, lorsqu’ils les ont informés de l’état de préparation de Phénix en vue de sa mise en œuvre. À notre avis, la décision des cadres responsables de Phénix de mettre en œuvre Phénix était déraisonnable, compte tenu de l’information qui était disponible à ce moment-là. Le système n’a donc pas répondu aux besoins des utilisateurs, a coûté au gouvernement fédéral des centaines de millions de dollars et a causé des difficultés financières à des dizaines de milliers de ses employés.

Pour les sujets ci-dessous, qu’avons-nous constaté?

La gestion du développement de Phénix

Dans l’ensemble, nous avons constaté que Services publics et Approvisionnement Canada n’avait pas réussi à bien gérer le projet Phénix. En raison de cette gestion médiocre du Ministère, Phénix a été mis en œuvre :

• sans être pourvu des fonctions essentielles au traitement de la paye;
• sans avoir été entièrement mis à l’essai pour vérifier si le système fonctionnait comme prévu;
• en dépit de faiblesses importantes en matière de sécurité, qui ont eu pour conséquence que les renseignements personnels des employés n’étaient pas protégés;
• sans plan d’urgence adéquat en cas de problèmes sérieux et systémiques après la mise en œuvre du système;
• sans plan de mise à niveau du logiciel d’application sous-jacent une fois que le fournisseur arrêterait son soutien.

De plus, nous avons constaté que Services publics et Approvisionnement Canada n’avait pas consulté ni fait participer de manière exhaustive d’autres ministères et organismes durant le développement de Phénix pour déterminer ce qu’ils attendaient de Phénix ou pour les aider de façon adéquate à passer au nouveau système. Le Ministère n’a pas testé Phénix de manière appropriée et exhaustive avant sa mise en œuvre, allant ainsi à l’encontre des procédures reconnues pour le développement d’un système. Les cadres responsables de Phénix ont annulé un projet pilote visant à mettre à l’essai le système auprès d’un seul ministère, ce qui aurait permis de vérifier si Phénix était prêt à être utilisé dans l’ensemble du gouvernement.

Ces constatations sont importantes parce que le système de paye Phénix n’est parvenu ni à répondre aux besoins des utilisateurs ni à améliorer l’efficience et l’efficacité des processus de paye du gouvernement. La mauvaise gestion du projet a eu les répercussions suivantes :

• des dizaines de milliers de fonctionnaires n’ont pas été payés au bon montant et au bon moment;
• les ministères et organismes ont dû consacrer beaucoup de temps et d’argent à tenter de régler les problèmes de paye occasionnés par Phénix;
• le nouveau système s’est révélé jusqu’à ce jour moins efficace et plus coûteux que le système datant d’il y a 40 ans, qu’il venait remplacer.

La création et le déploiement de Phénix ont constitué un échec incompréhensible de gestion et de surveillance de projet.

• Services publics et Approvisionnement Canada n’a pas réussi à gérer convenablement le projet Phénix

  Recommandation — Pour tout projet en technologie de l’information de portée pangouvernementale qui relève de sa responsabilité, Services publics et Approvisionnement Canada devrait s’assurer que :

  • ses gestionnaires de projet comprennent les répercussions de tout changement aux fonctions, y compris l’incidence cumulative de tous les changements, et les communiquent aux parties prenantes concernées;
  • le projet est conforme aux exigences pertinentes des lois et des politiques;
  • le projet prévoit des plans pour maintenir le logiciel à niveau;
  • le projet comporte un plan d’urgence exhaustif.

• Services publics et Approvisionnement Canada n’a pas fait pleinement participer les ministères et organismes à la création de Phénix et ne les a pas aidés à se préparer en vue de l’utilisation du système

  Recommandation — Pour tout projet de portée pangouvernementale qui relève de sa responsabilité, Services publics et Approvisionnement Canada devrait s’assurer que :

  • les exigences relatives au passage à un nouveau système sont définies et mises en œuvre avec la participation active de tous les ministères et organismes concernés;
  • tous les ministères et organismes concernés sont consultés et participent activement à la conception du projet et aux tests.

La décision de mettre en œuvre Phénix

Dans l’ensemble, nous avons constaté qu’en raison de l’absence de surveillance exercée à l’égard du projet Phénix, les cadres responsables de Phénix ont pu mettre en œuvre le nouveau système tout en sachant qu’il comportait de sérieuses failles. Aucun organe de surveillance indépendant de la structure de gestion du projet n’était en place pour conseiller objectivement le sous-ministre de Services publics et Approvisionnement Canada à propos de l’état du projet. Ainsi, le sous-ministre n’a pas reçu d’information indépendante montrant que Phénix n’était pas prêt à être mis en œuvre ou que le Centre des services de paye de Miramichi et les ministères et organismes n’étaient pas prêts à faire fonctionner Phénix. Les cadres responsables de Phénix étaient plus préoccupés par les limites de temps et d’argent à respecter que par ce que le nouveau système devait accomplir.

• Les cadres responsables de Phénix n’ont pas saisi l’importance des mises en garde signalant que le Centre des services de paye de Miramichi, les utilisateurs et le nouveau système n’étaient pas prêts

  Recommandation — Pour tout projet en technologie de l’information de portée pangouvernementale, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait :

  • réaliser un examen indépendant obligatoire des décisions déterminantes d’aller de l’avant ou non;
  • informer le sous-ministre et les cadres supérieurs responsables du projet des conclusions de l’examen.

• Aucune surveillance n’a été exercée à l’égard de la décision de mettre en œuvre Phénix

  Recommandation — Pour tout projet en technologie de l’information de portée pangouvernementale qui relève de sa responsabilité, Services publics et Approvisionnement Canada devrait s’assurer qu’un mécanisme de surveillance efficace est en place, documenté et maintenu. Ce mécanisme devrait d’abord être approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, et devrait inclure les chefs des ministères et organismes concernés.

  Recommandation — Pour tout projet en technologie de l’information de portée pangouvernementale qui relève de sa responsabilité, Services publics et Approvisionnement Canada devrait s’assurer que la fonction d’audit interne donne des assurances au sous-ministre au sujet de la gouvernance, de la surveillance et de la gestion du projet.

Réponses des entités à nos recommandations

Les entités vérifiées ont accepté nos recommandations, et y ont répondu (voir le Tableau des recommandations).

Information connexes

Rapport du	Vérificateur général du Canada
Type de produit	Audit de performance
Sujets	Gestion financière et dépenses publiques Gestion de l’information Sciences et technologie
Entités	Défense nationale Emploi et Développement social Canada Gendarmerie royale du Canada Ressources naturelles Canada Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Service canadien du renseignement de sécurité Service correctionnel Canada Services publics et Approvisionnement Canada Statistique Canada
Date de fin de l’audit	9 mars 2018
Date de dépôt	29 mai 2018
Audits connexes	Rapport 1 — Les problèmes liés au système de paye Phénix, Automne 2017 — Rapports du vérificateur général du Canada

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