Les rapports exigés des organisations fédérales

Déclaration d’ouverture au Comité permanent des comptes publics

Les rapports exigés des organisations fédérales

(Rapport 2 — Rapports du printemps 2015 du vérificateur général du Canada)

Le 13 mai 2015

Nancy Cheng, FCA
Vérificatrice générale adjointe

Monsieur le Président, je vous remercie de nous donner l’occasion de discuter avec vous du rapport que le vérificateur général a déposé au printemps 2015, intitulé « Les rapports exigés des organisations fédérales ». Je suis accompagnée des responsables de l’audit, le directeur principal John Affleck et le directeur Colin Meredith.

Cet audit a porté sur les exigences récurrentes en matière de rapports établies par le Conseil du Trésor, la Commission de la fonction publique du Canada et la législation. Nous avons effectué cette mission en réponse aux préoccupations qui existent depuis longtemps au sujet du fardeau que les exigences en matière de rapports imposent aux ministères et aux organismes fédéraux, ainsi qu’aux sociétés d’État.

L’objectif général était de déterminer si certaines exigences imposées aux organisations fédérales avaient contribué avec efficience à la reddition de comptes et à la transparence, et si elles avaient généré de l’information utilisée dans la prise de décisions portant sur l’élaboration de politiques et la gestion de programmes.

Dans l’ensemble, nous avons constaté que les rapports qui visent à soutenir la reddition de comptes et la transparence étaient utilisés à ces fins.

Nous avons aussi constaté que les organismes centraux avaient établi des objectifs et des échéanciers clairs pour les exigences en matière de rapports que nous avons sélectionnées, et qu’ils avaient fourni des indications et du soutien aux organisations fédérales pour les aider à les respecter.

Cependant, en ce qui a trait à l’efficience des rapports exigés, nous avons constaté que ni le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ni la Commission de la fonction publique du Canada n’avaient déterminé ce qu’il en coûte en efforts et en argent pour se conformer aux exigences que nous avons examinées. À notre avis, savoir ce qu’il en coûte en efforts et en argent pour satisfaire aux exigences en matière de rapports permettrait d’obtenir une meilleure appréciation des ressources que les organisations fédérales doivent y consacrer et de pouvoir adapter les exigences en conséquence.

De plus, nous avons constaté que le Secrétariat du Conseil du Trésor n’avait pas tenu un répertoire et un calendrier des 60 exigences récurrentes en matière de rapports découlant de ses politiques, directives et normes. Cette information pourrait d’une part, aider le Secrétariat à se pencher sur le fardeau qu’imposent les exigences et d’autre part, aider les organisations à produire les rapports exigés de manière efficiente.

Le Secrétariat a adapté, dans certains cas, les exigences en matière de rapports en fonction de la taille et du mandat des organisations à l’étape de la définition des exigences et lors d’examens subséquents. Cependant, nous avons constaté que la plupart des exigences s’appliquaient de la même manière à toutes les organisations, peu importe leur taille et leur mandat. Par exemple, la Commission canadienne des affaires polaires, une petite organisation qui comptait 11 employés, devait présenter 25 rapports annuels ou trimestriels.

Nous avons remarqué que l’efficience et l’utilité des rapports financiers trimestriels pourraient être améliorées pour mieux appuyer la reddition de comptes au Parlement. Nous n’avons recensé qu’un seul utilisateur régulier des informations présentées dans ces rapports, à savoir le Bureau du directeur parlementaire du budget. Ce dernier les utilisait pour préparer, en cours d’exercice, les évaluations des dépenses destinées aux parlementaires.

Des huit rapports que nous avons examinés, six visaient à assurer la reddition de comptes et la transparence. Nous avons observé que des organisations fédérales préparaient ces rapports. Cependant, elles ne préparaient pas les deux autres dont le but était de soutenir la prise de décisions internes.

Nous avons remarqué que 20 % des plans ministériels d’investissement n’avaient pas été préparés comme il se doit. Nous avons aussi constaté qu’environ la moitié des plans de sécurité ministériels qui devaient être produits au plus tard en juin 2012 n’étaient pas terminés au moment de notre audit. L’objectif des plans de sécurité ministériels est de contribuer à la prise de décisions internes en donnant une vue complète des exigences en matière de sécurité des organisations fédérales.

De plus, nous avons constaté que le Secrétariat du Conseil du Trésor n’avait pas profité de la possibilité d’utiliser l’information contenue dans les plans de sécurité ministériels. Par exemple, bien qu’il ait examiné les plans reçus et les ait utilisés pour appuyer son examen des politiques, il n’a pas utilisé l’information contenue dans ces rapports pour mettre en évidence des problèmes de sécurité de vaste portée au sein du gouvernement.

Dans le rapport, nous avons formulé six recommandations en vue d’améliorer l’efficience et l’utilité des rapports exigés. Le Secrétariat et la Commission ont accepté nos recommandations.

Ainsi se termine, Monsieur le Président, ma déclaration d’ouverture. C’est avec plaisir que nous répondrons aux questions des membres du Comité. Je vous remercie.