Introduction

Information générale

2.1 La présentation de rapports au sein du gouvernement fédéral a plus d’une utilité. Selon le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :

« Les rapports sont l’un des principaux moyens qu’utilisent les ministères pour respecter leur engagement à l’égard de la valeur de la transparence de la fonction publique. Grâce aux rapports, le Conseil du Trésor, le Parlement et le public peuvent examiner les succès et les échecs des gestionnaires d’un ministère. Les rapports sont aussi le moyen utilisé par les ministères pour démontrer leur conformité aux politiques et aux lois, permettant ainsi une surveillance et supervision appropriées. »

2.2 Les organisations fédérales doivent répondre à de nombreuses et diverses demandes d’information de la part de personnes ou d’organisations de l’extérieur, notamment :

• de ministères fédéraux, tels que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
• d’organismes centraux;
• d’agents du Parlement ou de députés;
• de particuliers qui font des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

2.3 Par ailleurs, selon le Système de gestion des dépenses et selon le processus d’examen des prévisions budgétaires, les ministères et organismes fédéraux doivent préparer et présenter au Parlement deux grands rapports annuels : le Rapport sur les plans et les priorités et le Rapport ministériel sur le rendement.

2.4 Certains rapports sont présentés selon un calendrier précis, par exemple une fois par année ou tous les trimestres. D’autres sont demandés sur une base ponctuelle et pourraient l’être une fois seulement. Le volume des rapports produits est imposant. Par exemple, les députés ont présenté 3 565 demandes d’information auprès d’organisations fédérales au cours de l’exercice 2013-2014. Celles-ci ont de leur côté répondu à 55 145 demandes d’accès à l’information au cours de l’exercice 2012-2013.

2.5 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) et la Commission de la fonction publique du Canada (la Commission) demandent de l’information aux organisations fédérales tant périodiquement que de façon ponctuelle. Environ les deux tiers des exigences récurrentes en matière de rapports ont été instaurées avant 2009-2010, exercice qui marque le début de la période visée par le présent audit.

2.6 Le Secrétariat et la Commission sont conscients que les exigences en matière de rapports pèsent considérablement sur les organisations fédérales. Au cours de l’exercice 2008-2009, le Secrétariat s’était engagé à réduire les exigences prescrites par les politiques du Conseil du Trésor. La Commission s’était quant à elle engagée à réduire le nombre de rapports sur la dotation en personnel qu’elle exigeait des organisations fédérales dans le cadre de son suivi annuel. Dans leur rapport sur les plans et les priorités de 2013-2014, ces deux organismes centraux ont réaffirmé leur engagement à simplifier les rapports exigés des organisations fédérales.

2.7 Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada — Pour appuyer le Conseil du Trésor, le Secrétariat :

• prépare des conseils stratégiques à l’intention du Conseil du Trésor;
• donne aux organisations fédérales des conseils quant à la mise en œuvre et à l’application des politiques du Conseil du Trésor;
• vérifie la conformité aux politiques du Conseil du Trésor et règle les cas de non-conformité;
• fait rapport au Parlement et à la population sur la performance de la gestion du gouvernement dans son ensemble.

2.8 Commission de la fonction publique du Canada — Le mandat de la Commission consiste à promouvoir et à protéger le système des nominations fondées sur le mérite et à préserver l’impartialité politique de la fonction publique. Elle doit rendre compte au Parlement de l’intégrité générale du système de dotation en personnel dans la fonction publique fédérale ainsi qu’au sein des organisations mentionnées dans la Loi sur l’emploi dans la fonction publique. Les administrateurs généraux doivent rendre compte à la Commission de l’exercice des pouvoirs en matière de dotation en personnel qui sont délégués au sein de leur organisation.

2.9 Administrateurs généraux — Les administrateurs généraux mettent en application les instruments de politique obligatoires du Conseil du Trésor dans leur organisation. De plus, ils surveillent et auditent la mise en application des instruments de politique du Conseil du Trésor, prennent des mesures correctives en cas de non-conformité, font rapport au Secrétariat sur la conformité aux politiques du Conseil du Trésor, et prodiguent des conseils pouvant être utiles à l’élaboration des politiques. Ils sont chargés de veiller à ce que leur organisation se conforme aux conditions rattachées à l’exercice des pouvoirs en matière de dotation en personnel qui leur sont délégués par la Commission, de prendre les mesures nécessaires en cas de non-conformité et, comme il se doit, de rendre des comptes à la Commission sur l’exercice des pouvoirs délégués.

Objet de l’audit

2.10 Cet audit a porté sur les exigences récurrentes en matière de rapports établies par le Conseil du Trésor, la Commission de la fonction publique du Canada et la législation. L’objectif général était de déterminer si certaines exigences imposées aux organisations fédérales avaient contribué avec efficience à la reddition de comptes et à la transparence, et si elles avaient généré de l’information utilisée dans la prise de décisions portant sur l’élaboration de politiques et la gestion de programmes.

2.11 Cet audit est important parce que les organisations fédérales sont tenues de satisfaire à une longue liste d’exigences en matière de rapports. Il est donc important de vérifier que les exigences en matière de rapports sont efficientes et servent aux fins prévues. Certains des rapports exigés doivent servir à la reddition de comptes et à la transparence, alors que d’autres doivent soutenir la gestion interne des organisations qui font rapport.

2.12 En plus d’examiner huit exigences en matière de rapports (voir la pièce 2.1), nous avons examiné les rôles joués par les sept organisations fédérales suivantes à leur égard :

• le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (à la fois à titre d’organisme central et d’organisation qui fait rapport);
• la Commission de la fonction publique du Canada (à la fois à titre d’organisme central et d’organisation qui fait rapport);
• Transports Canada;
• Diversification de l’économie de l’Ouest Canada;
• la Commission canadienne des affaires polaires;
• la Société canadienne d’hypothèques et de logement;
• la Commission canadienne du tourisme.

Nous avons également demandé à 51 organisations fédérales de remplir un questionnaire en ligne portant sur les exigences en matière de rapports retenues aux fins de l’audit, et nous avons analysé leurs réponses.

2.13 La section intitulée À propos de l’audit, à la fin du présent chapitre, donne des précisions sur l’objectif, l’étendue, la méthode et les critères de l’audit.

Constatations, recommandations et réponses

Établissement et respect des exigences en matière de rapports

2.14 Dans l’ensemble, nous avons constaté que les organismes centraux avaient établi des objectifs et des échéanciers clairs pour les exigences en matière de rapports que nous avons sélectionnées, et qu’ils avaient fourni des indications et du soutien aux organisations fédérales pour les aider à les respecter. Cependant, ni le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) ni la Commission de la fonction publique du Canada (la Commission) n’avaient déterminé ce qu’il en coûte en efforts et en argent pour se conformer à ces exigences. De plus, le Secrétariat ne tient pas un répertoire complet des exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor. Même si le Secrétariat a adapté, dans certains cas, les exigences en matière de rapports en fonction de la taille et du mandat des organisations lors de la définition des exigences, nous avons constaté que la Commission canadienne des affaires polaires, une petite organisation qui compte 11 employés, devait tout de même présenter 25 rapports annuels ou trimestriels.

2.15 De plus, même si elles répondaient aux exigences visant à assurer la transparence et la reddition de comptes, les organisations fédérales que nous avons examinées ne se conformaient pas aux autres exigences visant à appuyer la prise de décisions interne portant sur l’élaboration de politiques et la gestion de programmes.

2.16 Ces constatations sont importantes parce que les rapports produits par les organisations fédérales appuient l’administration publique en assurant la conformité aux politiques et aux lois, et en générant de l’information utile tant pour les organismes centraux que pour les organisations qui font rapport, aux fins de leur propre processus décisionnel.

2.17 Les organisations fédérales présentent un volume considérable de rapports, qui servent à diverses fins : assurer la reddition de comptes aux organismes centraux, contribuer à la transparence vis-à-vis de la population canadienne et appuyer la prise de décisions interne. Le Secrétariat et la Commission sont deux organismes centraux qui demandent de l’information aux organisations fédérales.

Les organismes centraux ont établi des objectifs et des échéanciers clairs pour les exigences en matière de rapports retenues et ils ont fourni des indications et du soutien aux organisations fédérales pour en favoriser le respect

2.18 Nous avons constaté que des objectifs et des échéanciers clairs avaient été établis pour les exigences en matière de rapports que nous avons retenues. Nous avons aussi constaté que les deux organismes centraux avaient fourni des indications et du soutien aux organisations fédérales pour les aider à satisfaire aux exigences.

2.19 Notre analyse à l’appui de cette constatation rend compte de ce que nous avons examiné et porte sur :

• l’utilité des exigences en matière de rapports retenues;
• le calendrier de présentation des rapports exigés;
• les indications et le soutien fournis aux organisations fédérales.

2.20 Cette constatation est importante parce que l’information fournie par les organisations fédérales aux organismes centraux que sont le Secrétariat et la Commission leur est essentielle pour pouvoir s’acquitter de leurs propres responsabilités.

2.21 Nous n’avons pas présenté de recommandation relativement au secteur examiné.

2.22 Ce que nous avons examiné — Nous avons examiné si les rapports exigés des organisations fédérales par le Conseil du Trésor et la Commission et par la législation avaient des objectifs et des échéanciers clairs. Nous avons aussi examiné si les organismes centraux avaient donné des indications et du soutien aux organisations fédérales pour les aider à respecter les exigences en matière de rapports, et si les indications étaient jugées adéquates par les organisations.

2.23 L’utilité des exigences en matière de rapports retenues — Nous avons constaté que les exigences en matière de rapports examinées aidaient les organismes centraux à s’acquitter de leurs responsabilités. Les deux organismes centraux ont fait état de leurs exigences en matière de rapports dans des instruments stratégiques, tels que des politiques, des directives et des normes. Nous avons constaté que cinq des exigences en matière de rapports examinées avaient pour utilité première de soutenir la reddition de comptes des organisations fédérales à l’endroit des organismes centraux, et en particulier de surveiller la conformité aux politiques gouvernementales et d’en rendre compte. Trois des rapports examinés assurent la transparence vis-à-vis de la population canadienne (certains rapports ont plus qu’une utilité, comme l’indique la pièce 2.1).

2.24 Le calendrier de présentation des rapports exigés — Nous avons constaté que, pour les exigences en matière de rapports examinées, des échéanciers avaient été clairement établis, allant d’un rapport tous les trois mois à un rapport tous les trois ans (voir la pièce 2.1). Nous avons également examiné le bien-fondé de tels échéanciers et constaté qu’ils dépendaient de divers facteurs, notamment les suivants : le temps nécessaire pour rendre l’information disponible aux fins de compte rendu au Parlement; l’alignement de la période sur l’exercice; et le délai pour communiquer de la rétroaction aux organisations fédérales afin qu’elles puissent faire le meilleur usage possible de l’information à des fins internes.

2.25 Les indications et le soutien fournis aux organisations fédérales — Nous avons constaté que le Secrétariat et la Commission avaient aidé les organisations fédérales à respecter les exigences en matière de rapports en leur fournissant des indications et du soutien. Nous avons aussi constaté que le contenu des rapports exigés avait été précisé au moment de l’établissement des exigences initiales et que les deux organismes centraux avaient fourni par la suite des indications et du soutien supplémentaires. Comme moyens d’aide, mentionnons des gabarits, des lignes directrices, des listes de vérification et des séances d’information. Nous avons aussi constaté que les organisations fédérales avaient la possibilité de communiquer avec les analystes des organismes centraux pour obtenir plus d’indications et de soutien.

2.26 Cependant, les indications n’étaient pas toujours claires pour chacune des huit exigences en matière de rapports que nous avons examinées. Lors de notre examen approfondi d’une organisation fédérale, les fonctionnaires chargés d’établir les plans ministériels d’investissement ont mentionné que les indications du Secrétariat leur avaient imposé des efforts supplémentaires. Bien qu’elles aient été fournies sous forme de documents ou par le truchement de communications directes entre fonctionnaires, les indications n’étaient pas suffisamment claires ni cohérentes. Les réponses au questionnaire que nous avons envoyé dans le contexte de la procédure d’audit vont dans ce sens. De fait, environ la moitié des répondants ont relevé la « clarté des lignes directrices » ou « l’exhaustivité des lignes directrices » ou l’un et l’autre, comme étant des facteurs alourdissant les efforts demandés pour établir le plan ministériel d’investissement. En 2013, le Secrétariat savait que les indications portant sur ce plan devaient être revues.

Les organismes centraux ont revu et adapté certaines exigences en matière de rapports, mais n’ont pas déterminé ce qu’il en coûte en efforts et en argent pour s’y conformer

2.27 Nous avons constaté que le Secrétariat et la Commission avaient réexaminé leurs exigences en matière de rapports et apporté des ajustements à la manière dont les organisations fédérales doivent se conformer à certaines de ces exigences. Cependant, aucun des deux organismes n’avait mesuré ce qu’il en coûte en efforts et en argent – que ce soit au moment de proposer ces exigences ou après que les organisations fédérales ont commencé à s’y conformer.

2.28 Notre analyse à l’appui de cette constatation rend compte de ce que nous avons examiné et porte sur :

• le réexamen et l’adaptation des exigences en matière de rapports par le Secrétariat;
• le réexamen et l’adaptation des exigences en matière de rapports par la Commission;
• les efforts fournis par les organisations fédérales pour se conformer aux exigences en matière de rapports;
• l’uniformité des différentes exigences en matière de rapports.

2.29 Cette constatation est importante parce que les préoccupations soulevées au sujet du fardeau imposé par les exigences fédérales en matière de rapports ne datent pas d’hier. À notre avis, s’ils revoyaient ces exigences, les organismes centraux seraient en mesure de les adapter pour qu’elles restent pertinentes et efficientes, c’est-à-dire qu’elles n’imposent pas un surcroît d’efforts ou un fardeau excessif, et qu’elles ne fassent pas double emploi. De plus, en déterminant ce qu’il en coûte en efforts et en argent, les organismes centraux pourraient mieux saisir ce que ces exigences imposent aux organisations fédérales sur le plan des ressources et adapter les exigences en fonction de la taille et du mandat de chacune des organisations visées.

2.30 Nos recommandations relativement au secteur examiné sont présentées aux paragraphes 2.43 et 2.44.

2.31 Ce que nous avons examiné — Nous avons examiné si le Secrétariat et la Commission avaient réexaminé et adapté les exigences en matière de rapports imposées aux organisations fédérales pour s’assurer que l’information communiquée servait de manière efficiente aux fins prévues. Nous avons aussi examiné si les deux organismes centraux avaient déterminé ce qu’il en coûte en efforts (heures) ou en argent pour satisfaire à ces exigences, et si les organisations fédérales avaient elles-mêmes estimé ces efforts requis ou ces coûts. De plus, nous avons demandé aux entités auditées de nous fournir une estimation des efforts demandés pour satisfaire aux exigences en matière de rapports retenues aux fins de l’audit.

2.32 Le réexamen et l’adaptation des exigences en matière de rapports par le Secrétariat — Nous avons constaté que durant la période visée par l’audit, le Secrétariat avait réexaminé à plusieurs reprises les exigences en matière de rapports énoncées dans les politiques du Conseil du Trésor.

• Le projet de renouvellement des politiques qui s’est déroulé de 2006 à 2009 visait à examiner les instruments de politique du Conseil du Trésor pour les rendre plus cohérents et uniformes. Au terme de l’examen d’un sous-ensemble de politiques alors en vigueur, le Conseil du Trésor a réduit de 27 % le nombre d’exigences en matière de rapports. De plus, cet exercice a abouti à une nouvelle règle imposée au Secrétariat : examiner chaque instrument de politique tous les cinq ans et déterminer ce qu’il en coûte de satisfaire aux exigences connexes en matière de rapports.
• Le Plan d’action lié au labyrinthe de règles pour 2008-2009 renferme l’engagement du Conseil du Trésor et de la Commission de s’attaquer à la question des rapports. Nous avons constaté que les cibles fixées avaient été atteintes et que le Secrétariat avait abaissé ses exigences en matière de rapports relatives au Cadre de responsabilisation de gestion et aux ressources humaines.
• L’examen ciblé, portant sur la période allant de 2011 à 2013, était axé sur les facteurs influençant la production des rapports. Les organisations fédérales consultées dans le cadre de cet examen ont notamment exprimé des préoccupations à l’égard de la baisse de leurs moyens causée par les mesures de réduction du déficit à l’échelle du gouvernement dans son ensemble. Le Secrétariat nous a informés que la mise en œuvre des plans d’action proposés serait intégrée dans la Refonte de l’ensemble des politiques.
• La Refonte a commencé en 2014 et se poursuit. Les représentants du Secrétariat nous ont dit que certaines des politiques comportant des exigences en matière de rapports visées par l’audit feront partie de cet exercice.

2.33 Nous avons constaté que des ajustements avaient été apportés à quatre des six exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor retenues aux fins de l’audit, notamment :

• l'utilisation des technologies de l’information pour améliorer l’efficience dans la préparation du rapport annuel sur le Programme de gestion du rendement pour les cadres supérieurs;
• la simplification du rapport Bilan annuel sur les langues officielles grâce à la collaboration entre entités;
• la modification du processus d’approbation des plans ministériels d’investissement préparés par les petites entités.

2.34 Le réexamen et l’adaptation des exigences en matière de rapports par la Commission — Au cours de l’exercice 2009-2010, la Commission s’était engagée à revoir ses exigences en matière de rapports. Elle a commencé son examen en 2011 et l’a terminée au cours de l’exercice 2013-2014. Nous avons constaté que la Commission avait commencé à mettre en place certains des changements recommandés à la suite de l’examen. Elle a par exemple modifié ses exigences applicables aux organisations faisant rapport pour la première fois, et réduit les exigences pendant les périodes de réduction du déficit à l’échelle du gouvernement dans son ensemble.

2.35 Nous avons constaté que le réexamen et l’adaptation effectués par la Commission avaient permis de réduire le nombre d’indicateurs du Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation dont il fallait faire état dans le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation, qui est passé de 29 à 12. Par ailleurs, il n’est pas obligatoire de faire rapport sur les 12 indicateurs tous les ans. Selon la Commission, ces réductions s’appuient sur l’intention de centrer les rapports sur les secteurs à risque et de les rendre plus utiles aux fins de la gestion interne pour les organisations qui font rapport.

2.36 Les efforts fournis par les organisations fédérales pour se conformer aux exigences en matière de rapports — Nous avons constaté que le Secrétariat et la Commission n’avaient ni estimé ni déterminé ce qu’il en coûte en efforts et en argent aux organisations fédérales pour produire les rapports retenus aux fins de notre examen – que ce soit au moment d’établir les exigences initiales ou à l’occasion des examens ultérieurs.

2.37 Depuis 2009, comme nous l’avons déjà indiqué, tous les instruments de politique du Conseil du Trésor doivent être revus tous les cinq ans. Les politiques qui sont mises à jour doivent être assorties d’un plan de mise en œuvre dans le cadre du processus d’approbation du Secrétariat. Ces plans informent notamment la haute direction des ressources nécessaires pour se conformer aux politiques, y compris les rapports qui doivent être produits. Dans les trois plans de mise en œuvre que nous avons examinés, nous avons constaté que ni les ressources financières ni les efforts qu’exige la production des rapports n’avaient été déterminés.

2.38 De même, lorsqu’elle a réexaminé ses exigences en matière de rapports, la Commission a consulté les organisations fédérales et a ainsi appris que la charge de travail imposée par ces exigences les préoccupait au plus haut point. Nous avons demandé pour quelle raison la Commission n’avait pas déterminé ce qu’il en coûtait en efforts et en argent de satisfaire aux exigences en matière de rapports. Les représentants de la Commission nous ont répondu que celle-ci n’avait pas de cadre lui permettant de calculer de telles données. De plus, nous avons constaté que les organisations fédérales elles-mêmes ne déterminaient pas ce qu’elles consacraient en efforts et en argent à la préparation des rapports retenus aux fins de l’audit.

2.39 Faute de disposer de cette information, nous avons inclus dans le questionnaire envoyé à 51 organisations fédérales une composante servant à estimer le nombre d’heures nécessaires pour préparer une seule version récente de chacun des rapports examinés. Les réponses au questionnaire ont ainsi permis de recueillir des renseignements sur le nombre d’heures consacrées expressément à la préparation de chaque rapport exigé, en plus des heures passées à recueillir l’information en l’absence de l’exigence (voir la pièce 2.2).

2.40 À notre avis, savoir ce qu’il en coûte en efforts et en argent pour satisfaire aux exigences en matière de rapports, y compris les exigences nouvelles, permettrait d’obtenir une meilleure appréciation des ressources que les organisations fédérales doivent y consacrer et de pouvoir adapter les exigences en fonction de leurs coûts. Les ajustements pourraient optimiser l’efficience en général et la valeur des rapports.

2.41 L’uniformité des exigences en matière de rapports — Les politiques du Conseil du Trésor que nous avons examinées ne prévoyaient pas explicitement des exigences en matière de rapports qui étaient adaptées selon les caractéristiques des organisations faisant rapport. Nous avons constaté qu’une seule politique du Conseil du Trésor, la Politique sur l’évaluation de 2009, faisait explicitement une distinction entre les organisations fédérales de petite taille et de grande taille pour ce qui est des exigences en matière de rapports. Cependant, les représentants du Secrétariat nous ont indiqué que le mandat et la taille des organisations qui font rapport étaient pris en considération pour définir certaines exigences. Par exemple, les petites organisations fédérales qui présentent leurs plans ministériels d’investissement peuvent décider de suivre un processus d’approbation simplifié : au lieu de présenter un rapport officiel, elles peuvent présenter une courte lettre adaptée à leur situation particulière. De même, le Secrétariat exige que certaines organisations présentent chaque année de l’information sur l’examen du programme des langues officielles, alors qu’il demande à d’autres organisations de ne présenter cette information que tous les trois ans.

2.42 En dépit de ce genre d’aménagement dicté par la taille et le mandat des organisations qui font rapport, la Commission canadienne des affaires polaires, qui compte 11 employés, doit quand même présenter 25 rapports annuels ou trimestriels pour répondre aux exigences du Conseil du Trésor. À notre avis, si les exigences en la matière tenaient systématiquement compte de la taille et du mandat des organisations qui font rapport, cela permettrait d’optimiser l’efficience et la valeur des rapports.

2.43 Recommandation — Lors de l’examen de leurs politiques ou de l’établissement de nouvelles politiques, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et la Commission de la fonction publique du Canada devraient systématiquement moduler leurs exigences en matière de rapports en fonction des coûts, des efforts requis et de la valeur des rapports.

Réponse du Secrétariat — Recommandation acceptée. À l’heure actuelle, le cadre principal des politiques du Conseil du Trésor indique que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada doit respecter les principes suivants lorsqu’il élabore des exigences en matière de production de rapports :

• Les exigences en matière de production de rapports doivent respecter les responsabilités et les obligations de supervision des administrateurs généraux.
• Les exigences en matière de production de rapports doivent avoir un objectif clair.
• Les exigences en matière de production de rapports doivent viser à recueillir rapidement des renseignements utiles qui permettent d’atteindre l’objectif fixé.
• Les exigences en matière de production de rapports doivent être efficaces; le coût pour créer et soumettre les renseignements doit être minimal.
• Les exigences en matière de production de rapports doivent mettre à profit les sources de données existantes et ne doivent pas reproduire des exigences déjà en place.

Lorsqu’il examinera des politiques existantes ou lorsqu’il introduira de nouvelles politiques, le Secrétariat devra préciser dans une nouvelle directive que l’effort, les coûts supplémentaires et la valeur doivent également être pris en compte pour élaborer des exigences en matière de production de rapports.

La directive sera mise en place d’ici le 31 mars 2016.

Réponse de la Commission — Recommandation acceptée. Par l’entremise de son Projet d’amélioration de l’intégration amorcé en janvier 2014, la Commission de la fonction publique du Canada examine son processus d’élaboration de politiques et ses mécanismes de surveillance connexes afin de s’assurer que la reddition de comptes attendue tienne compte de l’effort, du coût et de la valeur.

2.44 Recommandation — À mesure qu’il revoit ses politiques et en introduit de nouvelles, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait moduler ses exigences en matière de rapports en fonction de la taille et du mandat des organisations qui font rapport.

Réponse du Secrétariat — Recommandation acceptée. En plus de la réponse de la direction à la recommandation au paragraphe 2.43, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada précisera également dans la directive qui sera élaborée en matière de production de rapports que la taille et le mandat d’une organisation déclarante doivent également être pris en compte.

Le Secrétariat ne dispose pas d’un répertoire complet et à jour des exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor

2.45 Nous avons constaté que le Conseil du Trésor imposait de nombreuses exigences en matière de rapports aux organisations fédérales. Cependant, le Secrétariat ne tient pas une liste exhaustive et à jour ni un calendrier de ces exigences qu’il pourrait communiquer à l’interne, à d’autres organisations fédérales ou au public.

2.46 Notre analyse à l’appui de cette constatation rend compte de ce que nous avons examiné et porte sur :

• la compréhension par le Secrétariat de l’étendue des exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor.

2.47 Cette constatation est importante parce que s’ils connaissaient bien l’étendue et le calendrier de présentation des rapports récurrents, les organismes centraux seraient mieux à même de revoir les exigences en matière de rapports et de les coordonner avec les échéances des nombreuses demandes d’information. Tenir un répertoire rehausserait l’efficience globale en permettant d’éviter ou d’éliminer les exigences qui font double emploi. Cela aiderait aussi les organisations fédérales à mieux planifier les ressources nécessaires pour se conformer de manière efficiente aux exigences récurrentes en matière de rapports.

2.48 Notre recommandation relativement au secteur examiné est présentée au paragraphe 2.53.

2.49 Ce que nous avons examiné — Nous avons examiné l’information fournie par le Secrétariat sur toutes les exigences récurrentes en matière de rapports. Nous avons aussi examiné certains rapports que nous avons retenus parmi ceux qui sont prescrits par la législation.

2.50 La compréhension par le Secrétariat de l’étendue des exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor — Il nous a été difficile de déterminer l’étendue globale des exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor. Après de longues discussions avec le Secrétariat, nous avons déterminé que le Conseil du Trésor avait 60 exigences récurrentes en matière de rapports découlant de ses politiques, directives et normes. Nous avons aussi constaté qu’il n’y avait ni liste ni calendrier exhaustifs et actualisés pour les rapports exigés et que le Secrétariat ne faisait aucun suivi pour savoir si les exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor augmentaient ou diminuaient.

2.51 Lors de consultations menées par le Secrétariat en 2012, les organisations fédérales ont demandé un calendrier général ou un répertoire des exigences en matière de rapports pour les aider à coordonner la production des rapports selon les échéances fixées et à affecter les ressources nécessaires pour s’y conformer. Les organisations fédérales ont aussi admis qu’un calendrier serait utile aussi pour éviter le double emploi et améliorer la collecte des données, deux éléments fondamentaux de l’efficience. Lors des consultations que nous avons menées pendant l’audit auprès du Réseau des administrateurs de petits organismes – organe consultatif formé de fonctionnaires d’organisations fédérales de petite taille –, on nous a également indiqué qu’il faudrait un répertoire.

2.52 Nous avons constaté que le Secrétariat n’avait pas donné suite à cette demande. À notre avis, un répertoire aiderait le Secrétariat à réduire le fardeau administratif que représentent les exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor pour les organisations fédérales. Un tel outil aiderait aussi les organisations qui font rapport à préparer les rapports exigés de manière efficiente.

2.53 Recommandation — Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait élaborer et publier un répertoire et un calendrier complets et à jour des exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor.

Réponse du Secrétariat — Recommandation acceptée. Par l’entremise du présent audit, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le Bureau du vérificateur général du Canada ont rédigé une liste des rapports périodiques que les ministères et les organismes sont tenus de remettre. Le Secrétariat mettra cette liste à la disposition du public sur le site Web du Secrétariat d’ici le printemps 2016, y compris un calendrier de toutes les échéances correspondantes. La liste sera continuellement mise à jour.

Les organisations fédérales ne se conformaient pas aux exigences en matière de rapports visant avant tout à appuyer le processus décisionnel interne

2.54 Nous avons constaté que les organisations fédérales avaient préparé la plupart des rapports retenus pour l’audit, à l’exception des plans de sécurité ministériels et des plans ministériels d’investissement, et ce, dans l’ensemble du gouvernement. Or ces deux rapports visent principalement à appuyer le processus décisionnel interne.

2.55 Notre analyse à l’appui de cette constatation rend compte de ce que nous avons examiné et porte sur :

• la conformité aux exigences en matière de rapports;
• la surveillance de la conformité aux exigences par les organismes centraux.

2.56 Cette constatation est importante parce que les exigences en matière de rapports visent à favoriser l’efficacité au sein de l’administration publique, y compris la collecte d’informations susceptibles d’éclairer la prise de décisions interne dans des secteurs tels que l’élaboration de politiques et la gestion de programmes. Si les rapports exigés ne sont pas établis, il se peut que les organisations fédérales fonctionnent sans disposer d’informations jugées importantes pour leur gestion interne.

2.57 Notre recommandation relativement au secteur examiné est présentée au paragraphe 2.68.

2.58 Ce que nous avons examiné — Nous avons examiné si les sept organisations fédérales choisies pour notre audit avaient préparé les rapports exigés et si elles avaient des processus de contrôle pour assurer la qualité des rapports. De plus, nous avons examiné l’information des organismes centraux et des sites Web des entités pour déterminer si toutes les organisations fédérales avaient préparé les rapports exigés. Nous avons également examiné si les organismes centraux avaient surveillé la conformité à ces exigences et pris des mesures en cas de non-conformité. Enfin, nous avons examiné les réponses au questionnaire envoyé à 51 entités pour déterminer comment elles avaient utilisé l’information communiquée dans les rapports.

2.59 La conformité aux exigences en matière de rapports — Nous avons constaté que les sept organisations fédérales examinées se conformaient à la plupart des exigences en matière de rapports retenues. Nous avons aussi constaté qu’elles avaient instauré des processus de contrôle de la qualité des rapports, notamment un examen interne du contenu des rapports et un processus d’approbation.

2.60 De plus, nous avons examiné si toutes les organisations fédérales assujetties aux exigences en matière de rapports retenues avaient préparé les rapports exigés. Nous avons constaté que la plupart de ces entités l’avaient fait (voir la pièce 2.3). Nous avons aussi constaté que les organisations fédérales de petite taille se conformaient généralement moins aux exigences que celles de grande taille.

2.61 Bien que nous ayons constaté que le taux de conformité était élevé pour la plupart des exigences en matière de rapports que nous avons examinées, nous avons remarqué que la conformité était relativement faible pour les plans ministériels d’investissement et qu’elle était encore plus faible pour les plans de sécurité ministériels. Or l’utilité première de ces deux rapports est d’appuyer le processus décisionnel interne. Il se pourrait donc que les organisations fédérales qui ne se conforment pas à ces exigences fonctionnent sans disposer de toutes les informations essentielles à leur gestion interne. Parmi tous les rapports que nous avons examinés, ce sont les plans de sécurité ministériels qui ont été jugés par les répondants à notre questionnaire comme étant les plus utiles à la prise de décisions interne.

2.62 La surveillance de la conformité aux exigences par les organismes centraux — Nous avons constaté que le Secrétariat et la Commission avaient adopté des approches diverses pour surveiller la conformité aux exigences en matière de rapports et qu’ils avaient instauré des sanctions pour les cas de non-conformité.

2.63 Nous avons constaté que la Commission utilisait le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation pour surveiller la conformité aux exigences du Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation. Nous avons aussi constaté que la Commission avait établi des mesures pour régler les cas de non-conformité. Par exemple, si une organisation fédérale ne présente pas le rapport en question, la Commission peut limiter ou annuler les pouvoirs délégués en matière de dotation en personnel jusqu’à ce que l’entité se conforme à l’exigence.

2.64 Nous avons constaté que le Secrétariat utilisait diverses méthodes pour surveiller la conformité aux exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor. Mentionnons le Cadre de responsabilisation de gestion ainsi que les échanges entre les analystes du Secrétariat et les organisations fédérales. En examinant de quelle manière la conformité était surveillée, nous avons constaté que le taux de conformité était élevé lorsque le Secrétariat rappelait aux entités l’obligation qui leur était faite de se conformer aux exigences. À l’inverse, lorsqu’il n’y avait pas de suivi, le taux de conformité était plus faible.

2.65 Nous avons constaté que les méthodes appliquées par le Secrétariat pour surveiller la conformité à l’exigence d’établir un plan de sécurité ministériel différaient d’une période à l’autre et ne visaient pas toutes les organisations assujetties à cette exigence. Établie en 2009, cette exigence oblige toutes les entités visées à définir un plan de sécurité ministériel au plus tard en juin 2012. Dans les faits, 51 % des entités visées ont produit un tel plan (voir la pièce 2.3).

2.66 C’est à l’automne de 2011 que le Secrétariat a voulu la première fois vérifier la conformité à cette exigence, lors de son évaluation annuelle en vertu du Cadre de responsabilisation de gestion. À ce moment-là, le Secrétariat avait demandé à 25 des 109 organisations fédérales devant présenter un plan de sécurité ministériel de soumettre l’ébauche ou la version définitive de leur plan. Trois de ces 25 entités ont soumis la version définitive de leur plan et les 22 autres ont soumis une ébauche.

2.67 En juin 2012, le Secrétariat a envoyé un questionnaire à 95 des 109 organisations fédérales assujetties à cette exigence en matière de rapports pour leur demander si elles avaient bien élaboré un plan de sécurité. De ces 95 organisations, 81 ont répondu aux questions et 14 ne l’ont pas fait. Le Secrétariat ne connaît donc pas l’état d’avancement du plan de sécurité ministériel de 28 des 109 organisations fédérales qui sont assujetties à cette exigence. C’est la dernière fois que le Secrétariat s’est employé de façon systématique à savoir combien d’organisations fédérales s’étaient conformées à l’exigence d’élaborer un plan de sécurité ministériel.

2.68 Recommandation — Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait surveiller la conformité des organisations fédérales aux exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor en fonction des risques et faire un suivi des cas de non-conformité, s’il y a lieu.

Réponse du Secrétariat — Recommandation acceptée. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada continuera de contrôler la conformité à l’égard des exigences du Conseil du Trésor, y compris les exigences en matière de production de rapports en fonction des risques, et effectuera au besoin un suivi conformément au cadre du Conseil du Trésor sur la gestion de la conformité qui respecte la principale responsabilité des administrateurs généraux : assurer la conformité à l’égard des politiques du Conseil du Trésor.

En ce qui concerne les conclusions du vérificateur général liées aux plans de sécurité ministériels, le Secrétariat renforcera les efforts pour aider les organisations à se conformer totalement aux exigences des politiques du Conseil du Trésor portant sur la mise en place d’un plan de sécurité ministériel. Le cadre de contrôle de la Politique sur la sécurité du gouvernement sera amélioré et le Secrétariat examinera les processus basés sur les risques au moyen desquels on demandera aux ministères de fournir une confirmation annuelle de l’examen et de la mise à jour du plan de sécurité ministériel.

Le cadre de contrôle révisé sera mis en place d’ici le 1^er avril 2016.

Utilisation de l’information communiquée

2.69 Dans l’ensemble, nous avons constaté que les rapports qui visent à soutenir la reddition de comptes en démontrant la conformité aux politiques et aux lois sont utilisés à ces fins. Cependant, les organisations fédérales utilisaient peu l’information communiquée aux fins de la prise de décisions interne, et ce, même lorsque c’est l’utilité première des rapports exigés. De plus, nous avons cerné des possibilités d’étendre l’utilité de l’information communiquée au-delà de son utilité première afin de mieux appuyer la prise de décisions des organisations fédérales et des parlementaires.

2.70 Cette constatation est importante parce que les organisations fédérales se voient imposer de nombreuses exigences en matière de rapports et qu’elles y consacrent des ressources. Pour que l’utilisation de ces ressources soit efficiente, les rapports produits doivent à la fois servir aux fins prévues et répondre à la gamme de besoins la plus large possible.

2.71 La présentation de rapports est un moyen pour les organisations fédérales de donner suite à l’engagement qu’elles ont pris de valoriser la transparence dans la fonction publique, de confirmer leur conformité, de rendre des comptes aux organismes centraux et de rassembler des informations à l’appui de la prise de décisions interne. Il est donc important que les exigences en matière de rapports donnent lieu à la production d’une information qui sert aux fins prévues.

La plupart des rapports exigés ont servi aux fins prévues

2.72 Nous avons constaté que les rapports examinés qui visaient à favoriser la transparence et la reddition de comptes étaient utilisés à ces fins. Cependant, même si les rapports financiers trimestriels sont publiés sur les sites Web des organisations dans un souci de transparence, nous n’avons pu déterminer dans quelle mesure ils favorisaient la reddition de comptes envers le Parlement. De plus, lors de notre examen de deux des rapports visant à appuyer la prise de décisions interne (les plans de sécurité ministériels et les plans ministériels d’investissement), nous avons constaté que l’un de ces rapports ne servait pas systématiquement aux fins prévues.

2.73 Notre analyse à l’appui de cette constatation rend compte de ce que nous avons examiné et porte sur :

• l’utilisation par les organisations fédérales de l’information communiquée dans les rapports;
• l’utilisation par les organismes centraux de l’information communiquée dans les rapports;
• l’utilisation des rapports financiers trimestriels.

2.74 Cette constatation est importante parce que les organisations fédérales se voient imposer de nombreuses exigences en matière de rapports et y consacrent des ressources. Pour que l’utilisation de ces ressources soit efficiente, les rapports produits doivent servir aux fins prévues.

2.75 Notre recommandation relativement au secteur examiné est présentée au paragraphe 2.85.

2.76 Ce que nous avons examiné — Nous avons examiné si les organisations fédérales qui sont assujetties aux exigences en matière de rapports retenues utilisaient l’information qu’elles avaient préparée aux fins prévues de transparence, de reddition de comptes aux organismes centraux ou de prise de décisions interne. De plus, nous avons examiné si le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) et la Commission de la fonction publique du Canada (la Commission), en tant qu’organismes centraux, utilisaient l’information produite en réponse aux exigences en matière de rapports. Nous avons aussi analysé les données du questionnaire envoyé à 51 organisations fédérales pour déterminer dans quelle mesure et comment elles utilisaient l’information produite en réponse aux exigences en matière de rapports retenues.

2.77 L’utilisation par les organisations fédérales de l’information communiquée dans les rapports — Pour les organisations fédérales qui sont assujetties aux exigences en matière de rapports retenues, nous avons constaté que les rapports destinés avant tout à des fins externes de reddition de comptes, de surveillance de la conformité et de transparence étaient utilisés à ces fins. Par exemple, les organisations utilisent la divulgation proactive des marchés à des fins de transparence. De la même manière, elles utilisent le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation comme outil de conformité et de reddition de comptes.

2.78 Bien que certains rapports que nous avons examinés aient été jugés utiles pour assurer la transparence et la reddition de comptes à l’extérieur des organisations, leur utilité pour la prise de décisions interne variait selon les répondants. Par exemple, certains ont indiqué que le Bilan annuel sur les langues officielles était utile à des fins de planification organisationnelle et que le rapport annuel sur le Programme de gestion du rendement pour les cadres supérieurs était utile pour la gestion interne des ressources humaines.

2.79 Par contre, nous avons constaté que plus de la moitié des organisations ayant répondu au questionnaire avaient indiqué que les plans ministériels d’investissement – censés soutenir la gestion interne des ressources dans les organisations fédérales – étaient peu utiles. À notre avis, pour optimiser l’efficience des rapports, il faut que les informations qu’ils renferment soient utiles aux organisations qui les produisent.

2.80 L’utilisation par les organismes centraux de l’information communiquée dans les rapports — Nous avons aussi constaté que le Secrétariat et la Commission, dans leur rôle d’organismes centraux, utilisaient l’information communiquée dans les rapports avant tout aux fins prévues de reddition de comptes et de surveillance de la conformité. La Commission utilise par exemple l’information produite dans le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation pour vérifier la conformité aux pouvoirs qu’elle délègue aux ministères et organismes. De même, l’information sur les langues officielles demandée par le Secrétariat et la Commission est utilisée pour surveiller la conformité et rendre des comptes au Parlement.

2.81 L’utilisation des rapports financiers trimestriels — Les rapports financiers trimestriels visent avant tout à favoriser la reddition de comptes et la transparence, surtout envers le Parlement. L’obligation qui est faite aux organisations fédérales d’établir des rapports financiers trimestriels a été instaurée en 2009 en vertu d’une modification à la Loi sur la gestion des finances publiques. Le contenu général de ces rapports est prescrit par la Loi, mais la responsabilité de définir les modalités particulières d’établissement des rapports a été confiée au Conseil du Trésor. Celui-ci les a définies par la suite dans les Normes comptables du Conseil du Trésor.

2.82 En 2014, le Secrétariat a procédé à un examen des rapports financiers trimestriels. Cet examen lui a permis de conclure que les rapports pourraient être révisés en vue de mieux répondre aux besoins en matière d’information des parlementaires et d’alléger les efforts nécessaires à leur établissement.

2.83 Nous n’avons recensé qu’un seul utilisateur régulier des informations présentées dans ces rapports, à savoir le Bureau du directeur parlementaire du budget. Celui-ci les utilise pour préparer, en cours d’exercice, les évaluations des dépenses destinées aux parlementaires. Cependant, même cette organisation estime que dans leur forme actuelle, ces rapports financiers trimestriels ont une utilité limitée. Nous ne nous sommes pas entretenus directement avec les parlementaires dans le cadre nos travaux d’audit.

2.84 En examinant l’utilité des rapports financiers trimestriels au-delà des fins prévues, nous avons aussi constaté qu’un petit nombre seulement des 51 répondants à notre questionnaire, y compris des sociétés d’État, avaient indiqué qu’ils utilisaient ces rapports pour prendre des décisions internes. Par ailleurs, le Secrétariat fait peu usage de ces rapports dans le cadre de son rôle d’organisme central.

2.85 Recommandation — Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait effectuer un suivi de l’examen des rapports financiers trimestriels mené en 2014 et passer en revue les modalités précises d’établissement de ces rapports en vue de déterminer s’il n’y aurait pas des façons plus efficientes de satisfaire aux obligations de rendre compte tous les trimestres que prévoit la Loi sur la gestion des finances publiques.

Réponse du Secrétariat — Recommandation acceptée. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada entreprendra un examen de l’utilité des rapports financiers trimestriels, dans leur forme actuelle, conjointement avec de nouveaux mécanismes de production de rapports (par exemple InfoBase du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada) qui ont été mis en œuvre depuis que l’exigence a été adoptée dans la Loi sur la gestion des finances publiques en vue de s’assurer que le respect des exigences en matière de reddition de comptes est le plus efficace possible.

L’efficience des rapports n’a pas fait l’objet d’une attention suffisante

2.86 Nous avons constaté qu’il était possible d’améliorer l’efficience des rapports des organisations fédérales. Comme il a été souligné précédemment, plusieurs de nos constatations ont trait à l’efficience.

2.87 Notre analyse à l’appui de cette constatation s’appuie sur des constatations d’autres sections du présent rapport et porte sur :

• l’estimation des efforts demandés pour se conformer aux exigences en matière de rapports;
• la préparation et l’utilisation des rapports exigés.

2.88 Cette constatation est importante parce que les organisations fédérales sont assujetties à de nombreuses exigences en matière de rapports qui visent à soutenir la reddition de comptes, la transparence et la gestion interne des organisations qui font rapport. Dans un souci d’efficience, ces exigences doivent servir aux fins prévues sans imposer un surcroît d’efforts ou un fardeau administratif excessif, ni faire double emploi.

2.89 Nos recommandations relativement à l’efficience des rapports sont présentées aux paragraphes 2.43, 2.44, 2.68, 2.85 et 2.100.

2.90 Ce que nous avons examiné — Nos constatations au sujet de l’efficience des rapports découlent de nos travaux d’examen, lesquels sont documentés dans d’autres sections « Ce que nous avons examiné » du présent rapport.

2.91 L’estimation des efforts demandés pour se conformer aux exigences en matière de rapports — Nous avons constaté que les organismes centraux n’avaient pas déterminé les efforts demandés pour se conformer aux exigences en matière de rapports que nous avons examinées. Nous avons aussi constaté que le Secrétariat n’avait pas élaboré un répertoire des exigences en matière de rapports du Conseil du Trésor. Or, un tel outil pourrait se révéler utile pour éviter le double emploi, pour faire le suivi de toute la gamme des exigences et aider les organisations qui font rapport à préparer avec efficience les rapports exigés (voir les constatations connexes aux paragraphes 2.36 à 2.40 et 2.50 à 2.52).

2.92 La préparation et l’utilisation des rapports exigés — Nous avons aussi constaté que certains des rapports exigés n’étaient pas préparés, ce qui prive les décideurs d’informations importantes (voir les paragraphes 2.59 à 2.67). De même, l’information contenue dans certains des rapports préparés n’a pas été utilisée à son plein potentiel (voir les paragraphes 2.93 à 2.99). Il est donc possible que des ressources importantes soient consacrées à la préparation de rapports qui ne sont que peu ou pas utilisés (voir les paragraphes 2.72 à 2.84).

L’information n’a pas été exploitée à son plein potentiel

2.93 Nous avons constaté que les rapports pouvaient servir à d’autres fins que celles qui sont prévues. Nous avons relevé des moyens d’améliorer leur utilité de manière à répondre aux besoins très diversifiés des organisations fédérales.

2.94 Notre analyse à l’appui de cette constatation rend compte de ce que nous avons examiné et porte sur :

• l’utilisation de l’information communiquée à des fins qui dépassent celles prévues;
• les moyens possibles d’accroître l’utilisation de l’information communiquée.

2.95 Les organisations fédérales sont assujetties à de nombreuses exigences en matière de rapports et y consacrent des ressources. Pour optimiser l’utilisation de ces ressources, les rapports produits doivent à la fois servir aux fins prévues et répondre à une gamme de besoins la plus large possible.

2.96 Notre recommandation relativement à ce secteur examiné est présentée au paragraphe 2.100.

2.97 Ce que nous avons examiné — Nous avons examiné si les organisations fédérales utilisaient l’information communiquée dans les rapports exigés à des fins qui dépassent celles prévues.

2.98 L’utilisation de l’information communiquée à des fins qui dépassent celles prévues — Nous avons constaté que certaines des informations communiquées étaient utilisées à des fins qui allaient au-delà de celles qui étaient prévues. Le Secrétariat par exemple a amplement utilisé l’information communiquée par les organisations fédérales dans leur plan ministériel d’investissement, bien que l’utilité première de ce rapport soit de soutenir la gestion interne des organisations en tant que telles. Nous avons aussi constaté que divers services du Secrétariat utilisaient cette information notamment pour mettre en évidence les investissements complexes à risque élevé et aider les organisations fédérales à améliorer leurs pratiques en matière de gestion en déterminant les secteurs qui nécessitent des directives complémentaires.

2.99 Les moyens possibles d’accroître l’utilisation de l’information communiquée — Au cours de l’audit, nous avons relevé un certain nombre de moyens pouvant accroître l’utilisation des rapports que nous avons examinés :

• Recenser les questions et les stratégies transversales — Nous avons constaté que le Secrétariat n’avait pas profité de la possibilité d’utiliser l’information contenue dans les plans de sécurité ministériels préparés par les organisations fédérales. D’après le Secrétariat, ces plans étaient exigés parce qu’aucune autre source d’information ne donnait une évaluation intégrée des risques en matière de sécurité de portée horizontale, ou à l’échelle du gouvernement dans son ensemble. Malgré cela, nous avons constaté que le taux de conformité à cette exigence était le plus bas parmi les rapports que nous avons examinés. Bien que le Secrétariat ait examiné les plans reçus et les ait utilisés pour appuyer son examen des politiques, il n’a pas utilisé l’information contenue dans ces rapports pour mettre en évidence par exemple des problèmes de sécurité de vaste portée au sein du gouvernement.
• Utiliser d’autres méthodes de publication — À notre avis, la façon dont l’information communiquée est diffusée peut avoir une incidence sur son utilisation. Le Secrétariat pourrait accroître l’utilisation qui est faite de l’information contenue dans certains des rapports exigés en la publiant sur des portails centraux plutôt que sur les sites individuels des organisations qui font rapport. Vers la fin de 2014, le Secrétariat a publié des données découlant de la divulgation proactive des marchés de 20 organisations fédérales de moyenne ou grande taille sur un portail centralisé, pour en rendre l’information publique. Résultat : les utilisateurs peuvent facilement consulter des données qui sont adaptées à leurs besoins. Ils peuvent, par exemple, consulter les renseignements sur les contrats par type de contrat ou fournisseur ou pour des périodes précises, sans avoir à visiter le site Web de chaque organisation respective.
• Solliciter les commentaires des organisations qui font rapport — Il pourrait être possible d’accroître, pour les organisations fédérales et les principaux utilisateurs, l’utilité des informations communiquées si les organismes centraux favorisaient les échanges avec les organisations. Par exemple, lorsqu’elle a réexaminé ses rapports sur la dotation en personnel, la Commission a demandé aux administrateurs généraux de lui communiquer leurs commentaires pour savoir comment rendre cette information plus utile. En s’inspirant des commentaires reçus, elle a modifié ses exigences en matière de rapports pour que l’information produite soit utile aux administrateurs généraux des organisations. Les répondants à notre questionnaire ont indiqué que les rapports ministériels sur l’obligation de rendre compte en dotation étaient utiles à l’interne dans les secteurs de la gestion des ressources humaines, de la gestion des risques et de la planification organisationnelle.

2.100 Recommandation — Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et la Commission de la fonction publique du Canada devraient mieux recenser les possibilités d’accroître l’utilisation de l’information produite en réponse aux exigences en matière de rapports et devraient en tirer parti.

Réponse du Secrétariat — Recommandation acceptée. En plus des réponses de la direction aux recommandations aux paragraphes 2.43 et 2.44, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada précisera également dans la directive que les ministères et les organismes doivent être consultés sur l’élaboration des exigences en matière de production de rapports afin de déterminer les occasions d’améliorer l’utilité des renseignements pour les organisations elles-mêmes.

Réponse de la Commission — Recommandation acceptée. La Commission de la fonction publique du Canada travaillera avec les ministères fédéraux en vue d’accroître l’utilisation et la valeur de l’information requise en matière de reddition de comptes tant pour la Commission que pour les ministères. Des travaux en ce sens ont déjà été entrepris dans des domaines tels que le Rapport ministériel sur l’obligation de rendre compte en dotation.

Conclusion

2.101 Nous avons conclu que parmi les rapports examinés dans le cadre de notre audit, ceux qui visaient à favoriser la reddition de comptes et la transparence atteignaient l’objectif prévu. Cette conclusion ne s’applique toutefois pas aux rapports financiers trimestriels. Bien que ces rapports soient établis dans un souci de transparence, il aurait été possible d’améliorer leur utilité sur le plan de la reddition de comptes au Parlement.

2.102 Nous avons aussi conclu qu’un des deux rapports examinés qui sont destinés à produire des informations visant à appuyer le processus décisionnel interne ne servait pas systématiquement à cette fin.

2.103 Enfin, nous avons conclu que l’efficience des rapports ne faisait pas l’objet d’une attention suffisante. Les efforts visant à améliorer l’efficience seraient plus efficaces si les coûts rattachés à la préparation des rapports exigés étaient connus et que la taille et le mandat des organisations qui font rapport étaient pris en compte. Les rapports des organisations fédérales pourraient aussi être plus efficients si l’on s’assurait que l’information communiquée sert à la fois aux fins prévues et, le cas échéant, à des fins plus diversifiées.