Automne 2014 — Rapport du vérificateur général du Canada Chapitre 7 — Le patrimoine documentaire du gouvernement du Canada — Bibliothèque et Archives Canada

Automne 2014 — Rapport du vérificateur général du Canada
Chapitre 7 — Le patrimoine documentaire du gouvernement du Canada — Bibliothèque et Archives Canada

Introduction

Contexte

7.1 Bibliothèque et Archives Canada joue le rôle de dépositaire permanent du patrimoine documentaire du Canada, qui se compose de publications et de documents du gouvernement fédéral qui présentent une valeur nationale continue. L’Institution a pour mission d’acquérir et de préserver les documents à valeur archivistique et de les rendre accessibles au grand public. Sa collection se compose notamment de documents audiovisuels, de photographies, d’œuvres d’art et de documents électroniques. Selon la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, Bibliothèque et Archives Canada est « la mémoire permanente de l’administration fédérale et de ses institutions ».

7.2 Pour constituer une collection de documents fédéraux à valeur archivistique, Bibliothèque et Archives Canada doit pouvoir compter sur la collaboration des institutions fédérales. Celles-ci doivent en effet lui transmettre les documents à la fin des périodes de conservation. L’Institution doit aussi compter sur la collaboration du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui s’assure que les institutions fédérales respectent la Politique sur la gestion de l’information du Conseil du Trésor.

7.3 La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada habilite Bibliothèque et Archives Canada à déterminer les documents fédéraux qui présentent une valeur archivistique et à définir les modalités de leur transfert sous la garde ou la responsabilité du bibliothécaire et archiviste du Canada. À cette fin, Bibliothèque et Archives Canada émet des autorisations de disposition qui précisent les modalités pour traiter les documents qui n’ont plus aucune valeur opérationnelle à la fin de leur période de conservation, que ce soit par leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada, leur aliénation ou leur élimination par l’institution.

Objet de l’audit

7.4 L’audit avait pour objectif de déterminer si Bibliothèque et Archives Canada s’était acquittée de ses responsabilités relatives à l’acquisition et à la préservation du patrimoine documentaire des institutions fédérales, et en avait facilité l’accès pour les générations présentes et futures. L’audit a porté sur la période allant de l’exercice 2009-2010 à l’exercice 2014-2015. Les travaux d’audit dont il est question dans le présent chapitre ont été terminés le 30 avril 2014.

7.5 Dans le cadre de l’audit, nous avons consulté cinq institutions fédérales :

• Emploi et Développement social Canada;
• Parcs Canada;
• l’Office national du film;
• Ressources naturelles Canada;
• la Commission de vérité et de réconciliation du Canada.

7.6 Ces institutions nous ont fourni de l’information sur leur collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada, plus particulièrement sur les processus d’identification utilisés lors du transfert de leurs documents à valeur archivistique.

7.7 Notre audit a porté uniquement sur le patrimoine documentaire fédéral. La section intitulée À propos de l’audit, à la fin du présent chapitre, donne des précisions sur l’objectif, l’étendue, la méthode et les critères de l’audit.

Observations et recommandations

Acquisition, préservation et accès à la collection

7.8 En 2009, le Conseil du Trésor a émis la Directive sur la tenue de documents en vue d’aider les institutions à satisfaire aux exigences sur la tenue de documents énoncées dans la Politique sur la gestion de l’information. La Directive vise à garantir que les institutions créent, acquièrent, saisissent, gèrent et protègent l’intégrité de l’information qu’elles utilisent dans la prestation des programmes et des services publics et pour appuyer leurs services internes.

7.9 Cette directive appuie la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, qui habilite le bibliothécaire et archiviste du Canada à émettre des autorisations de disposition à l’intention des institutions fédérales. Ces autorisations précisent aux institutions fédérales de quels documents elles peuvent disposer lorsqu’ils ne sont plus nécessaires et quels documents doivent être transmis à Bibliothèque et Archives Canada à la fin de la période de conservation. Les autorisations doivent viser tous les documents de toutes les activités de programme des institutions pour empêcher la perte ou la destruction du patrimoine documentaire fédéral et ainsi assurer sa préservation pour les générations de Canadiens présentes et futures.

7.10 Dans le cadre du présent audit, nous avons vérifié si Bibliothèque et Archives Canada :

• disposait de processus pour actualiser les autorisations destinées aux institutions fédérales, et surveiller leur pertinence;
• faisait connaître sa collection de documents d’archives fédéraux au public.

7.11 Dans l’ensemble, nous avons constaté que Bibliothèque et Archives Canada n’acquérait pas tous les documents d’archives qu’elle devait acquérir des institutions fédérales. L’Institution n’a pas d’autorisations de disposition actualisées pour toutes les institutions fédérales, qui précisent les documents devant lui être transférés et les échéances des transferts. Pour ce qui est des documents acquis, Bibliothèque et Archives Canada avait un arriéré de quelque 98 000 boîtes de documents d’archives fédéraux en date d’avril 2014, et elle ne sait pas quand elle sera en mesure de terminer le traitement de ces documents et d’en faciliter l’accès au public. Ce fait est important, car les Canadiens ignorent quels documents d’archives fédéraux n’ont pas encore été transférés par les institutions à Bibliothèque et Archives Canada et lesquels sont encore dans l’arriéré de l’Institution.

Bibliothèque et Archives Canada n’acquiert pas tous les documents d’archives qu’elle devrait acquérir des institutions fédérales

7.12 Nous avons constaté que les autorisations de disposition émises par Bibliothèque et Archives Canada à l’intention des institutions fédérales ne visaient pas adéquatement tous les documents fédéraux. En effet, certaines autorisations sont désuètes, car elles ne visent pas les documents relatifs aux nouveaux programmes ou les modifications à des activités de programme en vigueur. Au cours de l’exercice 2009-2010, Bibliothèque et Archives Canada a lancé une feuille de route de cinq ans pour encadrer ses activités relatives aux documents fédéraux. Un des principaux objectifs de cette feuille de route était de favoriser la mise en œuvre de la nouvelle Directive sur la tenue de documents émise par le Conseil du Trésor en juin 2009. La nouvelle directive a incité Bibliothèque et Archives Canada à revoir ses responsabilités permanentes à l’égard des modalités de disposition par les institutions des documents qui n’ont plus de valeur opérationnelle, et à déterminer les autorisations de disposition qui doivent faire l’objet d’un suivi auprès des institutions pour assurer le respect de leurs modalités. Depuis 2009, l’Institution a réussi à actualiser les autorisations visant seulement 30 des 195 institutions qui sont assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

7.13 Cette constatation est importante, car faute d’autorisations de disposition visant tous les documents relatifs à l’ensemble des activités de programme des institutions fédérales, Bibliothèque et Archives Canada ne peut pas avoir l’assurance d’acquérir tous les documents qui présentent une valeur archivistique à la fin de leurs périodes de conservation. Après avoir consulté les cinq institutions retenues aux fins de l’audit, pour voir où en étaient leurs autorisations de disposition, nous avons constaté que certaines conservaient des documents parce que ceux-ci n’étaient pas visés par une autorisation de disposition et n’avaient donc pas encore été évalués (voir la pièce 7.1).

7.14 La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada précise que la disposition ou la destruction des documents fédéraux est subordonnée à l’autorisation écrite du bibliothécaire et archiviste du Canada, ou de la personne à qui il a délégué ce pouvoir par écrit. De plus, la Loi prévoit que les documents qui présentent une valeur archivistique soient transférés sous la garde ou la responsabilité de Bibliothèque et Archives Canada. Ce transfert doit être effectué selon une autorisation de disposition qui précise, notamment, les obligations, les critères du transfert et les conséquences du non-respect des modalités de l’autorisation.

7.15 Il incombe à chaque institution fédérale de déterminer les documents qui ont une valeur opérationnelle et d’informer Bibliothèque et Archives Canada de tout changement qui pourrait influer sur les autorisations de disposition. Bibliothèque et Archives Canada doit, quant à elle, recenser et acquérir les documents à valeur archivistique, notamment les comptes rendus de décisions, les mémoires au Cabinet, les exposés et les documents d’information. Pour assurer la protection de tous les documents à valeur archivistique pendant tout leur cycle de vie, notamment lors de leur transfert en temps voulu à Bibliothèque et Archives Canada, toutes les activités de programme de chaque institution doivent être visées par une autorisation.

7.16 Nous avons aussi constaté que Bibliothèque et Archives Canada n’avait pas de programme pour surveiller le caractère adéquat des autorisations de disposition avec les institutions. Or, selon la directive sur les autorisations de disposition de Bibliothèque et Archives Canada, ses archivistes doivent assurer le suivi des autorisations pour vérifier si elles sont toujours efficaces. Cette fonction de suivi vise à donner l’assurance que la couverture des autorisations est adéquate et que le patrimoine documentaire fédéral est transféré, le cas échéant, sous la garde et la responsabilité de Bibliothèque et Archives Canada. Les représentants de l’Institution a nous ont indiqué que le patrimoine documentaire fédéral n’était pas entièrement couvert par les autorisations en vigueur et que la couverture devait être réévaluée en continu.

7.17 Recommandation — Bibliothèque et Archives Canada devrait s’assurer que toutes les autorisations de disposition d’archives fédérales sont tenues à jour. Pour ce faire, elle devrait élaborer un plan, assorti d’échéances réalistes, pour encadrer l’émission et la mise à jour des autorisations de disposition nécessaires. Elle devrait aussi continuer de collaborer avec les institutions fédérales et de surveiller le caractère adéquat des autorisations en vigueur.

Bibliothèque et Archives Canada a un arriéré de 98 000 boîtes de documents d’archives

7.18 Nous avons constaté qu’en avril 2014, Bibliothèque et Archives Canada avait un arriéré d’environ 98 000 boîtes de documents d’archives fédéraux sur divers supports, envoyés par des institutions et qu’elle n’avait pas encore intégrés à sa collection. Cet arriéré est constitué de documents que Bibliothèque et Archives Canada n’a pu traiter dans un délai de 60 jours. Certaines boîtes sont en attente de traitement depuis plusieurs dizaines d’années. Bibliothèque et Archives Canada a confirmé que l’arriéré d’archives avait augmenté au fil des ans et qu’elle n’avait aucun plan approuvé pour l’éliminer.

7.19 Cette constatation est importante, car le contenu des boîtes dans l’arriéré demeurera inconnu à moins que Bibliothèque et Archives Canada reçoive une demande d’information officielle visant des boîtes particulières dans l’arriéré. Pour que le contenu soit connu, ces boîtes – qui peuvent renfermer des documents papier, des cartes, des microfiches, des documents numériques et des enregistrements sonores – doivent être ouvertes et examinées manuellement, un processus qui exige beaucoup de temps et de ressources. Bibliothèque et Archives Canada a notamment confirmé que l’arriéré de 98 000 boîtes comprenait environ 24 000 boîtes de dossiers militaires, certains conservés sur microfilms, qui remontent aussi loin que 1890, et environ :

• 9 800 boîtes de Transports Canada;
• 7 200 boîtes d’Industrie Canada;
• 6 400 boîtes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
• 5 200 boîtes du ministère de la Justice Canada.

7.20 Dans sa Politique pour rendre la collection repérable, Bibliothèque et Archives Canada indique que les documents dans sa collection de patrimoine documentaire deviennent repérables lorsqu’il est possible de consulter l’information sur leur existence, leur description, leur emplacement et leur disponibilité. Pour mettre cette information à la disposition du public, les institutions fédérales dont proviennent les documents doivent élaborer des instruments de recherche.

7.21 La qualité des instruments de recherche ayant varié au fil des ans, elle est source d’inefficacité dans la recherche documentaire. Par exemple, il a été difficile de trouver les documents relatifs au système des pensionnats indiens et de les transmettre à la Commission de vérité et de réconciliation du Canada en raison de lacunes dans les instruments de recherche (voir la pièce 7.2). En 2013, Bibliothèque et Archives Canada a instauré de nouveaux critères d’entrée pour le transfert des documents d’archives, qui obligent les institutions à fournir des descriptions détaillées du contenu des documents transférés.

7.22 Nous avons également constaté que Bibliothèque et Archives Canada n’avait pas établi une méthode normalisée pour déterminer le contenu de son arriéré d’archives. Elle n’avait pas non plus estimé le temps moyen de traitement des documents pour chaque type de support. C’est ainsi que le système d’inventaire de l’arriéré ne fait pas la distinction entre les divers types de documents que pourrait contenir une boîte : documents papier, cartes ou divers formats numériques multiples – disquettes, CD, DVD ou clés USB. Ce manque de distinction est une lacune grave, car un support numérique peut correspondre à des documents faisant des millions de pages sur papier, ce qui peut augmenter considérablement la quantité de l’information à traiter. Comme Bibliothèque et Archives Canada ne sait pas combien de temps il faudra pour traiter les documents, elle ne peut pas déterminer les ressources qu’elle doit allouer pour éliminer l’arriéré.

7.23 Les représentants de Bibliothèque et Archives Canada nous ont fait savoir que 600 000 dollars avaient été alloués en 2014 pour traiter une partie de l’arriéré. Cependant, ce plan visait avant tout les collections privées et ne concernait qu’une partie des documents fédéraux. Le plan et le budget ne montrent pas comment ni quand l’arriéré de documents fédéraux sera résorbé, ni combien cela coûtera.

7.24 Recommandation — Bibliothèque et Archives Canada devrait élaborer et mettre en œuvre un plan qui prévoit une stratégie, des ressources et un budget contenant des estimations des coûts et des gains d’efficience, et un calendrier pour éliminer l’arriéré de patrimoine documentaire fédéral. La progression des travaux devrait être évaluée et communiquée régulièrement à la direction.

Réponse de l’Institution — Recommandation acceptée. Au cours de l’automne 2014, Bibliothèque et Archives Canada mettra sur pied un groupe de travail spécial et adoptera un plan visant à éliminer d’ici décembre 2015 l’arriéré de documents du gouvernement canadien. Des rapports trimestriels sur l’avancement des travaux seront présentés à la haute direction de Bibliothèque et Archives Canada.

Maturité numérique

7.25 Bibliothèque et Archives Canada précise dans ses plans opérationnels qu’elle compte augmenter progressivement le traitement des contenus numériques et que les documents numériques constitueront le format privilégié d’ici 2017. C’est donc dire que les institutions fédérales doivent transférer en format numérique à Bibliothèque et Archives Canada leurs documents d’origine numérique à la fin de leur période de conservation. Pour être en mesure de traiter ce volume croissant de données numériques, Bibliothèque et Archives Canada doit inscrire ces plans dans sa vision, sa mission et ses objectifs. Elle doit ensuite mettre en œuvre des stratégies, des politiques et des procédures qui permettront le transfert et la préservation de documents numériques de manière à les rendre accessibles aux générations présentes et futures.

7.26 Les transferts électroniques du système d’archivage d’une institution fédérale au système de Bibliothèque et Archives Canada favorisent une gestion plus efficiente et efficace des données. Un système d’archivage électronique, comme un dépôt numérique fiable, pourrait aider Bibliothèque et Archives Canada à acquérir et à préserver des documents numériques, et à faciliter l’accès à sa collection. Un tel système contribuerait aussi à assurer l’intégrité, l’authenticité et l’accessibilité à long terme de sa collection numérique.

7.27 Nous avons vérifié si Bibliothèque et Archives Canada avait :

• instauré une stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire qui définit une vision et une orientation stratégiques lui permettant de s’acquitter de son mandat;
• mis en place un système pour gérer le transfert et la préservation des documents numériques et leur mise à la disposition de la population canadienne.

7.28 Dans l’ensemble, nous avons constaté que Bibliothèque et Archives Canada ne disposait pas d’une stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire. Par ailleurs, même si elle a consacré 15,4 millions de dollars à l’élaboration et à la mise en place d’un dépôt numérique fiable de 2006 à 2011, l’Institution n’a toujours pas de système intégré pour gérer le transfert électronique de documents numériques, leur préservation et leur conservation, et offrir aux Canadiens l’accès numérique à sa collection.

Bibliothèque et Archives Canada n’a pas de stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire

7.29 Nous avons constaté que, même si Bibliothèque et Archives Canada avait indiqué que le numérique serait le format d’archivage privilégié d’ici 2017, elle n’a pas pu nous communiquer de stratégie conçue pour gérer les transferts de documents d’archives numériques par les institutions ou faire face à l’accroissement prévu d’information numérique qui devra être préservée et mise à la disposition de la population.

7.30 Cette constatation est importante, car la quantité de documents en format numérique (« d’origine numérique ») a augmenté considérablement et double actuellement tous les deux ans, selon Bibliothèque et Archives Canada. Dans son plan opérationnel de l’exercice 2013-2014, Bibliothèque et Archives Canada indique que l’acquisition de documents d’archives d’origine numérique reste l’un de ses grands objectifs. Il faut savoir que, pour l’archivage des documents numériques, il existe des normes qui visent à garantir leur fiabilité, leur intégrité et leur exploitabilité.

7.31 Nous avons constaté que Bibliothèque et Archives Canada n’avait pas de stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire définissant sa vision en ce qui a trait à l’archivage numérique et les priorités stratégiques, les rôles et responsabilités et les indicateurs de rendement visant la préservation d’archives numériques à long terme. En juin 2014, à la fin de nos travaux d’audit, les directives de Bibliothèque et Archives Canada sur le transfert de données numériques ont été approuvées. Cependant, nous avons constaté que les directives sur les transferts propres aux institutions manquaient de clarté. Par exemple, deux des cinq institutions que nous avons consultées disposaient de modalités générales sur le transfert manuel des documents numériques. Nous avons noté que les autorisations de disposition visant ces institutions ne donnaient aucun détail sur les métadonnées nécessaires ou les exigences relatives au format que devaient respecter ces institutions, en particulier lors du transfert de documents numériques. Or, il s’agit d’éléments qui sont importants pour appuyer les méthodes et activités de tenue des dossiers alors que les institutions s’orientent de plus en plus vers le traitement électronique.

7.32 Nous avons aussi observé qu’aucune analyse n’avait été effectuée pour déterminer si Bibliothèque et Archives Canada avait les ressources voulues pour faire face à l’accroissement prévu des transferts numériques. À l’heure actuelle, les seules méthodes de transfert numérique dont elle dispose sont la livraison de documents sur support de stockage portable, comme des disques durs ou des disquettes, et l’archivage d’information gouvernementale obtenue sur internet. Bibliothèque et Archives Canada n’a pas évalué les ressources dont elle aurait besoin pour traiter le nombre croissant de documents numériques à venir, car elle n’est pas en mesure de prévoir l’accroissement du volume des transferts numériques des institutions.

7.33 Faute d’une stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire, Bibliothèque et Archives Canada risque de ne pas être en mesure de préserver la fiabilité et l’intégrité des archives numériques ou d’assurer leur accessibilité dans l’avenir. En janvier 2013, Bibliothèque et Archives Canada a lancé un projet triennal de migration visant à empêcher la perte de documents numériques fédéraux acquis depuis 1973. Ce projet a pour but de préserver l’information conservée dans des milliers de documents sur de vieux supports en les transférant dans un système moderne. Il s’agit notamment de documents numériques transmis par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, la commission sur le redressement à l’égard des Canadiens d’origine japonaise, le Service canadien de la faune, Citoyenneté et Immigration Canada et Pêches et Océans Canada.

7.34 Recommandation — Bibliothèque et Archives Canada devrait :

• définir une stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire pour favoriser la transition vers un environnement numérique intégré qui assure la durabilité de sa collection numérique;
• continuer d’interagir avec les institutions pour leur faire connaître les modalités de transfert des documents numériques en un format approprié et ainsi pouvoir déterminer les ressources dont elle a besoin pour répondre à l’accroissement des transferts numériques.

Bibliothèque et Archives Canada n’a pas utilisé son dépôt numérique fiable

7.35 Nous avons constaté que, de 2006 à 2011, Bibliothèque et Archives Canada avait consacré 15,4 millions de dollars à l’élaboration et à la mise en place d’un dépôt numérique fiable. Ce dépôt, qui était prêt en 2011, n’a jamais été utilisé. Par ailleurs, l’Institution a toujours besoin d’un système pour recevoir les documents en format numérique. En 2014, elle a proposé la création d’un programme de transformation numérique, mais au moment de notre audit, la planification de ce programme venait à peine de commencer.

7.36 Cette constatation est importante, car pour atteindre son objectif de faire du numérique le format privilégié d’archivage de documents d’ici 2017, Bibliothèque et Archives Canada doit pouvoir traiter les volumes sans cesse croissants de documents numériques qui lui seront transférés par les institutions à la fin de leur période de conservation.

7.37 En 2006, Bibliothèque et Archives Canada a été autorisée à lancer un projet visant à améliorer les systèmes en place et à créer un dépôt numérique fiable. Nous avons constaté qu’après avoir consacré 15,4 millions de dollars sur quatre ans à l’établissement de ce dépôt, l’Institution ne l’a jamais utilisé, et ce, même si le système avait été testé, approuvé et jugé fonctionnel en juillet 2011. Le dépôt numérique fiable a été mis hors service en novembre 2012, sans aucune justification de la direction pour étayer cette décision. Des représentants de Bibliothèque et Archives Canada nous ont indiqué que l’institution avait modifié sa stratégie. Elle a en effet décidé de délaisser la solution faite sur mesure et d’adopter plutôt une stratégie hybride, qui comprend une solution disponible sur le marché. Bibliothèque et Archives Canada nous a fait savoir que la majeure partie de l’équipement informatique et des logiciels de l’ancien système inutilisé – d’une valeur approximative de 975 000 dollars – avaient été adaptée et utilisée dans le cadre d’autres projets et services.

7.38 À l’été 2013, la haute direction de Bibliothèque et Archives Canada a reconnu que les processus en vigueur ne permettaient pas une préservation optimale de ses documents numériques et limitaient leur repérage et leur accessibilité. En 2014, Bibliothèque et Archives Canada a proposé la création d’un programme de transformation numérique visant à permettre à l’institution d’être reconnue comme un « dépôt numérique fiable ».

7.39 Recommandation — Pour respecter son mandat, Bibliothèque et Archives Canada devrait mettre en œuvre un programme qui garantit l’acquisition et la durabilité des documents numériques, et un meilleur accès à sa collection numérique pour les Canadiens.

Réponse de l’Institution — Recommandation acceptée. En avril 2015, Bibliothèque et Archives Canada entreprendra un programme global de transformation numérique. Ceci permettra à l’institution d’améliorer sa gestion du numérique et de continuer à acquérir et à préserver ses collections numériques, ainsi qu’à les rendre accessibles aux Canadiens.

Conclusion

7.40 Nous avons conclu que Bibliothèque et Archives Canada ne s’acquittait pas convenablement de ses responsabilités relatives à l’acquisition et à la préservation du patrimoine documentaire fédéral, et n’en avait pas facilité l’accès, car elle ne recevait pas des institutions fédérales tous les documents qu’elle devait acquérir. Au moment de l’audit, seulement 30 des 195 institutions avaient fait renouveler leurs autorisations de disposition depuis 2009.

7.41 L’arriéré de Bibliothèque et Archives Canada compte environ 98 000 boîtes de documents d’archives. Tant que ces boîtes ne seront pas traitées, Bibliothèque et Archives Canada ne pourra pas en connaître le contenu et, pour consulter les documents qu’elles contiennent, les Canadiens doivent présenter une demande d’informations officielle visant des boîtes particulières dans l’arriéré. Nous avons noté que, au moment de l’audit, Bibliothèque et Archives Canada ne disposait d’aucun plan approuvé pour éliminer l’arriéré d’archives fédérales.

7.42 Bibliothèque et Archives Canada a indiqué dans ses politiques et ses plans qu’elle prévoyait recevoir une quantité croissante de documents numériques au cours des années à venir. Elle ne dispose cependant pas d’une stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire ou d’un programme visant à répondre à cette augmentation prévue des transferts électroniques et à gérer la conservation des données numériques.

À propos de l’audit

Le Bureau du vérificateur général avait comme responsabilité d’effectuer un examen indépendant des activités menées par Bibliothèque et Archives Canada pour constituer et préserver le patrimoine documentaire fédéral et en favoriser l’accès aux générations présentes et futures du pays afin de donner de l’information, une assurance et des avis objectifs au Parlement en vue de l’aider à examiner soigneusement la gestion que fait le gouvernement des ressources et des programmes.

Tous les travaux d’audit dont traite le présent chapitre ont été menés conformément aux normes relatives aux missions de certification de Comptables professionnels agréés (CPA) Canada qui sont présentées dans le Manuel de CPA Canada – Certification. Même si le Bureau du vérificateur général a adopté ces normes comme exigences minimales pour ses audits, il s’appuie également sur les normes et pratiques d’autres disciplines.

Dans le cadre de notre processus normal d’audit, nous avons obtenu de la direction la confirmation que les constatations présentées dans le chapitre sont fondées sur les faits.

Objectif

L’audit avait pour objectif de déterminer si Bibliothèque et Archives Canada s’était acquittée de ses responsabilités relatives à l’acquisition et à la préservation du patrimoine documentaire des institutions fédérales, et en avait facilité l’accès pour les générations présentes et futures.

Étendue et méthode

Au cours du présent audit, nous nous sommes entretenus avec des représentants de cinq institutions fédérales pour bien comprendre le processus et le rendement de Bibliothèque et Archives Canada. Ces institutions sont : Emploi et Développement social Canada, Parcs Canada, l’Office national du film, Ressources naturelles Canada et la Commission de vérité et de réconciliation du Canada.

Elles ont été sélectionnées en fonction de la maturité de leur système de gestion de l’information, de leur taille et de leur complexité, et de leur degré d’interaction avec Bibliothèque et Archives Canada. Nous avons aussi examiné les directives et les lignes directrices établies par le Conseil du Trésor à l’intention des institutions fédérales.

Suivre le cheminement de ces institutions nous a permis d’observer directement comment Bibliothèque et Archives Canada les aidait à respecter les obligations qui leur incombent aux termes de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Notre audit n’a pas porté sur ce qui suit :

• les activités et responsabilités qui se rattachent à la Loi sur l’accès à l’information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur les frais d’utilisation;
• toute question ou tout sujet autre que le patrimoine documentaire fédéral.

Critères

Pour déterminer si Bibliothèque et Archives Canada s’était acquittée de ses responsabilités relatives à l’acquisition et à la préservation du patrimoine documentaire des institutions fédérales, et en avait facilité l’accès pour les générations présentes et futures, nous avons utilisé les critères suivants :

La direction a examiné les critères de l’audit et elle en a reconnu la validité.

Période visée par l’audit

L’audit a porté sur la période allant de l’exercice 2009-2010 à l’exercice 2014-2015. Les travaux d’audit dont il est question dans le présent chapitre ont été terminés le 30 avril 2014.

Équipe d’audit

Vérificatrice générale adjointe : Wendy Loschiuk
Directeur principal : Martin Dompierre
Directrice : Marie-Claude La Salle
Directeur : Marcel Lacasse

Wagdi Abdelghaffar
Jan-Alexander Denis
Marie-Claude Dionne
Audrey Garneau
Monalisa Lotsu

Pour obtenir de l’information, veuillez téléphoner à la Direction des communications : 613-995-3708 ou 1-888-761-5953 (sans frais).

Numéro pour les malentendants (ATS seulement) : 613-954-8042

Annexe — Tableau des recommandations

Les recommandations formulées au chapitre 7 sont présentées ici sous forme de tableau. Le numéro du paragraphe où se trouve la recommandation apparaît en début de ligne. Les chiffres entre parenthèses correspondent au numéro des paragraphes où le sujet de la recommandation est abordé.

Acquisition, préservation et accès à la collection

Maturité numérique