Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de 2013-2014

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de 2013-2014

Avis au lecteur

Selon la Politique sur le contrôle interne (« la Politique ») du Conseil du Trésor, toutes les organisations publiques doivent expliquer les mesures qu’elles prennent pour faire en sorte que le système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) soit efficace.

La Politique précise que les organisations doivent effectuer une évaluation annuelle de leur système de CIRF, établir un plan d’action visant à y apporter les modifications voulues et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un résumé de l’évaluation des résultats et du plan d’action.

Un système de CIRF efficace vise à produire des états financiers fiables et à donner l’assurance que :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les documents comptables sont adéquatement tenus;
• les actifs sont protégés contre les risques comme le gaspillage, les abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il faut savoir que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer les risques, mais plutôt pour les atténuer et les ramener à un niveau acceptable grâce à l’application de contrôles qui sont proportionnels aux risques qu’ils sont censés atténuer.

Le maintien d’un système efficace de CIRF constitue un exercice permanent pour recenser et établir la priorité des risques et des contrôles visant à les atténuer, de même que pour surveiller le rendement du système, dans un souci d’amélioration continue. Ainsi, l’étendue, la fréquence et l’état de l’évaluation de l’efficacité du système de CIRF d’une organisation dépendront des risques et des circonstances qui lui sont propres, et seront donc différents d’une organisation à l’autre.

1 Introduction

Le présent document est joint à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du Bureau du vérificateur général (BVG) du Canada pour l’exercice 2013-2014. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne (« la Politique ») du Conseil du Trésor, nous fournissons dans le présent document un résumé des mesures prises par le BVG pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Nous présentons notamment un résumé de l’évaluation effectuée par le BVG pour la période se terminant le 31 mars 2014, des progrès réalisés, des résultats et des plans d’action connexes, ainsi que certains points saillants d’ordre financier permettant de mieux cerner l’environnement de contrôle unique au BVG.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

Le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités du BVG fournissent des renseignements détaillés sur ses pouvoirs, son mandat et ses activités de programme.

1.2 Points saillants d’ordre financier

Les états financiers annuels audités du BVG pour l’exercice clos le 31 mars 2014 sont présentés dans le Rapport ministériel sur le rendement. On peut aussi trouver de l’information financière dans les Comptes publics du Canada.

• Les activités du BVG sont financées par des crédits votés par le Parlement et certains services sont fournis gratuitement par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Les crédits votés par le Parlement (84,2 millions de dollars) couvrent 87 % du total des coûts de fonctionnement.
• Environ 14 % des coûts de fonctionnement sont les coûts des services fournis gratuitement par TPSGC au titre des locaux (8,2 millions de dollars) et des régimes d’assurance des employés (5,1 millions de dollars).
• La charge au titre des salaires et avantages sociaux, en excluant le coût des régimes d’assurance des employés (70,5 millions de dollars), représente 73 % des charges totales du BVG.
• Le reste, soit 13 % ou 13,5 millions de dollars, représente essentiellement des charges de location, de services professionnels, de déplacements, de communication, de fournitures et de matériel.
• Les immobilisations corporelles représentent 89 % ou 2,5 millions de dollars des actifs non financiers, qui totalisent 2,8 millions de dollars. Les actifs financiers sont constitués principalement de la somme de 6,7 millions de dollars à recevoir du Trésor.
• Les avantages postérieurs à l’emploi et les congés rémunérés composent la majeure partie du passif, soit 9,8 millions de dollars ou 50 %.
• Les créditeurs et charges à payer forment le solde restant du passif, soit 9,9 millions de dollars ou 50 %. Les charges à payer comprennent les salaires, les heures supplémentaires et les vacances.
• Le BVG tient des systèmes d’information essentiels à son fonctionnement et à la compilation de son information financière, notamment le système financier GX Financials.

1.3 Accords de service ayant un impact sur les états financiers

Le BVG a recours à d’autres organisations pour traiter certaines opérations inscrites dans ses états financiers :

• TPSGC administre de façon centralisée le versement des salaires et le paiement des fournisseurs au moyen du Système normalisé des paiements. TPSGC tient également le BVG informé relativement aux locaux fournis gratuitement.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit l’information sur laquelle s’appuie le BVG pour valider les charges à payer, les provisions et les dépenses, tels l’obligation au titre des indemnités de départ et les services fournis gratuitement.

1.4 Changements importants survenus en 2013-2014

Changements aux opérations

En 2013-2014, aucun changement important n’a été apporté, ni aux autorisations du BVG, ni à ses opérations, qui aurait eu une incidence sur les états financiers. Ces derniers continuent d’être préparés conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Changements au sein du personnel clé

Le vérificateur général, Michael Ferguson, a procédé aux nominations suivantes :

• La nouvelle commissaire à l’environnement et au développement durable a été nommée le 5 février 2014 et est entrée en fonctions le 24 mars 2014.
• Le nouveau dirigeant principal des finances est entré en fonctions le 1^er avril 2014.

Il n’y a pas eu d’autres changements parmi le personnel clé au cours de l’exercice.

Changements aux conditions d’emploi

Il n’y a pas eu de changements aux conditions d’emploi.

2 L’environnement de contrôle touchant le CIRF

Le BVG reconnaît que les cadres supérieurs doivent donner l’exemple pour que les employés de tous les niveaux comprennent bien leur rôle dans le maintien d’un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) et qu’ils soient en mesure d’exercer leurs responsabilités avec efficacité. Le Conseil de direction assure la direction et la surveillance générales du Bureau. Il bénéficie de l’appui du Comité des finances et du Comité des services corporatifs, qui font preuve de diligence raisonnable et offrent des conseils, entre autres, sur l’élaboration et la mise en œuvre de politiques et de contrôles au sein du Bureau. Un comité de vérification indépendant surveille les grands volets des secteurs suivants : les valeurs et l’éthique, la gestion des risques, les contrôles internes, l’audit externe des états financiers du Bureau, la gestion de la qualité, les activités d’audit interne et de revue des pratiques et la reddition de comptes.

La structure organisationnelle du BVG est clairement définie et les rapports hiérarchiques et les responsabilités sont bien établis. Le personnel est qualifié et formé, et des descriptions de poste officielles sont en place. Le BVG a adopté un code de valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle décrivant en détail les valeurs et les normes d’éthique et de conduite professionnelle et autres qui guident le personnel dans ses travaux.

Un cadre de gestion intégrée du risque, reposant sur le modèle de gestion du risque d’entreprise du COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), est en place. Ce cadre est surveillé et mis à jour périodiquement.

L’Équipe de la Revue des pratiques et de la vérification interne, qui relève directement du vérificateur général, élabore un plan d’audit interne annuel. Ce plan, fondé sur l’évaluation systématique des risques d’entreprise, est conçu à l’aide du cadre de gestion du risque et d’autres outils. Les audits internes permettent d’évaluer les systèmes administratifs importants par rotation. La revue des pratiques des professionnels de l’audit a pour objet de vérifier la mise en œuvre de notre système de contrôle qualité et de présenter des recommandations en vue d’améliorer la réalisation de nos audits. Des observations visant à améliorer la conception du système pourraient aussi être formulées.

2.1 Postes clés, rôles et responsabilités

Les principaux postes et comités qui ont la responsabilité de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF du BVG sont :

Vérificateur général. En tant qu’administrateur des comptes du BVG, le vérificateur général assume la responsabilité générale et exerce le leadership nécessaire à l’égard des mesures prises pour maintenir un système de contrôle interne efficace. Il préside le Conseil de direction.

Dirigeant principal des finances. Le dirigeant principal des finances relève directement du vérificateur général et exerce le leadership nécessaire à l’égard de la coordination et de l’uniformité dans la conception et la tenue d’un système efficace et intégré de CIRF, y compris l’évaluation annuelle de celui-ci.

Dirigeant principal de l’information. Le dirigeant principal de l’information dirige les directions des technologies de l’information et de la sécurité, et de la gestion des connaissances, ainsi que les projets spéciaux de TI.

Cadres supérieurs du BVG. Les cadres supérieurs sont chargés de maintenir les systèmes de CIRF qui relèvent d’eux et d’en examiner l’efficacité.

Dirigeant principal de la vérification. Le dirigeant principal de la vérification relève directement du vérificateur général à qui il procure une assurance au moyen de revues des pratiques périodiques et d’audits internes, qui sont essentiels au maintien d’un système de CIRF efficace.

Comité de vérification du BVG. Le Comité de vérification est un comité consultatif indépendant qui présente au vérificateur général des opinions objectives sur les processus de gouvernance, de contrôle et de gestion du risque du BVG. Il recommande également au Conseil de direction l’approbation du Rapport sur les plans et les priorités et du Rapport ministériel sur le rendement (y compris les états financiers audités). Le vérificateur général est membre du comité de vérification.

Conseil de direction. Le Conseil de direction est l’organe central de prise de décisions qui approuve et surveille le Cadre de gestion du risque du BVG et le système de contrôle interne, y compris l’évaluation et les plans d’action relativement au CIRF. Formé du vérificateur général, du commissaire à l’environnement et au développement durable, de la directrice principale de la Direction des communications, de l’avocate principale et des vérificateurs généraux adjoints, le Conseil de direction définit les politiques et donne une orientation professionnelle au regard de l’administration du Bureau.

2.2 Principales mesures prises

L’environnement de contrôle du BVG est tel que son personnel est en mesure de bien gérer les risques, car les employés sont sensibilisés et ils reçoivent l’information et les outils dont ils ont besoin et ils acquièrent les compétences requises. Parmi les principales mesures de contrôle, mentionnons les suivantes :

• Tous les employés du BVG reconnaissent annuellement de manière officielle qu’ils se conforment au Code des valeurs, d’éthique et de conduite professionnelle du BVG. Ils sont tenus de révéler tout conflit d’intérêts potentiel ou certains actifs, passifs ou autres intérêts qu’ils détiennent.
• Les personnes occupant les postes clés en gestion financière détiennent un titre professionnel en comptabilité.
• Toutes les politiques et procédures du BVG sont mises à la disposition du personnel sur le site INTRAnet du Bureau et les renvois aux politiques du Conseil du Trésor sont fournis. La sensibilisation se fait au moyen de divers programmes : séances de sensibilisation de groupe, bulletins, courriels, séances d’orientation pour les nouveaux employés ainsi qu’au moyen de rappels sur la page d’accueil de l’INTRAnet.
• La grille détaillée de délégation des pouvoirs, mise à jour régulièrement, est disponible sur l’INTRAnet.
• Les principaux processus administratifs et les points de contrôle connexes sont documentés afin de soutenir la gestion et la surveillance du CIRF.
• L’accès aux systèmes de traitement des opérations financières sécurisés est réservé au personnel concerné, ce qui garantit l’intégrité des données financières et du traitement des opérations.

3 L’évaluation du système de CIRF du BVG

3.1 Fondement de l’évaluation

Les auditeurs externes effectuent un audit annuel fondé sur l’évaluation des contrôles et participent activement au processus (au moins deux fois par année) en assistant aux réunions du Comité de vérification. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le BVG doit évaluer chaque année, dans un souci d’amélioration continue, l’efficacité de la conception et du fonctionnement des principaux contrôles en matière de rapports financiers.

L’efficacité de la conception est l’assurance que les principaux points de contrôle sont établis, documentés et adaptés aux risques (c’est-à-dire qu’ils sont proportionnels aux risques qu’ils sont censés atténuer). Cela touche également la mise en correspondance des principaux processus avec les principaux comptes.

L’efficacité du fonctionnement signifie que les principaux contrôles ont été testés sur une période donnée et que des corrections, le cas échéant, ont été apportées. Ces tests couvrent tous les niveaux de contrôle du BVG, à savoir les contrôles au niveau de l’entité, les contrôles généraux informatiques et les contrôles au niveau des processus opérationnels.

La surveillance continue signifie qu’un système a été établi pour assurer l’atténuation continue des risques au sein des principaux processus opérationnels et la prise de mesures correctives en temps opportun, au besoin.

3.2 Méthode d’évaluation

L’évaluation de l’efficacité du contrôle interne en matière de rapports financiers de cette année constitue le quatrième exercice du genre. Ce dernier consiste à tester un échantillon d’opérations dans chacun des principaux processus opérationnels pour évaluer la conception des contrôles et l’efficacité de leur fonctionnement. Nous avons fait porter nos tests sur les processus suivants :

• Paie (région de la capitale nationale)
• Dépenses de fonctionnement
  • passation de marchés et approvisionnement (services professionnels, biens et autres services) – (région de la capitale nationale et quatre bureaux régionaux)
  • déplacements (région de la capitale nationale et quatre bureaux régionaux)
  • immobilisations corporelles (région de la capitale nationale)
• Recettes (région de la capitale nationale)
• Rapports financiers de fin d’exercice (région de la capitale nationale)

Dans le processus d’évaluation annuelle, l’équipe examine les principaux contrôles généraux informatiques, en particulier les contrôles visant l’accès et la sécurité de chacun des principaux processus du système financier du BVG. L’équipe s’assure ainsi que l’accès est accordé uniquement au personnel autorisé et que les processus sont surveillés en temps opportun.

Cette année, nous avons documenté le processus de revue budgétaire et de contrôle des coûts pour valider le caractère raisonnable de l’établissement des coûts des produits du BVG et l’exactitude des rapports de temps. L’an prochain, nous commencerons à examiner ce processus suivant un système de rotation.

Chaque année, les résultats de l’évaluation sont communiqués dans l’Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers. Un plan d’action décrivant ce qui doit être fait au cours de l’année suivante y est présenté. Voici les travaux qui étaient prévus en 2013-2014 :

• Faire un suivi des secteurs à améliorer relevés en 2012-2013.
• Confirmer à nouveau l’efficacité de la conception de tous les contrôles clés identifiés liés aux principaux processus opérationnels.
• Confirmer à nouveau les contrôles généraux informatiques du système financier du Bureau. Quelques tests seulement seront effectués à moins que des changements significatifs n’aient été apportés au système.
• Mettre à jour et tester le Plan de poursuite des activités du BVG.
• Effectuer les tests par rotation de l’efficacité du fonctionnement du contrôle interne en matière de rapports financiers pour les dépenses de fonctionnement.

4 Les résultats de l’évaluation

Pour l’exercice 2013-2014, l’évaluation des contrôles internes menée par le BVG s’est inscrite en grande partie dans le prolongement des trois premières évaluations, à laquelle se sont ajoutés des examens approfondis du processus opérationnel des dépenses de fonctionnement.

4.1 Efficacité de la conception

Lorsque le BVG évalue les principaux contrôles, il détermine si le processus respecte toujours les procédures documentées. Si des changements sont relevés, les descriptions des processus sont mises à jour et les contrôles sont examinés de nouveau pour s’assurer que dans leur conception les contrôles permettent toujours d’atténuer tous les risques connexes. Les évaluations des contrôles effectuées en 2013-2014 ont confirmé que les principaux contrôles identifiés n’avaient pas changé de façon importante et demeuraient proportionnels aux risques qu’ils visaient à atténuer.

4.2 Efficacité du fonctionnement

Comme pour les évaluations précédentes, le BVG a formé une équipe d’examen qui a mis à profit l’expérience du personnel affecté aux activités d’audit du BVG. L’équipe a défini un plan de travail, choisi et testé, en suivant la méthode d’audit du BVG, des échantillons d’opérations pour vérifier si les contrôles fonctionnaient efficacement. L’équipe a aussi examiné les échantillons d’opérations pour s’assurer que les principaux éléments des processus opérationnels étaient couverts sur toute la durée de l’exercice. L’échantillon contenait des sous-catégories d’opérations dans chaque cycle. Les tests comprenaient un examen des contrôles de gestion et de surveillance en continu applicables à tous les cycles. Voici un résumé des tests effectués pour chacun des processus opérationnels clés :

• Le service de paiement des salaires est fourni par TPSGC. Dans le cadre des tests portant sur la paie, nous avons examiné diverses actions enclenchées par le personnel de la rémunération : embauches, fin d’emploi, promotions, mutations. Nous avons également examiné en profondeur les dossiers pour nous assurer que les contrôles étaient bien documentés.
• Dans le processus des dépenses de fonctionnement, nous avons examiné des opérations touchant les déplacements, l’accueil, la passation des marchés et l’achat de fournitures et de services, ainsi que des opérations conclues avec d’autres ministères. Nous voulions nous assurer que les dépenses étaient dûment approuvées et que les pièces justificatives se trouvaient dans les dossiers.
• Le cycle des recettes concerne les recettes externes que tire le BVG de ses missions d’audit internationales et d’autres sources. Nous voulions nous assurer que la facturation correspondait aux accords établis.
• Pour le processus des rapports financiers de fin d’exercice, nous avons examiné les procédures de fin d’exercice : les feuilles de travail, les revues et les approbations par écrit qui servent à la préparation des états financiers audités et des comptes publics.

4.3 Conclusion

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est bien conçu et il fonctionne efficacement. Bien qu’aucune déficience importante n’ait été détectée, nous avons cerné des secteurs à améliorer pour lesquels des mesures de suivi ont été réalisées ou sont en cours.

5 Le plan d’action

5.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice clos le 31 mars 2014

En plus d’évaluer l’efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles clés liés aux principaux processus opérationnels, le BVG a donné suite aux points du plan d’action établi en 2012-2013 comme suit :

• L’an dernier, au terme de l’évaluation des contrôles informatiques et des contrôles des systèmes financiers, nous avions relevé les secteurs à améliorer suivants :
  • Le Plan de poursuite des activités n’est pas tenu à jour. Il devrait être testé et actualisé une fois par année. Le plan a été mis à jour et il devrait être approuvé d’ici la fin de l’été 2014. Une mise à l’essai en bonne et due forme sera effectuée en 2014.
  • Le Plan de reprise des activités après sinistre a été mis à jour et il fera l’objet d’une mise à l’essai.
  • Les pouvoirs d’engager les fonds, d’approuver les paiements et d’approuver les factures dans le système GX sont tenus à jour par le groupe des systèmes financiers. Les dates d’octroi ou de retrait des droits d’exercer les pouvoirs sont entrées manuellement, ce qui peut affecter l’exactitude de l’information et ne pas laisser de piste de vérification. Ce problème est maintenant résolu. L’équipe des systèmes financiers a mis en place un processus de documentation manuel et le revoit au moins une fois par année.
• Dans le cadre de l’évaluation par rotation des cycles opérationnels, nous nous sommes intéressés de plus près, pour l’exercice clos le 31 mars 2014, aux contrôles sur les dépenses de fonctionnement. Nous avons examiné en profondeur les opérations relatives aux voyages, à l’accueil, aux services professionnels, à l’entretien, à l’achat d’immobilisations corporelles et aux transactions avec d’autres ministères.
• Les contrôles clés ont été testés et les résultats ont montré qu’ils fonctionnaient comme prévu, y compris la séparation des tâches. Des améliorations ont été apportées à certains documents étayant les paiements (éléments de preuve plus probants montrant que les travaux ont été effectués).

5.2 Plan d’action pour les exercices futurs

Au cours des dernières années, le BVG a pris plusieurs mesures importantes pour se doter d’un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers. Cela dit, il doit poursuivre sur sa lancée et déployer des efforts constants et soutenus afin de maintenir en place une série de contrôles éprouvés à long terme. Voici les mesures que le BVG prévoit prendre au cours des deux prochains exercices :

2014-2015

• Faire un suivi des secteurs à améliorer recensés en 2013-2014.
• Confirmer à nouveau l’efficacité de la conception de tous les contrôles clés identifiés liés aux principaux processus opérationnels.
• Vérifier que le Plan de continuité des activités et que le Plan de reprise des activités après sinistre du Bureau ont été approuvés et mis à l’essai.
• Effectuer les tests par rotation de l’efficacité du fonctionnement du contrôle interne en matière de rapports financiers pour les recettes et les rapports financiers de fin d’exercice.

2015-2016

• Faire un suivi des secteurs à améliorer recensés en 2014-2015.
• Confirmer à nouveau l’efficacité de la conception de tous les contrôles clés identifiés liés aux principaux processus opérationnels.
• Effectuer les tests par rotation de l’efficacité du fonctionnement du contrôle interne en matière de rapports financiers pour le processus de revue budgétaire et de contrôle des coûts.