Qu’avons-nous examiné? (voir Objet de l’audit)

Cet audit a porté sur les méthodes organisationnelles et de gestion de l’Agence des services frontaliers du Canada. Nous avons ainsi vérifié si ces méthodes lui permettent de faire concorder ses investissements dans les technologies de l’information (TI) avec les objectifs stratégiques de l’organisation et de favoriser leur réalisation.

Pourquoi avons-nous effectué cet audit?

L’Agence des services frontaliers du Canada joue un rôle prépondérant pour assurer la sécurité et la prospérité du Canada en gérant l’accès des personnes et des marchandises au pays lorsqu’elles arrivent au Canada ou qu’elles en sortent. Au cours de l’exercice 2013-2014, l’Agence a admis au pays quelque 100 millions de voyageurs, dédouané plus de 14 millions d’expéditions commerciales, effectué plus de 9 000 saisies de drogue et expulsé à l’extérieur du pays près de 14 000 demandeurs d’asile déboutés et autres étrangers en situation irrégulière. Elle a ainsi pu percevoir 26,9 milliards de dollars, ce qui représente environ 10 % des recettes du gouvernement fédéral.

L’Agence compte beaucoup sur les technologies de l’information pour atteindre ses objectifs stratégiques et remplir sa mission qui est d’assurer la sécurité aux frontières, de fournir les services requis et de réaliser des gains d’efficience. La Direction générale de l’information, des sciences et de la technologie gère le portefeuille des investissements dans les technologies de l’information de l’Agence afin de fournir des produits et services informatiques qui contribuent à contrôler les frontières du Canada.

Qu’avons-nous conclu?

Nous avons conclu que l’Agence des services frontaliers du Canada avait mis au point les méthodes organisationnelles et de gestion nécessaires pour procéder à des investissements dans les TI au moyen de son Cadre de gestion du portefeuille de projets. Cependant, l’Agence n’a pas mis en œuvre tous les éléments du Cadre pour s’assurer que les investissements dans les TI concordent avec les objectifs stratégiques de l’organisation et favorisent leur réalisation. De même, les comités qui assurent le suivi des portefeuilles n’ont pas pris de mesures pour s’assurer de disposer de toute l’information dont ils ont besoin pour s’acquitter pleinement de leurs fonctions et responsabilités en veillant à ce que les exigences et les conditions relatives aux projets soient respectées à toutes les étapes de l’approbation des projets.

Qu’avons-nous constaté?

La gestion des investissements dans les technologies de l’information

Dans l’ensemble, nous avons constaté que l’Agence des services frontaliers du Canada avait été confrontée à des difficultés importantes en ce qui a trait à la gestion de son portefeuille d’investissements dans les technologies de l’information  de manière à pouvoir assurer la mise en œuvre de projets en TI qui respectent les exigences établies et produisent les avantages escomptés. En décembre 2013, l’Agence a instauré le nouveau Cadre de gestion du portefeuille de projets en vue de renforcer la gestion des investissements dans les TI. Nous avons constaté que ce Cadre était exhaustif. Cependant, lors de notre examen de cinq projets par rapport au nouveau Cadre, nous avons constaté que l’Agence n’avait pas entièrement mis en œuvre le Cadre, ce qui a donné lieu à divers problèmes. L’un des problèmes était que les comités de direction chargés de superviser le portefeuille des TI ne disposaient pas d’une information complète et exacte pour s’assurer que les projets étaient gérés de manière à respecter chacune des étapes d’approbation, à répondre aux exigences en matière de livraison et à concorder avec les objectifs de l’Agence et à favoriser leur réalisation. Par ailleurs, les projets n’étaient pas souvent assortis d’exigences claires et d’avantages attendus précis et mesurables, ou ils étaient assortis d’avantages attendus qui étaient mal définis. Divers problèmes ont également miné les projets, notamment le dédoublement des efforts et les retards.

Cette constatation est importante parce que les technologies de l’information jouent un rôle déterminant dans la capacité qu’a l’Agence d’atteindre ses objectifs stratégiques et de remplir son mandat, qui est d’assurer la sécurité aux frontières. Faute d’une information complète et fiable sur les projets, assortie d’exigences opérationnelles claires, l’Agence est très limitée dans la manière dont elle peut gérer avec efficience et efficacité le portefeuille de projets en vue d’obtenir les avantages et les résultats attendus au chapitre de la sécurité, des services et des économies.

• L’Agence a conçu un Cadre de gestion du portefeuille de projets solide, mais elle ne l’a pas entièrement mis en œuvre

  Recommandation. L’Agence des services frontaliers du Canada devrait s’assurer que tous les éléments du Cadre de gestion du portefeuille de projets sont mis en œuvre et renforcer la gouvernance de ses investissements dans les TI en :

  • mettant à jour son plan d’investissement et son plan annuel des TI et en incorporant tous les projets d’immobilisations importants, sa capacité d’entreprendre des projets et les investissements financiers requis;
  • définissant et en achevant son architecture d’entreprise définitive et en l’utilisant pour fournir une orientation sur la manière d’établir l’ordre de priorité des projets et de définir leur portée de façon à éviter le chevauchement;
  • élaborant un profil de risques pour le portefeuille des projets de TI, en s’inspirant du profil de risque du portefeuille des TI pour le plan d’action Par-delà la frontière, de manière à comprendre l’incidence des risques sur les portefeuilles des TI.

• L’Agence a eu de la difficulté à s’assurer que les projets respectaient les exigences organisationnelles et à déterminer les avantages mesurables

  Recommandation. L’Agence des services frontaliers du Canada devrait s’assurer que les exigences des projets sont respectées et que des indicateurs sont définis afin d’évaluer si le projet donne les avantages escomptés.

• De l’information incohérente et incomplète sur les projets est communiquée à la haute direction

  Recommandation. L’Agence des services frontaliers du Canada devrait établir des procédures et des pratiques claires sur la façon dont l’information inscrite sur le tableau de bord des projets est recueillie, formulée et appliquée afin d’assurer la cohérence et l’exhaustivité des rapports sur l’état des projets qui font partie de son portefeuille de projets de TI.

Réponse

L’Agence des services frontalier du Canada a accepté nos recommandations, et y a répondu (voir le tableau des recommandations).

Informations connexes

Pour renseignements

Relations avec les médias
Tél. : 1-888-761-5953
Courriel : infomedia@oag-bvg.gc.ca

Twitter : BVG_OAG