Qu’avons-nous examiné? (voir Objet de l’audit)

Le Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes a été mis sur pied en 1998 pour promouvoir la transparence et l’équité dans la gestion des préoccupations du personnel militaire et des employés civils de la Défense nationale et de leur famille.

Cet audit avait pour objectifs de déterminer :

• si le Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes avait mis en place et en application des contrôles ainsi que des systèmes et des pratiques clés concernant la gestion financière, la passation des contrats et la gestion des ressources humaines dans le cadre de son mandat, conformément aux lois et aux politiques du gouvernement;
• si la Défense nationale avait assumé adéquatement ses responsabilités en matière de surveillance du Bureau de l’Ombudsman conformément aux lois et aux politiques du gouvernement.

Pourquoi avons-nous effectué cet audit?

Cet audit est important parce que le Bureau de l’Ombudsman constitue un mécanisme de recours essentiel pour le personnel militaire et les employés civils de la Défense nationale. Afin de remplir son mandat, le Bureau doit avoir des contrôles internes efficaces visant à protéger les biens publics et à s’assurer que les ressources et les fonds publics sont utilisés de manière économique et efficiente. Étant donné que le Bureau fait partie de la Défense nationale, la surveillance par le Ministère est primordiale pour contribuer à assurer la reddition de comptes du Bureau en matière de gestion financière et de gestion des ressources humaines.

Qu’avons-nous conclu?

Nous avons conclu que le Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes disposait de contrôles inadéquats concernant la gestion financière, la passation des contrats et la gestion des ressources humaines dans le cadre de son mandat, conformément aux lois et aux politiques du gouvernement. Dans de nombreux cas, le Bureau ne respectait pas les règles ou les codes de conduite.

Nous avons pu observer une certaine amélioration des contrôles à la fin du mandat de l’ancien Ombudsman, qui s’est poursuivie sous l’Ombudsman actuel. Des efforts ont été déployés pour cerner et combler les lacunes dans la gestion financière et pour mettre en œuvre une entente en vertu de laquelle le Bureau fera appel au groupe des ressources humaines civiles du Ministère pour des services de ressources humaines.

Nous avons également conclu que, même si la Défense nationale avait assumé certaines responsabilités de surveillance auprès du Bureau de l’Ombudsman, cela n’avait pas suffi pour assurer la conformité avec les lois et les politiques du gouvernement. Le Ministère n’a pas défini entièrement les rôles et responsabilités liés à l’exercice de cette supervision et n’a pas mené suffisamment de surveillance dans les principaux secteurs où nous avons constaté qu’il y avait non-conformité. En outre, le Ministère n’a pas pleinement donné suite aux plaintes des employés sur les questions de valeurs et d’éthique en milieu de travail.

Qu’avons-nous constaté?

Gouvernance

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Défense nationale n’avait pas entièrement défini ses rôles et ses responsabilités à l’égard de la surveillance de l’administration du Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes. L’Ombudsman était considéré comme un des cadres supérieurs du Ministère dans certains cas, mais pas dans d’autres.

La Défense nationale et l’Ombudsman actuel ont convenu que le Ministère devrait surveiller les pouvoirs financiers et les pouvoirs en matière de dotation de l’Ombudsman afin de veiller à ce que ceux-ci soient exercés de façon appropriée. Cependant, la façon de procéder et les mécanismes de surveillance des autres activités administratives n’ont pas été entièrement définis ou documentés.

Cette constatation est importante parce que l’absence de rôles et de responsabilités bien définis a entraîné une surveillance inadéquate des activités administratives du Bureau de l’Ombudsman, ainsi que des situations de non-conformité à des lois et politiques gouvernementales.

• La Défense nationale n’a pas entièrement défini ses rôles et ses responsabilités à l’égard de la surveillance de l’administration du Bureau de l’Ombudsman

  Recommandation. L’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes et le sous-ministre de la Défense nationale devraient définir et documenter la façon dont le Ministère surveillera la gestion des fonctions administratives du Bureau de l’Ombudsman. Ils devraient également définir et documenter la façon dont le Bureau de l’Ombudsman montrera que les contrôles internes, y compris les pouvoirs délégués, fonctionnent comme prévu. Les activités de surveillance ne devraient pas nuire à l’indépendance des activités de l’Ombudsman.

Contrôles financiers

Dans l’ensemble, nous avons constaté qu’un système inadéquat de contrôles financiers internes et le contournement, par des membres de la direction, de contrôles en place au sein du Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes avaient entraîné le non-respect de certaines règles. À plusieurs reprises entre 2009 et 2013, le Bureau de l’Ombudsman ne s’est pas conformé aux règles sur l’approbation et la divulgation des dépenses de voyage et des frais d’accueil et sur la gestion des contrats.

La Défense nationale a transmis au Bureau de l’Ombudsman les règles sur l’approbation des activités de voyage et d’accueil et a effectué une certaine surveillance des transactions du Bureau. Cependant, le Ministère a omis de vérifier si les personnes ayant approuvé ce type d’activités avaient réellement le pouvoir de le faire, si les dépenses d’accueil avaient toutes été divulguées et si les contrats d’accueil respectaient les règles. Ces vérifications sont exigées par le Conseil du Trésor, car elles garantissent le respect des règles. Parmi les transactions que nous avons examinées, nous n’avons trouvé aucun élément probant montrant que l’ancien Ombudsman aurait tiré un avantage personnel des écarts observés. Ce dernier nous a mentionné que les personnes pouvant avoir recours aux services du Bureau de l’Ombudsman avaient toujours constitué sa priorité.

Cette constatation est importante parce que le respect des règles financières et la surveillance de leur application contribuent à la saine gestion des ressources publiques et à la reddition de comptes en matière de dépenses.

• Des contrôles financiers inadéquats et le contournement, par des membres de la direction, de contrôles en place ont entraîné le non-respect de certaines règles

  Recommandation. Le Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes devrait cerner les risques et les lacunes dans ses processus de gestion financière, notamment les questions relatives aux approbations, à la divulgation des dépenses et aux pratiques contractuelles, et prendre des mesures correctives afin de tenir compte de ces questions dans son système de contrôles financiers.

  Recommandation. La Défense nationale devrait effectuer régulièrement une surveillance financière afin de s’assurer que des contrôles sont en place au Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes. Par exemple, ces contrôles devraient servir à vérifier si les autorités approbatrices détiennent les délégations pertinentes et à faire le suivi des cas de non-conformité.

Contrôles de la gestion des ressources humaines

Dans l’ensemble, nous avons constaté que l’ancien Ombudsman et certains membres de la haute direction n’avaient pas respecté le Code de valeurs et d’éthique du secteur public. Cette situation a entraîné des griefs et des plaintes, un taux élevé d’absentéisme pour cause de maladie ainsi qu’un roulement important de personnel. Des personnes ont divulgué à la Défense nationale deux cas distincts de violation au Code de valeurs et d’éthique au sein du Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes. Selon nous, le Ministère n’a, dans aucun des deux cas, mené les enquêtes exhaustives nécessaires ou pris les mesures requises pour régler les problèmes soulevés. Après 2012, la situation s’est améliorée, grâce à certains changements mis en place durant le mandat de l’ancien Ombudsman et à d’autres changements apportés par l’Ombudsman actuel.

Cette conclusion est importante parce que le Code de valeurs et d’éthique du secteur public a été mis en œuvre pour garantir l’équité et le respect au travail. Lorsque les valeurs et l’éthique ne sont pas respectées, le climat de travail risque de se détériorer. Il est également important que la Défense nationale intervienne lorsque des plaintes de nature sérieuse sont portées à son attention, afin de maintenir la confiance et de protéger l’intégrité du processus de divulgation.

• L’ancien Ombudsman et des membres de la haute direction n’ont pas respecté le Code de valeurs et d’éthique du secteur public, et les mesures prises par la Défense nationale n’ont pas été suffisantes pour régler les problèmes à l’origine des plaintes

  Recommandation. La Défense nationale devrait procéder à des examens périodiques de la dotation pour s’assurer que les pouvoirs en matière de ressources humaines qui sont délégués au Bureau de l’Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes sont exercés conformément à la loi et aux politiques du Ministère. La Défense nationale devrait discuter des écarts détectés avec l’Ombudsman et les résoudre conjointement.

  Recommandation. Le Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes, en collaboration avec la Défense nationale, devrait déterminer les risques possibles en matière de dotation et de relations de travail au sein du Bureau de l’Ombudsman et en tenir compte au moyen de ses contrôles internes de gestion des ressources humaines.

Activités

Dans l’ensemble, nous avons constaté que le manque de procédures normalisées pour la réalisation des enquêtes ainsi que les problèmes en milieu de travail, comme le roulement de personnel et les demandes de congé de maladie au Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes, avaient entraîné des retards dans le déroulement des enquêtes entre 2009 et 2012. Après 2012, le milieu de travail s’est stabilisé et les efforts visant à régler des dossiers de longue date ont porté leurs fruits. Des procédures d’enquête ont été élaborées, mais elles n’ont toujours pas été intégrées à la formation des enquêteurs.

Cette constatation est importante parce qu’il est nécessaire de traiter les dossiers en temps opportun afin de réaliser le mandat du Bureau de l’Ombudsman et de régler les plaintes. Il est essentiel d’avoir des procédures normalisées pour pouvoir mener des enquêtes dans des délais raisonnables.

• Les problèmes en milieu de travail et le manque de procédures normalisées ont entraîné des retards dans le traitement des dossiers

  Recommandation. Le Bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes devrait finaliser ses procédures officielles d’enquête et mettre en place de la formation axée sur ces procédures.

Réponse

Les entités vérifiées ont accepté nos recommandations, et y ont répondu (voir le tableau des recommandations).

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