Rapport d’examen spécial — Conseil des arts du Canada

Survol Rapport d’examen spécial — Conseil des arts du Canada

Qu’avons-nous examiné? (voir Objet de l’audit)

Le Conseil des arts du Canada est une société d’État fédérale établie en vertu de la Loi sur le Conseil des Arts du Canada. Il rend compte de ses activités au Parlement par l’entremise du ministre du Patrimoine canadien. La Société a pour mandat de favoriser et de promouvoir l’étude et la diffusion des arts ainsi que la production d’œuvres d’art. La Société offre une gamme de subventions, de prix et de services aux artistes et aux organismes artistiques canadiens, notamment dans le domaine de la musique, du théâtre, de la création littéraire et de l’édition, des arts visuels, de la danse et des arts médiatiques.

Notre examen visait à déterminer si les moyens et les méthodes du Conseil des arts du Canada que nous avons sélectionnés aux fins de l’examen lui fournissaient l’assurance raisonnable que ses actifs étaient protégés et contrôlés, que ses ressources étaient gérées avec efficience et économie et que ses activités étaient menées avec efficacité, comme l’exige l’article 138 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Qu’avons-nous conclu?

À notre avis, compte tenu des critères établis, il existe une assurance raisonnable que les moyens et les méthodes de la Société que nous avons examinés ne comportaient aucun défaut grave. Nous avons conclu que le Conseil des arts du Canada avait mis en œuvre ses moyens et méthodes tout au long de la période visée par l’audit d’une manière qui lui a fourni l’assurance raisonnable requise aux termes de l’article 138 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Pour les sujets ci-dessous, qu’avons-nous constaté?

Méthodes de gestion organisationnelle

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Société disposait de moyens et de méthodes efficaces en matière de gestion organisationnelle. Toutefois, il y avait des faiblesses dans le secteur de l’atténuation des risques. Par exemple, la Société avait décelé des faiblesses dans le soutien que la fonction de technologie de l’information apportait aux activités, notamment l’absence de cadre de gestion de projet pour la conception de nouveaux outils. Même si la Société avait commencé à prendre des mesures correctives, elle n’avait pas encore créé de plan détaillé pour rectifier les faiblesses. Nous avons aussi constaté que la Société n’avait pas de plan de continuité des activités exhaustif et à jour.

Cette constatation est importante parce que la Société compte sur de saines méthodes de gestion organisationnelle pour mener ses activités avec efficience et efficacité. De bonnes pratiques liées à la technologie de l’information demeureront essentielles pour réduire les risques, en particulier puisque la Société met en œuvre des outils pour l’aider à gérer ses nouveaux programmes de subvention avec efficience et à soutenir sa stratégie d’entreprise globale liée à la hausse des crédits parlementaires au cours des prochaines années. De plus, comme aucune organisation n’est à l’abri des interruptions majeures, par exemple une panne d’électricité ou la défaillance grave d’un système, il importe que la Société corrige les faiblesses décelées dans son plan de continuité des activités.

Gestion des programmes de subvention des arts

Dans l’ensemble, nous avons constaté que la Société disposait de moyens et de méthodes efficaces de gestion de ses programmes de subvention, malgré certaines faiblesses dans les processus de sélection des bénéficiaires de ses anciens programmes de subvention. Par exemple, certaines exigences dans les formulaires de demande n’étaient pas aussi précises que celles décrites dans les lignes directrices des programmes respectifs; les listes de contrôle génériques utilisées par les employés de la Société pour évaluer les critères de demande n’étaient pas adaptées aux différents programmes; et il y a eu des cas où les employés chargés de l’octroi des subventions n’avaient pas rempli les formulaires de déclaration des conflits d’intérêts obligatoires. À l’avenir, la Société devrait s’assurer que les faiblesses relevées dans ses anciens programmes ne se retrouvent pas dans ses nouveaux programmes. Nous avons aussi constaté que les activités de surveillance de la Société et l’examen des commentaires de ses employés lui avaient permis de cerner des problèmes émergents relatifs à la mise en œuvre de ses nouveaux programmes et qu’elle travaillait à les régler.

Cette constatation est importante parce que le fait de disposer de processus rigoureux, bien conçus et uniformes pour évaluer les demandes de subvention et le fait de se conformer aux exigences organisationnelles relatives à la gestion des conflits d’intérêts démontrent que la Société accorde les subventions équitablement, en se fondant sur le mérite, de manière à atteindre les objectifs du programme. Si les problèmes liés à la mise en œuvre des nouveaux programmes ne sont pas résolus, cela pourrait entraîner des retards dans l’octroi de subventions aux demandeurs et abaisser le moral des employés alors que ceux-ci s’adaptent à un environnement de travail changeant et à de nouveaux processus.

  • La Société disposait de bonnes méthodes de gestion de ses activités de subvention, et elle a pu tirer des leçons des faiblesses de ses anciens programmes de subvention

    Recommandation. La Société devrait évaluer si les faiblesses relevées dans ses anciens programmes s’appliquent aux nouveaux programmes. Le cas échéant, la Société devrait s’assurer que :

    • les informations exigées dans les formulaires de demande de subvention cadrent avec les critères d’admissibilité et les autres exigences décrites dans les lignes directrices du programme;
    • les employés indiquent clairement dans le dossier si les demandes de subvention ont satisfait aux exigences;
    • les feuilles de notation sont utilisées de manière uniforme et concordent avec les critères d’évaluation établis dans les lignes directrices du programme.

    Recommandation. La Société devrait s’assurer que les employés respectent les exigences relatives aux conflits d’intérêts.

Réponses de l’entité à nos recommandations

Le Société a accepté nos recommandations, et y a répondu (voir le Tableau des recommandations).

Information connexes

Rapport du Vérificateur général du Canada
Type de produit Examens spéciaux
Sujets
Entités
Date de fin 27 mars 2018
Date de dépôt 4 mai 2018

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