Introduction

Contexte

7.1 Le gouvernement du Canada doit pouvoir s’appuyer sur des systèmes de technologie de l’information fiables et fonctionnels pour assurer les services qu’il offre au public. Bon nombre de ces systèmes doivent être modernisés. Il s’agit notamment d’applications informatiques (programmes logiciels), ainsi que d’infrastructure, comme le matériel et les centres de données. Certains systèmes sont en place depuis le début des années 1960 et présentent un risque de défaillance. Une telle défaillance pourrait perturber, par exemple, le versement des prestations de la Sécurité de la vieillesse, du Régime de pensions du Canada ou du régime d’assurance‑emploi, ou encore des remboursements d’impôt.

7.2 Dès 1999, le gouvernement avait signalé que ses systèmes vieillissants représentaient un problème important (voir la pièce 7.1). Pour régler celui‑ci, il y avait la possibilité de délaisser les systèmes de technologie de l’information anciens et désuets, d’améliorer ces systèmes ou de mettre en place de nouveaux systèmes pour assurer la prestation des services à la population canadienne. Il y avait également la possibilité d’adopter des solutions infonuagiques (dans le nuage^{Définition 1}).

7.3 Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada — Au sein du Secrétariat, le Bureau du dirigeant principal de l’information du Canada assure la responsabilité générale de la technologie de l’information ainsi que de la transformation des services et du numérique partout au gouvernement fédéral. Il est aussi chargé de recueillir des données sur l’état des applications des ministères et des organismes et d’en rendre compte, de hiérarchiser la demande du gouvernement en matière de services partagés et de biens de technologie de l’information ainsi que de surveiller et de superviser les projets de modernisation dans l’ensemble du gouvernement.

7.4 Services partagés Canada — Le Ministère a la responsabilité de fournir et d’appuyer une infrastructure de technologie de l’information rentable, sûre et fiable, notamment des réseaux, des centres de données, des outils modernes et des services numériques axés sur la clientèle, tout particulièrement à 45 ministères et organismes partenaires au sein du gouvernement fédéral (appelé « ministères et organismes » dans le présent rapport). Services partagés Canada est aussi responsable de la consolidation, de la gestion et de la modernisation de l’infrastructure de technologie de l’information du gouvernement, qui comprend à la fois des centres de données existants vieillissants et des centres de données d’entreprise modernes au service de l’ensemble du gouvernement.

Objet de l’audit

7.5 Cet audit visait à déterminer si le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Services partagés Canada, à titre d’organisations responsables, avaient soutenu la modernisation efficiente et efficace de la technologie de l’information des ministères et organismes.

7.6 Nous avons examiné les progrès réalisés pour moderniser les applications et l’infrastructure utilisées par les ministères et organismes. Nous avons aussi considéré les plans et les procédures des organisations responsables visant à appuyer, à financer et à surveiller les initiatives de modernisation des ministères et des organismes.

7.7 Pour mieux comprendre l’effet de la modernisation de la technologie de l’information sur les ministères et organismes, nous avons également envoyé un sondage aux dirigeantes principales et aux dirigeants principaux de l’information de ces ministères et organismes. Nous n’avons pas examiné d’initiatives en particulier. Nous avons aussi publié un rapport d’audit distinct en octobre 2023 portant sur une initiative de modernisation d’envergure, à savoir le programme de Modernisation du versement des prestations d’Emploi et Développement social Canada.

7.8 Cet audit est important parce que les ministères et organismes maintiennent des applications anciennes et désuètes et s’appuient sur une infrastructure ancienne et désuète. La défaillance de ces systèmes aurait une incidence considérable sur la capacité du gouvernement à fournir des services à la population canadienne. Les vieux systèmes nécessitent un soutien opérationnel coûteux considérable et l’appui d’un personnel possédant des connaissances et une expertise concernant ces systèmes. Les deux organisations sont responsables de soutenir ces ministères et organismes et de les aider à régler les lacunes et les problèmes dans leurs efforts visant à moderniser leurs systèmes de technologie de l’information, à atténuer les risques de défaillance et à éviter des hausses de coûts importantes à l’avenir.

7.9 La section intitulée À propos de l’audit, à la fin du présent rapport, donne des précisions sur l’objectif, l’étendue, la méthode et les critères de l’audit.

Constatations et recommandations

Les deux tiers des applications étaient en mauvais état et les progrès quant à la modernisation de l’infrastructure étaient lents

7.10 Cette constatation est importante parce que les systèmes de technologie de l’information sont indispensables pour la prestation de bon nombre des services essentiels que le gouvernement offre aux Canadiennes et aux Canadiens. Selon le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, une application en mauvais état est, par exemple, une application en mauvais état technique, qui fonctionne sur une infrastructure ancienne, qui fait l’objet d’un soutien limité de la part du fournisseur, qui s’intègre difficilement à d’autres systèmes ou qui présente des vulnérabilités en matière de sécurité. Ces applications posent un risque de défaillance et exigent une maintenance accrue et coûteuse. Le programme de Modernisation du versement des prestations d’Emploi et Développement social Canada est un exemple de la nécessité de prendre des mesures pour remplacer les vieilles applications en mauvais état.

7.11 La progression lente de la modernisation d’une partie de l’infrastructure (notamment des vieux centres de données) pose aussi plusieurs risques, notamment la possibilité :

• de défaillances de système, qui pourraient perturber considérablement la prestation de services au public;
• de coûts d’exploitation accrus;
• de vulnérabilités en matière de sécurité.

7.12 En réponse à notre rapport de 2010 sur le vieillissement des systèmes de technologie de l’information, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a mis au point un système de gestion du portefeuille d’applications dans le but d’officialiser la collecte et la gestion de renseignements sur les applications de technologie de l’information du gouvernement. Le système a comme objectif premier d’offrir une vue d’ensemble des applications de technologie de l’information du gouvernement, y compris les risques résultant d’une technologie vieillissante et de vulnérabilités sur le plan de la sécurité. Il permet aussi de surveiller l’état des applications des ministères et des organismes et d’en faire le suivi.

7.13 Au moins une fois par année, et plus fréquemment au besoin, les ministères et organismes doivent consigner de nouveaux renseignements ou des renseignements mis à jour portant sur leurs applications, notamment les coûts du soutien opérationnel et les renseignements connexes, dans le système. Le Secrétariat utilise les données pour établir une cote de santé globale de ces applications des ministères et organismes, qui est communiquée annuellement. Cette cote, sous forme de pourcentage, représente le nombre d’applications en bon état par rapport au nombre total d’applications.

7.14 Poursuivant le processus de fermeture des centres de données existants vieillissants, Services partagés Canada a lancé, en 2018, le Programme de migration de la charge de travail dans le but de faciliter la migration des applications hébergées dans ces anciens centres de données vers des environnements d’hébergement plus modernes et plus stables, comme de nouveaux centres de données du gouvernement ou le nuage. Services partagés Canada est responsable de la gestion et de la modernisation de l’infrastructure de technologie de l’information du gouvernement, qui comprend les centres de données, tandis que les ministères et organismes sont responsables de la gestion et de la modernisation de leurs applications hébergées dans ces centres de données. L’un des avantages prévus du programme est qu’il devrait fournir aux ministères et aux organismes un environnement plus robuste et sûr pour la gestion, la mise à niveau ou la modernisation des applications de technologie de l’information.

Des progrès très lents quant à la modernisation des applications au cours des cinq dernières années

7.15 Nous avons constaté que, de 2019 à 2023, les ministères et organismes avaient progressé très lentement dans le processus de modernisation de leurs applications. À l’aide des données que ces ministères et organismes avaient saisies dans le système de gestion du portefeuille d’applications du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, nous avons examiné la cote de santé globale annuelle d’environ 7 500 applications pour cette période de cinq ans. Nous avons constaté qu’il n’y avait eu aucune amélioration considérable au cours de cette période.

7.16 En 2023, le Secrétariat avait établi une cible selon laquelle 60 % des applications devaient être en bon état d’ici 2030. Nous avons constaté que de 2019 à 2023, le pourcentage d’applications en bon état avait connu une légère hausse, passant de 33 % à 38 % (voir la pièce 7.2). Le taux de croissance s’élevait à environ 1 point de pourcentage par année. Poursuivre à ce rythme signifierait que 45 % des applications seraient en bon état d’ici 2030, ce qui est nettement inférieur à la cible de 60 % du Secrétariat. Pour atteindre la cible de 60 % d’ici 2030, ce pourcentage devrait augmenter de plus de 3 points chaque année. Même si cette cible était atteinte d’ici 2030, 40 % des applications seraient toujours en mauvais état 31 ans après la reconnaissance par le gouvernement du vieillissement de la technologie de l’information comme étant un problème de taille.

7.17 Selon le Secrétariat, une application est essentielle à la mission si elle appuie un service essentiel qui pourrait avoir une incidence sur la santé, la sûreté, la sécurité ou le bien‑être économique de la population canadienne ou encore sur le fonctionnement efficace du gouvernement dans son ensemble. Nous avons examiné la cote de santé des 1 480 applications dites essentielles à la mission de 2019 à 2023. Au cours de cette période, le pourcentage d’applications essentielles à la mission en bon état a augmenté, passant de 50 % à 62 %. Cela signifie toutefois qu’au moment de notre audit, 38 % des applications essentielles à la mission (à savoir 562 applications sur 1 480) étaient encore en mauvais état.

7.18 Des retards dans la modernisation des applications peuvent avoir des effets considérables sur les activités, les coûts et d’autres activités, comme la migration vers une infrastructure nouvelle ou modernisée. Dans notre rapport de 2010 sur le vieillissement des systèmes de technologie de l’information, nous avions noté qu’Environnement et Développement social Canada (alors appelé Ressources humaines et Développement des compétences Canada) avait reconnu qu’il y avait un risque élevé que ses systèmes de technologie de l’information essentiels à la mission ne puissent pas soutenir la prestation de programmes tels que le régime d’assurance‑emploi.

7.19 Treize ans après notre rapport de 2010, le système de technologie de l’information soutenant le régime d’assurance‑emploi n’a toujours pas été modernisé. Dans notre rapport sur le programme de Modernisation du versement des prestations, également publié en octobre 2023, nous avons constaté que les plans actuels prévoyaient la modernisation et la transformation du régime d’assurance‑emploi, y compris de son système de technologie de l’information, et que les travaux devraient être achevés en 2028, au plus tôt.

7.20 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait consulter les ministères et organismes afin de définir et de fixer des cibles et des échéanciers réalistes pour la modernisation des applications en mauvais état. Ces cibles et échéanciers devraient s’appuyer sur une méthodologie documentée qui tient compte de facteurs comme les priorités, le caractère essentiel des applications et la disponibilité de ressources qualifiées et du financement au sein des ministères et organismes.

Réponse du Secrétariat — Recommandation acceptée.

Les réponses détaillées se trouvent dans les Recommandations et réponses à la fin du présent rapport.

La lenteur des progrès quant à la modernisation des applications ayant une incidence sur la fermeture des centres de données existants

7.21 Nous avons constaté que Services partagés Canada connaissait les risques associés au vieillissement de l’infrastructure de technologie de l’information et qu’il avait établi des plans d’action pour répondre aux besoins des ministères et des organismes en ce qui concerne la modernisation de l’infrastructure. Par exemple, au cours de l’exercice 2018‑2019, le Ministère avait mis en œuvre un programme et commencé à classer par ordre de priorité les réparations et le remplacement de l’infrastructure matérielle essentielle recensée dans le cadre de son programme de gestion des risques opérationnels, et à investir à cet effet.

7.22 Nous avons constaté que Services partagés Canada avait réalisé certains progrès quant à la modernisation de l’infrastructure de technologie de l’information du gouvernement, et que ces progrès ont été accélérés par la pandémie de maladie à coronavirus (COVID‑19)^{Définition 2} :

• Pour tenir compte des changements dans les pratiques de travail, le Ministère a rapidement modernisé et amélioré l’infrastructure de réseau du gouvernement, notamment en augmentant sa capacité d’accès à distance.
• Pour soutenir Emploi et Développement social Canada, le Ministère a accéléré la transition du service 1‑800‑O‑Canada vers un nouveau modèle d’exploitation à distance. Cela a permis de continuer à offrir aux Canadiennes et aux Canadiens de l’aide et des conseils en ce qui concerne les services du gouvernement fédéral pendant la pandémie, alors que les volumes d’appels étaient à un niveau sans précédent.

Ces efforts ont accéléré le passage vers la prestation de davantage de services en ligne à la population canadienne et ont répondu aux besoins des fonctionnaires travaillant à domicile.

7.23 Toutefois, nous avons constaté qu’en date de mars 2023 les travaux n’avaient pas été entamés pour 65 % des quelque 4 500 applications dont les ministères et organismes partenaires avaient prévu la modernisation, incluant la migration vers une infrastructure nouvelle ou modernisée, tels que les centres de données, et qu’aucun calendrier n’avait été établi à cette fin. En raison des retards dans la modernisation des applications (voir les paragraphes 7.15 à 7.19), en date de mars 2023, Services partagés Canada n’avait pas fermé 280 centres de données sur les 720 qu’il avait désignés aux fins de fermeture. Dans notre rapport de 2015 sur les services partagés en technologies de l’information, nous avions noté que Services partagés Canada s’était fixé comme cible de fermer presque tous ses centres de données qu’il avait désignés aux fins de fermeture d’ici 2020. Le Ministère nous a informés que les ministères et organismes doivent d’abord moderniser leurs applications avant qu’il puisse réaliser des progrès dans la fermeture des centres de données existants restants.

7.24 Nous avons également constaté que Services partagés Canada, avec des ministères et organismes, n’avait pas analysé les répercussions financières du maintien en activité des applications et de l’infrastructure existantes, notamment du retard dans la migration de telles applications vers une nouvelle infrastructure de soutien. Cette constatation est importante, parce que grâce à une telle analyse, les décisionnaires pourraient mieux comprendre les risques et les coûts financiers de ne pas assurer la modernisation en temps opportun.

7.25 Services partagés Canada devrait :

• analyser les répercussions financières et non financières liées au maintien en activité des applications et de l’infrastructure existantes comparativement à la migration des applications modernisées vers une infrastructure nouvelle ou modernisée;
• en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et les ministères et organismes, entreprendre un examen et un exercice de hiérarchisation (y compris des budgets et des échéanciers provisoires) visant à moderniser et à assurer la migration des applications existantes vers une nouvelle infrastructure de soutien et fermer les centres de données existants toujours en activité.

Réponse du Ministère — Recommandation acceptée.

Les réponses détaillées se trouvent dans les Recommandations et réponses à la fin du présent rapport.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada n’avait pas assuré un leadership suffisant pour la modernisation des systèmes

7.26 Cette constatation est importante parce que les ministères et organismes s’appuient sur des systèmes de technologie de l’information, dont bon nombre sont en mauvais état et nécessitent une maintenance et des ressources accrues. Or, de moins en moins de personnes ont des connaissances et une expertise concernant les technologies désuètes et non prises en charge. Dans certains cas, les systèmes ne sont plus pris en charge par un fournisseur, ce qui fait augmenter les risques de sécurité, notamment les risques d’accès non autorisé aux systèmes de technologie de l’information. Tous ces facteurs s’ajoutent aux coûts que doivent assumer les ministères et organismes qui s’appuient sur des systèmes désuets.

7.27 La modernisation de la technologie de l’information est une initiative d’une taille, d’une portée et d’une complexité considérables. Un financement important est aussi requis, de même que des ressources dont les ministères et organismes pourraient ne pas disposer. Pour toutes ces raisons, une fonction de leadership robuste et éclairée, une surveillance et un financement approprié auprès des organismes centraux sont de première nécessité pour assurer une modernisation réussie.

7.28 Selon la Politique sur les services et le numérique et divers plans, y compris l’Ambition numérique du Canada 2022 ainsi que Services partagés Canada 3.0 : Une approche d’entreprise, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Services partagés Canada sont chargés de diriger et d’appuyer les ministères et les organismes dans leurs efforts pour moderniser leurs systèmes.

7.29 En réponse à notre rapport de 2010 sur le vieillissement des systèmes de technologie de l’information, le Secrétariat s’était engagé à établir une orientation stratégique et des directives connexes qui aideraient les ministères et organismes à mettre à niveau leurs systèmes de technologie de l’information essentiels à la mission de façon continue. Également en réponse à notre rapport, le Secrétariat s’était engagé à présenter une stratégie pangouvernementale sur la modernisation de la technologie de l’information d’ici mars 2012.

7.30 Au sein du Secrétariat, la dirigeante principale de l’information du Canada a la responsabilité de surveiller les projets numériques complexes à risque élevé dans le cadre du programme de surveillance et d’habilitation du Secrétariat. L’objectif premier du programme est de surveiller les progrès tout au long du cycle de vie des projets de technologie de l’information sélectionnés, y compris des projets de modernisation. Le programme vise aussi à garantir que les investissements numériques à risque élevé sont bien gérés tout au long du cycle de vie du projet, pour ainsi accroître la probabilité qu’ils produisent les résultats opérationnels escomptés.

7.31 Dans le Plan stratégique de la technologie de l’information du gouvernement du Canada 2016‑2020, préparé par le Secrétariat, il est indiqué que les sous‑investissements chroniques dans le remplacement des systèmes de technologie de l’information avaient mis en péril la capacité du gouvernement à offrir certains services essentiels aux Canadiennes et aux Canadiens. En 2017, le Secrétariat et Services partagés Canada se sont engagés à établir un modèle de financement durable qui tiendrait compte du renouvellement et de la durabilité de l’infrastructure de la technologie de l’information.

Plus de 24 ans sans stratégie pour évaluer les besoins de modernisation des systèmes et y répondre

7.32 Nous avons constaté que 24 ans après que le gouvernement a désigné pour la première fois le vieillissement de la technologie de l’information comme étant un problème important, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada n’avait ni stratégie ni plan détaillé pour mettre à exécution une approche cohérente et commune visant à moderniser les vieux systèmes de technologie de l’information. Le Secrétariat n’a pas achevé ni déposé sa stratégie de modernisation pangouvernementale avant mars 2012, même s’il avait promis de le faire dans sa réponse à notre rapport de 2010.

7.33 En octobre 2022, le Secrétariat a commencé à rédiger une stratégie et un plan pour atténuer des risques, comme la défaillance possible des systèmes essentiels vieillissants et la pénurie de ressources qualifiées. Au moment de notre audit, l’ébauche de ces documents n’était pas encore finalisée ou approuvée et ne contenait pas d’échéancier de mise en œuvre précis.

7.34 Services partagés Canada a établi des stratégies, telles que la Stratégie de restructuration des technologies de l’information de 2020 et la Stratégie en matière de réseau et de sécurité de 2021. Le Ministère a aussi évalué la nécessité de moderniser l’infrastructure de technologie de l’information du gouvernement. Toutefois, il n’avait pas de stratégie élaborée en collaboration avec le Secrétariat qui répondait aux besoins en modernisation de l’infrastructure des ministères et organismes dans leur ensemble.

7.35 Le Comité des sous‑ministres sur les priorités et la planification intégrées, dirigé par le Secrétariat, fournit des conseils et des recommandations sur la pertinence et la hiérarchisation des projets de technologie de l’information, dont les projets de modernisation de la technologie de l’information, à la dirigeante principale de l’information du Canada. Nous avons constaté que, depuis sa création en 2015, le Comité s’était surtout concentré annuellement sur l’examen des besoins en ressources liés à seulement environ 25 projets de technologie de l’information sur les quelque 3 400 projets proposés dans le cadre de ce processus. Nous avons également noté qu’au cours des 2 derniers exercices, les projets de technologie de l’information sélectionnés de seulement 22 ministères et organismes partenaires sur 45 étaient considérés par le Comité comme étant une priorité. Cela signifiait que la mise en place d’un mécanisme de gouvernance clé à l’appui des efforts de modernisation du gouvernement a été largement inefficace, car ce mécanisme se concentrait sur un nombre limité de projets et n’appuyait pas l’objectif commun de modernisation des systèmes de technologie de l’information pour les ministères et organismes. Dans le cadre de notre sondage auprès des dirigeantes principales et des dirigeants principaux de l’information, environ 40 % des personnes interrogées ont indiqué que leur ministère ou organisme n’était pas impliqué lorsque la priorité des projets de modernisation de la technologie de l’information a été établie. Par exemple, les petits ministères et organismes estimaient avoir de la difficulté à faire progresser leurs initiatives en raison de la priorité accordée aux projets des grands ministères et organismes.

7.36 Le Secrétariat et Services partagés Canada ont reconnu que des obstacles importants se dressaient devant la progression de la modernisation de la technologie de l’information, notamment les sous‑investissements et la pénurie de personnel possédant des compétences spécialisées. Par exemple, le Secrétariat nous a indiqué que le manque d’un tel personnel ainsi que la participation et l’expérience limitées des cadres supérieurs des ministères et des organismes à l’égard des projets de technologie de l’information avaient ralenti le rythme de la modernisation. En avril 2023, le Conseil du Trésor a publié la Directive sur les talents numériques afin de promouvoir la collaboration entre les ministères et organismes fédéraux et le Secrétariat pour faire progresser les efforts pangouvernementaux de recrutement et de formation pour veiller à ce que le personnel acquière les compétences en technologie de l’information nécessaires pour effectuer son travail. Toutefois, la mise en œuvre de la directive exigera du temps et le soutien du Secrétariat, tout particulièrement en ce qui concerne les efforts de modernisation de la technologie de l’information.

7.37 En collaboration avec Services partagés Canada et en consultation avec les ministères et organismes, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait finaliser et mettre en œuvre une stratégie exhaustive pour répondre aux besoins des ministères et des organismes en matière de modernisation de la technologie de l’information. La stratégie devrait comprendre les mesures suivantes :

• recenser et contrôler les coûts liés à la maintenance des systèmes de technologie de l’information existants;
• estimer les coûts et les délais associés à la modernisation ou à la mise hors service des systèmes de technologie de l’information;
• réévaluer les mécanismes de gouvernance mis en place pour hiérarchiser les systèmes de technologie de l’information devant être modernisés;
• pallier la pénurie de personnel possédant les compétences nécessaires pour appuyer la modernisation de la technologie de l’information;
• améliorer les connaissances et la compréhension des cadres supérieurs des ministères et des organismes à l’égard des projets de technologie de l’information.

Réponse du Secrétariat — Recommandation acceptée.

Les réponses détaillées se trouvent dans les Recommandations et réponses à la fin du présent rapport.

Les données incomplètes et non vérifiées pour évaluer les besoins de modernisation des applications

7.38 Nous avons constaté que les renseignements fournis par les ministères et organismes concernant leurs applications n’étaient pas toujours complets et exacts, et que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ne vérifiait pas l’exactitude et l’exhaustivité des données saisies dans le système de gestion du portefeuille d’applications. Le Secrétariat n’assurait pas non plus de suivi auprès de ces ministères et organismes pour corriger des renseignements inexacts ou incomplets. Le système de gestion du portefeuille d’applications n’était pas assorti des contrôles nécessaires pour garantir l’actualité, l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements saisis.

7.39 Nous avons constaté que, en moyenne, les ministères et organismes n’avaient pas évalué l’état de près de 12 % des quelque 7 500 applications du gouvernement de 2019 à 2023. C’est donc dire que les évaluations de l’état global des applications du gouvernement reposaient sur des renseignements incomplets ou inexacts saisis par ces ministères et organismes. Ce point est important parce que le Secrétariat et Services partagés Canada s’appuyaient sur ces renseignements pour désigner les applications devant être modernisées.

7.40 Nous avons aussi constaté que le système de gestion du portefeuille d’applications ne conservait pas de données historiques. Dès que de nouvelles données étaient consignées, les données existantes étaient effacées. Par conséquent, le Secrétariat ne pouvait pas analyser de façon efficiente et efficace les tendances et les changements dans les données ni réaliser d’autres types d’analyses pluriannuelles.

7.41 En 2021, à l’aide des données du système de gestion du portefeuille des applications, le Secrétariat avait estimé qu’un financement d’environ 496 millions de dollars était nécessaire pour moderniser les applications en mauvais état. Toutefois, le Secrétariat nous a indiqué qu’il s’agissait là d’une estimation faible et que les besoins en financement étaient vraisemblablement beaucoup plus importants. L’estimation était peu élevée en partie en raison des données incomplètes ou inexactes saisies par les ministères et organismes dans le système. Par exemple, en 2017, Emploi et Développement social Canada avait estimé à 1,7 milliard de dollars les coûts de modernisation et de transformation du programme de Modernisation du versement des prestations, mais en novembre 2022, l’examen d’un tiers externe avait estimé que les coûts pourraient augmenter pour atteindre entre 2,7 et 3,4 milliards de dollars, en grande partie à cause de la sous‑estimation des coûts initiaux et de l’inflation.

7.42 Au cours de l’audit, le Secrétariat nous a indiqué qu’il procédait à une mise à niveau du système de gestion du portefeuille d’applications en partie pour corriger ces problèmes. Le Secrétariat s’attend à commencer à mettre en œuvre une nouvelle version du programme à la fin de 2024 au plus tôt.

La surveillance limitée exercée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à l’égard de la plupart des projets de modernisation

7.43 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada avait un mécanisme en place pour surveiller les projets de technologie de l’information à risque élevé. Il choisissait les projets à surveiller en évaluant des critères comme la complexité ou le risque associé au projet, le nombre de parties prenantes, l’ampleur des coûts et les changements quant au rendement du projet. Toutefois, nous avons constaté que le Secrétariat s’appuyait sur les renseignements limités que lui soumettaient sur ces projets les ministères et organismes pour effectuer cette évaluation. Il n’avait pas non plus reçu de liste complète de tous les projets de technologie de l’information entrepris par les ministères et organismes. Par conséquent, la capacité du Secrétariat à recenser et à sélectionner avec précision les projets à risque élevé devant faire l’objet d’une surveillance était limitée.

7.44 Nous avons constaté qu’en date de mai 2023, le Secrétariat avait assuré une surveillance pour seulement 22 projets de technologie de l’information présentant un risque élevé (coûts prévus d’environ 5,1 milliards de dollars) sur les quelque 2 100 projets en cours (total des coûts prévus d’environ 44 milliards de dollars) indiqués par les ministères et organismes. Cela comprenait les projets visant l’élaboration de nouvelles applications et infrastructures ainsi que la modernisation des applications en mauvais état. Le Secrétariat nous a indiqué que sa capacité de surveillance était limitée et qu’il ne pouvait surveiller qu’environ 15 à 25 projets à risque élevé en même temps.

7.45 La surveillance par les organismes centraux est importante. Par le passé, certains projets de technologie de l’information qui n’avaient pas été adéquatement soumis à une surveillance centralisée avaient connu des coûts et des retards considérables. L’échec du projet du système de paye Phénix en est un exemple important (voir la pièce 7.3).

7.46 Pour ce qui est des projets qu’il avait surveillés, le Bureau du dirigeant principal de l’information du Canada a formulé des recommandations utiles sur la façon de gérer les difficultés continues liées à l’étendue, au calendrier ou aux coûts. Par exemple, le Bureau avait recommandé des ajustements importants au projet de la Gestion des cotisations et des recettes de l’Agence des services frontaliers du Canada et du programme de Modernisation du versement des prestations d’Emploi et Développement social Canada.

7.47 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait consulter les ministères et organismes afin de déterminer les outils et les ressources dont il a besoin pour soutenir les projets de technologie de l’information, y compris le financement approprié. Le Secrétariat devrait :

• demander et recueillir des données exactes et complètes sur l’état des projets de technologie de l’information entrepris par les ministères et organismes;
• recenser les projets de technologie de l’information à risque élevé entrepris par les ministères et organismes, notamment les projets de modernisation;
• augmenter sa capacité et surveiller tous les projets de technologie de l’information à risque élevé du gouvernement.

Réponse du Secrétariat — Recommandation acceptée.

Les réponses détaillées se trouvent dans les Recommandations et réponses à la fin du présent rapport.

Des méthodes de financement limitées et rigides pour la modernisation

7.48 Nous avons constaté que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada n’avait pas de méthode de financement pour répondre aux besoins de modernisation immédiats et à long terme des ministères et des organismes. Ce point est important parce que les organisations fédérales pourraient ne pas disposer de fonds suffisants pour moderniser leurs systèmes et répondre à leurs besoins futurs. Parmi les dirigeantes principales et les dirigeants principaux de l’information qui ont répondu à notre sondage, 77 % nous ont indiqué que leur ministère ou organisme n’avait pas le financement requis pour répondre à ses besoins de modernisation. Par exemple, les dirigeantes principales et les dirigeants principaux de l’information de petits ministères et organismes ont indiqué qu’ils devaient souvent composer avec des besoins de modernisation complexes et que pour pouvoir y répondre, il faudrait y consacrer une part considérable de leur budget global ainsi qu’un personnel qualifié dont ils ne disposaient pas.

7.49 En l’absence d’une méthode de financement qui répond aux besoins de modernisation, les ministères et organismes pouvaient financer leurs initiatives de modernisation en puisant des fonds à même leur affectation financière existante. Cette méthode donnait aux organisations peu d’incitatifs à moderniser leurs systèmes parce que, pour le faire, elles devaient utiliser des fonds destinés à d’autres fins, notamment à la prestation de leur service à la clientèle.

7.50 Les ministères et organismes pouvaient aussi demander des fonds additionnels ou nouveaux auprès du Conseil du Trésor pour leurs besoins en matière de modernisation. Toutefois, la préparation et le traitement d’une demande de financement prend des mois. Ce point est important parce qu’en attendant que la nouvelle demande de financement soit préparée, traitée et approuvée, le ministère ou l’organisme continue d’assumer les coûts associés à la maintenance de vieux systèmes désuets tandis que le risque de défaillance des systèmes augmente.

7.51 D’après 86 % des dirigeantes principales et des dirigeants principaux de l’information qui ont répondu à notre sondage, les mécanismes de financement mis à leur disposition pour les projets de modernisation n’étaient pas opportuns. En outre, près de 83 % des dirigeantes principales et des dirigeants principaux de l’information nous ont mentionné leur insatisfaction à l’égard des mécanismes mis à leur disposition pour financer les projets de modernisation. Certaines de ces personnes ont indiqué que les mécanismes de financement à leur disposition fournissaient seulement une partie du financement nécessaire pour la modernisation de leurs applications. De plus, elles recevaient le financement pour une année précise même si les projets de modernisation peuvent s’échelonner sur plusieurs années.

7.52 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, en consultation avec les parties prenantes pertinentes, devrait réviser ses mécanismes de financement actuels ou en établir de nouveaux pour aider les ministères et organismes à moderniser leurs systèmes d’information. Les mécanismes de financement révisés ou nouveaux devraient :

• être opportuns, souples et efficients et prendre en compte les besoins de modernisation immédiats et futurs des ministères et organismes, y compris des projets de modernisation de la technologie de l’information qui s’échelonnent sur plusieurs années;
• centraliser le contrôle et la gestion des fonds alloués afin d’aider à l’établissement des priorités et à la coordination des dépenses liées à la modernisation de la technologie de l’information;
• exiger que les ministères et organismes qui reçoivent du financement rendent compte régulièrement de leurs efforts et de leurs résultats en matière de modernisation de la technologie de l’information.

Réponse du Secrétariat — Recommandation acceptée.

Les réponses détaillées se trouvent dans les Recommandations et réponses à la fin du présent rapport.

Conclusion

7.53 Nous avons conclu que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Services partagés Canada n’avaient pas suffisamment dirigé ni soutenu la modernisation efficiente et efficace de la technologie de l’information des ministères et organismes.

7.54 Le Secrétariat et Services partagés Canada doivent agir rapidement pour aider les ministères et organismes à répondre à leurs besoins en matière de modernisation de la technologie de l’information ainsi qu’à gérer les coûts liés à l’utilisation de systèmes désuets et à réduire le risque de défaillance de système.

7.55 Enfin, les ministères et organismes doivent soumettre rapidement des renseignements exacts et exhaustifs concernant leurs applications pour aider le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Services partagés Canada à prendre de meilleures décisions quant aux systèmes qui ont le plus besoin d’être modernisés.