Sénateur Claude Carignan

Province : Québec

Date de nomination : Le 27 août 2009

Constatations — déplacements du personnel

Nous avons constaté des cas où le sénateur a approuvé des demandes de remboursement de frais de déplacement engagés par un membre de son personnel alors que ces déplacements n’étaient pas liés à des activités parlementaires.

1. Un membre du personnel du sénateur a présenté des demandes de remboursement relatives à des allers-retours entre Ottawa et la région que représente le sénateur au cours d’une même journée. Ces déplacements visaient à remplacer ou à accompagner le sénateur dans l’exercice de ses activités parlementaires. Dans ces demandes, l’employé réclamait des indemnités de kilométrage et des indemnités quotidiennes. Les demandes avaient été signées par l’employé et par le sénateur. Sept de ces demandes ont été présentées au cours de l’exercice 2011-2012 et huit, au cours de l’exercice 2012-2013.

2. Nous avons constaté que les déplacements visés par les demandes de remboursement n’avaient pas été effectués à partir d’Ottawa et vers Ottawa, comme l’avait déclaré ce membre du personnel. Ce dernier travaillait à Ottawa, mais il séjournait fréquemment à Montréal, notamment lorsque le Sénat ne siégeait pas. Les activités visées par les demandes de remboursement de frais de déplacement ont eu lieu lorsque l’employé séjournait dans la région de Montréal. La distance qu’il a dû parcourir pour se rendre à ces activités était donc bien en deçà du nombre de kilomètres qu’il a déclaré dans les demandes de remboursement. Selon la Politique régissant les déplacements des sénateurs, un membre du personnel ne peut pas être indemnisé pour la distance qu’il parcourt pour se rendre à son lieu de travail à Ottawa.

3. Pour déterminer l’étendue de cette pratique, nous avons examiné les demandes de remboursement relatives aux déplacements effectués par le personnel du sénateur pendant l’exercice qui a précédé et celui qui a suivi la période visée par l’audit. Nous avons constaté 12 demandes semblables au cours de l’exercice 2010-2011, mais aucune demande de remboursement pour l’exercice 2013-2014.

4. L’employé a confirmé ne pas avoir effectué les déplacements comme il l’avait déclaré dans ses demandes de remboursement. Il a révisé les demandes de remboursement pour les déplacements effectués pendant la période visée par l’audit et a remboursé les indemnités de kilométrage et les indemnités quotidiennes qui n’étaient pas admissibles. Le montant remboursé s’est élevé à 3 516 $.

Commentaires du sénateur

• À son entrée en fonctions, l’employé a été induit en erreur sur l’interprétation et l’application de la règle sur les frais de déplacement.
• L’erreur administrative n’apparaissait pas à la face même du formulaire de réclamation.
• Quand il fut mis au fait de cette erreur, l’employé a remboursé sur-le-champ.