Sénateur Jean-Guy Dagenais

Province : Québec

Date de nomination : Le 17 janvier 2012

Constatations — déplacements du personnel

Nous avons constaté des cas où le sénateur a approuvé des demandes de remboursement de frais de déplacement engagés par un membre de son personnel alors que ces déplacements n’étaient pas liés à des activités parlementaires.

1. Un membre du personnel du sénateur a présenté des demandes de remboursement relatives à des allers-retours effectués à partir d’Ottawa au cours d’une même journée. Ces déplacements visaient à assister ou à accompagner le sénateur dans l’exercice de ses activités parlementaires. Dans ces demandes, l’employé réclamait des indemnités de kilométrage et des indemnités quotidiennes. Ces demandes avaient été signées par l’employé et par le sénateur. Deux demandes de remboursement ont été présentées au cours de l’exercice 2011-2012 et 10 autres au cours de l’exercice 2012-2013. Pour la plupart de ces déplacements, nous disposions d’information insuffisante pour confirmer que les distances parcourues avaient été telles qu’indiquées dans les demandes de remboursement. Dans certains cas, les relevés de télécommunication démontraient que l’employé n’était pas rentré à Ottawa le même jour. Les relevés de télécommunication montraient plutôt que l’employé se trouvait dans la région de Montréal tôt le lendemain matin de l’activité en question.

2. L’employé a dit que bien qu’il travaille à Ottawa, il séjourne fréquemment dans la région de Montréal, notamment lorsque le Sénat ne siège pas. Il a aussi mentionné que les demandes de remboursement avaient été préparées selon le principe qu’un employé qui travaille à Ottawa indique qu’Ottawa est le point de départ et d’arrivée de ses déplacements. Nous avons demandé au sénateur de nous fournir de la documentation pour appuyer ces déplacements. Il ne nous a remis aucune documentation à cet effet. Selon la Politique régissant les déplacements des sénateurs, un membre du personnel ne peut pas être indemnisé pour la distance qu’il parcourt pour se rendre à son lieu de travail à Ottawa.

3. D’après l’information dont nous disposions, nous avons déterminé que l’employé avait soumis des demandes de remboursement qui ne reflétaient pas la distance qu’il avait réellement parcourue. Le coût total de tous ces déplacements s’est élevé à 3 538 $.

4. Pour déterminer l’étendue de cette pratique, nous avons examiné les demandes de remboursement de déplacements effectués par le personnel du sénateur après la période visée par l’audit. Nous avons constaté que sept déplacements avaient fait l’objet de demandes de remboursement semblables au cours de l’exercice 2013-2014 et sept autres au cours de l’exercice 2014-2015.

Commentaires du sénateur

• Je suis totalement en désaccord avec les constatations faites par le BVG.
• Les constatations du BVG sont basées sur des doutes et des déductions préjudiciables et non des faits, tel que cela devrait l’être.
• L’employé a participé à tous les événements examinés par le BVG et nous avons fourni les documents en notre possession qui étaient requis à l’époque par la division des finances du Sénat.
• Chacun des déplacements a été fait pour m’accompagner dans des activités hors de la région de la Capitale ou pour des rencontres touchant mes fonctions parlementaires.
• Dans le cadre de son mandat, le BVG aurait pu facilement effectuer des vérifications complémentaires lui permettant de valider plusieurs événements publics auxquels l’employé a participé.
• Aucune des demandes de l’employé ne touchait un déplacement « pour se rendre à son lieu de travail à Ottawa », tel qu’écrit dans une des constatations du BVG.
• La division des finances du Sénat a occasionnellement réclamé des précisions et des documents, relativement à certains déplacements faisant l’objet de la vérification, et elle s’est toujours montrée satisfaite des réponses obtenues avant d’effectuer les remboursements.
• En aucun temps l’Administration du Sénat et le BVG n’a pu me fournir une copie d’une politique édictant le processus de demandes de remboursement des déplacements des employés sur laquelle pourrait s’appuyer une des constatations préjudiciables du BVG.
• Mon conseiller politique a effectué de nombreux déplacements professionnels sans faire de réclamation afin de se conformer aux règles connues du Sénat.
• En tout temps, nous avons maintenu une grande rigueur dans les dépenses de mon bureau qui, à tout point de vue, sont inférieures aux limites fixées par l’Administration du Sénat.
• L’enjeu soulevé par les constatations du BVG, à savoir les règles entourant les déplacements des employés, m’apparaît cependant d’une grande importance et devra faire l’objet des refontes administratives souhaitées au Sénat.