Sénatrice Pana Merchant

Province : Saskatchewan

Date de nomination : Le 12 décembre 2002

Constatations — déplacements

Nous avons constaté qu’à plusieurs reprises, la sénatrice a demandé le remboursement de frais de déplacement qui n’étaient pas liés à des activités parlementaires ou n’étaient pas conformes aux règles, aux politiques et aux lignes directrices du Sénat.

1. À quatre reprises, la sénatrice et son conjoint ont prolongé leur séjour ou se sont arrêtés à Montréal, à Toronto ou à Calgary. D’après les demandes de remboursement, ces déplacements étaient liés à diverses activités parlementaires. Selon le Règlement administratif du Sénat, toute personne qui utilise les ressources du Sénat est responsable de rendre compte de leur utilisation. Nous n’avons reçu aucun document supplémentaire concernant les dépenses engagées lors de ces séjours prolongés ou les activités qui ont eu lieu pendant ces périodes. D’après l’information dont nous disposions, nous avons déterminé que ces dépenses n’étaient pas liées à des activités parlementaires. Le coût supplémentaire lié à ces voyages s’est élevé à 3 169 $ et comprend les billets d’avion, les frais d’hébergement et les indemnités quotidiennes.

2. Selon les politiques et les lignes directrices du Sénat, toutes les dépenses liées à un voyage à l’étranger doivent être approuvées par le comité du Sénat qui parraine le voyage. Nous avons constaté que la sénatrice a demandé le remboursement de dépenses engagées relativement à une portion d’un voyage à l’étranger qui n’avaient pas été approuvées au préalable, comme l’exigent les règles, les politiques et les lignes directrices du Sénat. Le montant des dépenses non remboursables s’est élevé à 511 $. Cette somme a été remboursée par la sénatrice.

3. Pour un voyage effectué par le conjoint de la sénatrice, nous avons constaté qu’il avait voyagé avec la sénatrice jusqu’à Ottawa. Lorsque la sénatrice est rentrée chez elle, son conjoint s’est plutôt rendu à Vancouver. La sénatrice a déclaré qu’elle n’était pas tenue de fournir des précisions sur ce type de demande de remboursement, car ces demandes étaient autorisées en vertu des lignes directrices du Sénat. Selon le Règlement administratif du Sénat, toute personne qui utilise les ressources du Sénat est responsable de rendre compte de leur utilisation. Nous n’avons reçu aucun document supplémentaire concernant les dépenses additionnelles engagées lors de ce voyage ou les activités qui ont eu lieu pendant cette période. D’après l’information dont nous disposions, nous avons déterminé que ces frais n’étaient pas liés à des activités parlementaires. Le coût supplémentaire lié à cette portion du voyage s’est élevé à 1 820 $.

Commentaires de la sénatrice

[Traduction]

Il y a plusieurs problèmes dans le présent rapport :

• Tous les renseignements fournis au nom de la sénatrice étaient corrects et ne sont pas remis en cause par le BVG.
• Il y avait deux protocoles en vigueur pour les dépenses des sénateurs pendant la période examinée, mais le personnel du BVG a traité les dépenses comme s’il n’y avait pas eu de changement aux lignes directrices et aux règles.
• Pour les déplacements faits au Canada qui entrent dans la catégorie des autres frais de déplacement pour lesquels 12 points sont accordés, il n’est pas nécessaire que le déplacement soit effectué pour exercer des fonctions parlementaires à la fois au lieu de départ et au lieu d’arrivée. L’objectif consistait à être présente aux séances du Sénat et à voyager à destination et en provenance d’Ottawa. C’est à tort que le personnel du BVG stipule que le voyage doit être effectué pour les travaux du Sénat à la fois à Ottawa et dans la ville de départ ou de retour.
• Les dépenses en litige sont les suivantes :

La sénatrice a prononcé une allocution le 4 avril 2011 à Montréal à l’occasion d’une conférence organisée par des diplomates israéliens et grecs. En vertu de dispositions prises par le sénateur Housakos et l’ancienne députée Eleni Bakopanos, la sénatrice a rempli des fonctions officielles et participé à des activités connexes avant l’ouverture officielle de la conférence. Comme le confirment des documents fournis au BVG, les activités de la sénatrice pendant ces trois jours incluaient une entrevue à la station de radio CFMB, ainsi que la participation à une activité communautaire et la participation à des fonctions avec deux ambassadeurs, trois consuls généraux et un ministre de la Grèce.

La sénatrice a voyagé le 14 avril 2011 d’Ottawa à Toronto pour un souper-réception en compagnie de l’ambassadeur de la Grèce, du Métropolitain de l’Église grecque, du ministre de l’Éducation de la Grèce, de consuls généraux, de députés fédéraux et provinciaux et de conseillers municipaux.

La sénatrice a voyagé le 15 avril 2011 de Toronto à Ottawa pour assister à la cérémonie soulignant le 60^e anniversaire de la bataille de Kapyong au Monument commémoratif de la guerre.

Le personnel du BVG laisse entendre que le voyage de retour d’Ottawa à destination de Calgary le 30 août 2011 a coûté plus cher que si la sénatrice s’était rendue à Regina. Il n’y avait pas de profil normal de déplacement vers Calgary ou Toronto. Le personnel du BVG a déterminé qu’il s’agissait d’un coût supplémentaire devant être remboursé, sans tenir compte des rencontres que la sénatrice a tenues avec l’ancienne présidente des Daughters of Penelope pour discuter des écoles grecques, de questions d’immigration, du Sommet mondial des femmes 2012 et de la préparation du banquet d’honneur de l’AHEPA et des Daughters of Penelope pour le premier ministre Harper, comme le confirmaient des lettres fournies.

Le 1^er mai 2012, la sénatrice a fait une escale d’une nuit à Toronto pour promouvoir le Sommet mondial des femmes 2012, événement pour lequel elle dirigeait la délégation du Canada.

Le 2 novembre 2012, la sénatrice a effectué un déplacement approuvé par la direction des finances du Sénat dans la catégorie des autres déplacements pour lesquels 12 points sont accordés. Non seulement le personnel du BVG a suggéré à tort que les coûts soient recouvrés, il a en plus commis une deuxième erreur. Contrairement aux autres demandes de remboursement en litige pour lesquelles il demande que les coûts supplémentaires soient recouvrés, le personnel du BVG suggère dans ce cas-ci que les dépenses soient recouvrées au complet même lorsque les coûts additionnels sont connus et inférieurs de 70 %.

Le BVG rapporte faussement un montant payé en trop de 715,12 $ en se basant sur un examen effectué par la directrice des Finances du Sénat, M^me Proulx, sans tenir compte qu’en 2015, la direction des finances du Sénat a recalculé la demande de remboursement et versé 229,39 $ à la sénatrice.

La direction des finances du Sénat a non seulement approuvé les demandes de remboursement de frais de voyage pour 2011-2012 citées plus haut, mais a réaffirmé en 2014 que les demandes étaient appropriées, exception faite d’ajustements totalisant 485,73 $, et ce, sans intervention aucune de la part de la sénatrice.

Le rapport ci-dessus n’est pas une divergence d’interprétation entre la direction des finances du Sénat et le personnel du BVG. Le personnel du BVG fait plutôt une interprétation de ce qu’auraient dû être, à son avis, les lignes directrices et les règles, sans se soucier de ce que ces lignes directrices et règles stipulaient réellement.