Administration de la paye

Ces dernières années, nous avons fait état des difficultés rencontrées par le gouvernement du Canada pour payer ses employés avec exactitude à la suite de la mise en œuvre de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye. C’est de nouveau le cas cette année.

Lors de sa mise en œuvre, l’Initiative de transformation de l’administration de la paye a centralisé les services de paye de 46 ministères et organismes publics dans le Centre des services de paye de la fonction publique nouvellement créé, et instauré le système de paye Phénix pour les 101 ministères et organismes publics fédéraux. Au cours de l’exercice 2018-2019, Phénix a traité des charges salariales d’environ 25 milliards de dollars, le même montant que pour l’exercice 2017-2018.

Comme nous l’avons fait au cours des exercices antérieurs, nous avons, au cours de notre audit de 2018-2019 des états financiers consolidés du gouvernement du Canada, sélectionné un échantillon d’employés dans l’ensemble des ministères et organismes publics afin de vérifier l’exactitude des opérations de paye effectuées. Nous avons constaté que 67 % des employés de notre échantillon avaient reçu une paye erronée au moins une fois pendant l’exercice, comparativement à 62 % des employés en 2017-2018. Au 31 mars 2019, la paye de 54 % des employés de notre échantillon devait encore être corrigée, comparativement à 58 % des employés au 31 mars 2018. Dans l’ensemble, nous avons constaté une amélioration modeste par rapport à l’exercice précédent.

Nous avons estimé que le gouvernement devait 349 millions de dollars à ses employés (parce qu’ils avaient été sous-payés) et que les fonctionnaires devaient 361 millions de dollars au gouvernement (parce qu’ils avaient été payés en trop). C’est donc dire qu’au 31 mars 2019, les erreurs de paye se chiffraient à environ 710 millions de dollars, comparativement à 615 millions de dollars au 31 mars 2018.

Depuis le 1er avril 2016, nous testons les opérations de paye dans le cadre de l’audit des états financiers consolidés du gouvernement du Canada. Comme il y a encore des erreurs dans la paye des employés, nous avons sélectionné un échantillon d’opérations dans lesquelles une erreur avait été détectée au cours des années antérieures pour voir si l’erreur avait été corrigée. Nous avons constaté que la paye de près des deux tiers des employés de notre échantillon comportait toujours les mêmes erreurs.

Malgré des erreurs persistantes dans la paye, nous avons été en mesure de conclure que les états financiers consolidés de 2018-2019 du gouvernement du Canada donnaient une image fidèle des charges salariales, car les trop-payés et les moins-payés se compensent partiellement. De plus, le gouvernement a comptabilisé des ajustements comptables de fin d’exercice pour améliorer l’exactitude de ses charges salariales. Ces ajustements ont seulement permis de modifier les charges salariales présentées dans les états financiers consolidés. Ils n’ont pas permis de corriger les problèmes sous-jacents relativement à l’exactitude de la paye des employés ni les erreurs dans la paye d’employés en particulier.

Qualité des données — Pour pouvoir calculer correctement la paye des employés, un système de paye doit disposer de données de qualité, c’est-à-dire de données qui sont exactes, exhaustives et à jour. Les ministères et organismes publics doivent soumettre des informations exactes et exhaustives aux conseillers en rémunération pour mettre à jour la paye d’un employé. Si ces informations sont incomplètes ou si elles sont soumises en retard, il est difficile de tenir des registres de paye exacts. Des registres de paye inexacts peuvent donner lieu à des erreurs dans le calcul de la paye, qui doivent généralement être corrigées manuellement. Voici des exemples d’erreurs de paye tirés de nos tests d’audit :

• Les documents qui étaient nécessaires pour traiter un changement dans le salaire d’un employé qui avait été muté d’un organisme public à un ministère en septembre 2018 n’ont pas été soumis avant janvier 2019. Résultat, le salaire de l’employé n’a pas été actualisé en fonction de son nouveau poste et n’avait toujours pas été corrigé le 31 mars 2019.
• Un document nécessaire pour traiter l’accord de congé avec étalement du revenu approuvé d’un employé, qui avait été soumis au Centre des services de paye de la fonction publique en juin 2017, contenait des informations erronées sur les périodes de congé pour septembre 2017. Résultat, le centre de paye n’a pas traité le changement et le salaire de l’employé en congé n’a pas été réduit. Le trop-payé n’avait toujours pas été corrigé le 31 mars 2019.

Éléments de la paye — La quantité d’éléments qui composent le salaire d’un employé (chaque élément ayant son propre ensemble de règles et de fréquences pour les versements) contribue au grand nombre d’erreurs dans les opérations de paye et à la complexité du traitement de la paye. Par ailleurs, tous ces éléments sont interconnectés. C’est donc dire qu’une erreur dans un élément peut affecter d’autres éléments, ce qui donne lieu à des calculs complexes pour établir la paye.

La pièce 4 montre les éléments de la paye des employés dans lesquels nous avons relevé des erreurs lors de nos travaux d’audit de 2018-2019. Ces éléments et les pourcentages sont similaires à ceux de l’an dernier.

Pièce 4 — Éléments de la paye des employés dans lesquels nous avons relevé des erreurs

Pièce 4 — version textuelle

Ce diagramme circulaire montre les éléments de la paye des employés dans lesquels nous avons relevé des erreurs lors de nos travaux d’audit de 2018-2019. Ainsi, 28 % des erreurs que nous avons relevées concernaient la paye ordinaire : c’est l’élément qui comportait le plus d’erreurs. Les autres éléments dans lesquels nous avons relevé des erreurs concernaient : les vacances et la rémunération de jours fériés, avec un taux d’erreur de 20 %; les indemnités, avec un taux d’erreur de 10 %; les primes au bilinguisme, avec un taux d’erreur de 9 %; la rémunération d’intérim, avec un taux d’erreur de 8 %; les congés, avec un taux d’erreur de 7 %; les primes de poste, les heures supplémentaires et la paye pour services supplémentaires, avec un taux d’erreur de 7 %. Les autres éléments de la paye des employés représentaient 11 % des erreurs relevées lors de nos tests.

Nous continuons de penser que simplifier les règles qui régissent la paye des fonctionnaires permettrait de réduire le nombre d’erreurs. De fait, cela pourrait réduire le risque d’erreur humaine lorsque les conseillers en rémunération calculent et traitent la paye manuellement. Toute erreur supplémentaire ne fait qu’augmenter le nombre de demandes d’intervention de paye en attente de traitement qui croît depuis la mise en œuvre de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye en 2016.

Demandes d’intervention de paye en attente — Dans nos observations de l’an dernier, nous avions fait rapport sur le nombre d’employés qui avaient des demandes d’intervention de paye en attente dans les 46 ministères et organismes publics desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique. En mars 2019, il y avait 171 600 employés (comparativement à 182 500 en 2018) dont les demandes d’intervention de paye, au nombre d’environ 427 000 (comparativement à 579 700 en 2018), étaient en attente.

En juin 2019, soit 3 mois après la clôture de l’exercice financier du gouvernement, il y avait 401 000 demandes en attente de traitement qui concernaient 177 000 employés. C’est donc dire que même si le nombre de demandes en attente de traitement a baissé, le nombre d’employés touchés a quant à lui augmenté depuis la clôture de l’exercice. De plus, près de la moitié des demandes étaient en attente de traitement depuis plus d’un an. Par conséquent, des milliers d’employés ont continué de recevoir une paye erronée pendant de longues périodes.

Si les demandes antérieures des employés ne sont pas traitées, d’autres erreurs sont susceptibles d’apparaître dans leur paye actuelle et leur paye future. Dans un des cas de l’échantillon testé pendant notre audit, nous avons constaté qu’en raison d’une erreur dans le calcul de son augmentation salariale, un employé a été sous-payé tous les ans, y compris pendant l’exercice en cours. Le moins-payé qui s’accumule ainsi depuis plusieurs années pour cet employé totalise environ 70 000 $.

La pièce 5 montre le nombre d’employés qui ont des demandes d’intervention de paye en attente, et la pièce 6 montre le nombre de demandes en attente de traitement. Les pièces montrent uniquement le cumul des demandes non traitées pour les 46 ministères et organismes publics desservis par le centre de paye. Elles n’illustrent pas les demandes d’intervention de paye provenant d’autres ministères et organismes publics.

Pièce 5 — Nombre d’employés ayant des demandes d’intervention de paye en attente dans les 46 ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique

Source : Fondé sur l’analyse effectuée par le Bureau du vérificateur général du Canada des données provenant de l’outil de gestion des cas de Services publics et Approvisionnement Canada

Pièce 5 — version textuelle

Ce graphique linéaire indique le nombre d’employés ayant des demandes d’intervention de paye en attente dans les 46 ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique. Selon le graphique, ce nombre est passé de 54 000 en mars 2016 à 177 000 en juin 2019.

En mars 2016, il y avait 54 000 employés qui avaient des demandes d’intervention de paye en attente dans les 46 ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique. En mars 2017, ils étaient 144 600. En mars 2018, ils étaient encore plus nombreux, à savoir 182 500. En mars 2019, le nombre d’employés ayant des demandes d’intervention de paye en attente avait diminué pour se chiffrer à 171 600. En juin 2019, ce nombre avait augmenté, pour atteindre 177 000 employés.

Source : Fondé sur l’analyse effectuée par le Bureau du vérificateur général du Canada des données provenant de l’outil de gestion des cas de Services publics et Approvisionnement Canada.

Pièce 6 — Nombre de demandes d’intervention de paye en attente dans les 46 ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique

Source : De mars 2016 à juin 2018 — fondé sur l’analyse effectuée par le Bureau du vérificateur général du Canada des données provenant de l’outil de gestion des cas de Services publics et Approvisionnement Canada; de juillet 2018 à juin 2019 — fondé sur les données provenant de l'outil de gestion des cas de Services publics et Approvisionnement Canada

Pièce 6 — version textuelle

Ce graphique linéaire indique le nombre de demandes d’intervention de paye en attente dans les 46 ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique. Il montre que le nombre de ces demandes est passé de 149 500 en mars 2016 à 401 000 en juin 2019.

En mars 2016, il y avait 149 500 demandes d’intervention de paye en attente dans les 46 ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique. En mars 2017, ce nombre avait augmenté, passant à 463 600 demandes. En mars 2018, ce nombre avait encore augmenté, pour atteindre 579 700 demandes. En mars 2019, ce nombre était descendu à 427 000 demandes et il a continué de diminuer puisqu’il y avait 401 000 demandes en attente, en juin 2019.

Source : De mars 2016 à juin 2018 — fondé sur l’analyse effectuée par le Bureau du vérificateur général du Canada des données provenant de l’outil de gestion des cas de Services publics et Approvisionnement Canada; de juillet 2018 à juin 2019 — fondé sur les données provenant de l’outil de gestion des cas de Services publics et Approvisionnement Canada.

La responsabilité de verser aux employés le montant exact de leur paye à temps et de régler les problèmes de paye est partagée entre diverses organisations fédérales. Services publics et Approvisionnement Canada est chargé du traitement des opérations de paye. Les ministères et organismes publics jouent quant à eux un rôle important en communiquant des informations exhaustives, exactes et à jour sur les changements qui concernent la paye des employés.

En décembre 2017, le gouvernement a instauré un nouveau modèle, assorti de divers objectifs, pour régler les problèmes de paye des 46 ministères et organismes publics desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique. Selon ce modèle, une équipe, appelée « équipe mixte de paye », est affectée à un ministère ou organisme donné. La priorité de ces équipes est de traiter les opérations courantes de paye de façon à ce que les paiements soient plus susceptibles d’être versés à temps, et ainsi d’éviter que ces opérations s’ajoutent aux demandes en attente. Les équipes mixtes de paye s’emploient aussi à traiter les demandes d’intervention de paye en attente qui ont des répercussions sur les opérations en cours dans le dossier d’un employé.

Le déploiement des équipes mixtes de paye s’est étalé sur plusieurs mois. En mai 2019, les 46 ministères et organismes publics desservis par le centre de paye fonctionnaient selon ce modèle.

Comme nous l’avons déjà indiqué, pour notre audit des états financiers consolidés du gouvernement, nous avons sélectionné un échantillon parmi les employés du gouvernement dont la paye était traitée par le système de paye Phénix. Nous avons aussi effectué des tests supplémentaires visant expressément des employés desservis par les équipes mixtes de paye au cours de l’exercice. Comme ces équipes étaient issues d’une nouvelle initiative, nous avons pensé que ces tests pouvaient offrir une valeur supplémentaire pour le gouvernement. Nous avons testé un échantillon d’employés desservis par des équipes mixtes de paye de juin 2018 (le premier mois où un nombre suffisant d’équipes étaient à l’œuvre) à mars 2019. Nous avons constaté que 65 % des employés de l’échantillon nécessitaient toujours une correction à leurs payes au 31 mars 2019. La pièce 7 montre le pourcentage d’employés de notre échantillon ayant reçu une paye erronée tant dans le contexte de notre audit des états financiers que dans celui des équipes mixtes de paye, par période de paye.

Il reste encore beaucoup à faire pour régler les problèmes actuels relatifs à la qualité des données sur la paye, notamment le cumul des demandes en attente de traitement, si l’on veut réussir à verser aux employés leur salaire exact et favoriser la réussite du passage possible à un nouveau système de paye.

Pièce 7 — Pourcentage d’employés au sein de notre échantillon dont la paye était erronée pour chaque période de paye

Source : Fondé sur l’analyse effectuée par le Bureau du vérificateur général du Canada de l’échantillon d’opérations de paye utilisé pour l’audit des états financiers consolidés du gouvernement du Canada pour les exercices clos le 31 mars 2018 et le 31 mars 2019

Pièce 7 — version textuelle

Ce graphique linéaire montre le pourcentage d’employés au sein de notre échantillon d’audit dont la paye était erronée, par période de paye, pour les exercices 2017-2018 à 2018-2019. Il indique les pourcentages d’employés au sein de l’échantillon utilisé pour l’audit des états financiers. Pour l’exercice 2018-2019, le graphique indique également les pourcentages pour l’échantillon d’employés desservis par les équipes mixtes de paye.

En mai 2017, 44 % des employés de l’échantillon utilisé pour l’audit de la paye avaient eu une erreur dans leur paye. Ce pourcentage a augmenté constamment tout au long de l’exercice, pour atteindre 58 % en mai 2018.

En mai 2018, 46 % des employés de l’échantillon d’opérations de paye utilisé pour l’audit des états financiers de 2018-2019 avaient eu une erreur dans leur paye. En mai 2019, ce pourcentage était de 54 %.

Les données concernant les équipes mixtes de paye commencent en juin 2018, ce qui correspond au moment où il y avait un nombre suffisant d’équipes à l’œuvre. En juin 2018, 48 % des employés de l’échantillon utilisé pour les tests visant les équipes mixtes de paye avaient une erreur dans leur paye. Ce pourcentage a augmenté tout au long de l’exercice. En mai 2019, il s’élevait à 65 %.

Remarque : Les mois de mai et d’octobre 2018 comportaient trois périodes de paye.

Source : Fondé sur l’analyse effectuée par le Bureau du vérificateur général du Canada de l’échantillon d’opérations de paye utilisé pour l’audit des états financiers consolidés du gouvernement du Canada pour les exercices clos le 31 mars 2018 et le 31 mars 2019.

Stocks et éléments d’actif groupés de la Défense nationale

Depuis 16 ans, nous signalons que la Défense nationale éprouve des difficultés à comptabiliser les quantités et la valeur de ses stocks. À de nombreuses reprises durant cette période, nous avons aussi fait rapport sur les éléments d’actif groupés du Ministère, qui sont des immobilisations corporelles gérées comme des stocks. Le Ministère assure la gestion d’une part importante des stocks et des éléments d’actif groupés du gouvernement du Canada. Dans l’ensemble, ces actifs de la Défense nationale se chiffraient à 8,8 milliards de dollars au 31 mars 2019.

Des contrôles rigoureux sont nécessaires aux fins de l’information financière puisque les organisations fédérales qui ont des stocks et des éléments d’actif groupés doivent assurer l’exactitude des quantités et de la valeur des articles et veiller à ce que les articles obsolètes soient recensés et leurs valeurs réduites.

Au 31 mars 2019, les stocks du Ministère se chiffraient à 5,6 milliards de dollars et la valeur des éléments d’actif groupés s’élevait à 3,2 milliards de dollars. Lors de notre audit, nous avons relevé des erreurs dans les quantités et les valeurs présentées par le Ministère pour ces actifs. Nous avons estimé que les stocks et les éléments d’actif groupés étaient surévalués au total de 850 millions de dollars (voir la pièce 8).

La Défense nationale doit continuer d’améliorer la qualité de ses registres des stocks et des éléments d’actif groupés afin de présenter des données exactes et exhaustives tout au long du cycle de vie des actifs.

Afin de surmonter les difficultés qu’elle éprouve à comptabiliser les quantités et la valeur de ses stocks de manière adéquate, la Défense nationale a soumis en 2016 un plan d’action à long terme de gestion de ses stocks au Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes. Ce plan prévoit notamment la mise en œuvre d’un système pour consigner tous les stocks et éléments d’actif groupés. La mise en œuvre de ce système devrait commencer au cours de l’exercice 2022-2023. D’après nous, il continuera probablement à y avoir des erreurs dans les quantités des stocks d’ici à ce que ce système soit en place.

Pour un deuxième exercice de suite, le Ministère a indiqué au Comité qu’il avait essentiellement honoré tous les engagements énoncés dans son plan d’action. Après avoir examiné la documentation, nous sommes satisfaits des progrès continus réalisés par le Ministère afin d’honorer les engagements pris pour 2018-2019.