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1191 Procédures et politiques sur la conservation des dossiers d’audit
juin-2020
Aperçu
La présente section définit les périodes de conservation des dossiers d’audit au Bureau, indique comment et où ils sont conservés et décrit l’importance de ne supprimer ni retirer aucun document d’audit avant la fin de sa période de conservation.
Normes de CPA Canada
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Bureau |
Audit annuel |
Audits de performance, examens spéciaux et autres missions de certification |
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NCMC 1.47 Le cabinet doit établir des politiques et des procédures portant sur la conservation de la documentation des missions pendant une durée suffisante pour répondre à ses besoins ou aux obligations prescrites par les textes légaux ou réglementaires. (Réf. : par. A60 à A63) Conservation de la documentation des missions (Réf. : par. 47) NCCQ 1.A60 Les besoins du cabinet concernant la conservation de la documentation des missions, et la durée de cette conservation, varient selon la nature de la mission et les circonstances propres au cabinet, par exemple si la documentation est nécessaire pour constituer un dossier des points importants pour les missions futures. La période de conservation peut aussi dépendre d’autres facteurs, par exemple, des textes légaux ou réglementaires propres à un pays qui prescriraient des délais spécifiques de conservation de la documentation pour certains types de missions, ou encore la pratique généralement reconnue dans le pays pour la conservation de la documentation en l’absence d’exigences spécifiques dans les textes légaux ou réglementaires. NCCQ 1.A61 Dans le cas précis de missions d’audit, le délai de conservation de la documentation des missions est ordinairement d’au moins cinq ans à compter de la date du rapport de l’auditeur, ou de la date du rapport de l’auditeur du groupe, si cette dernière est plus tardive. NCCQ 1.A62 Les procédures que le cabinet adopte pour la conservation de la documentation des missions comprennent celles qui visent à permettre de satisfaire aux exigences du paragraphe 47 pendant la période de conservation, et notamment celles destinées :
Propriété de la documentation des missions NCCQ 1.A63 À moins que des textes légaux ou réglementaires n’en disposent autrement, la documentation d’une mission reste la propriété du cabinet. Ce dernier peut, à son gré, ouvrir une partie de la documentation aux clients ou leur en fournir des extraits, pourvu que cela ne remette pas en cause la validité des travaux exécutés ou, dans le cas de missions de certification, l’indépendance du cabinet ou de ses membres. |
NCA 230.15 Une fois constitué le dossier d’audit définitif, l’auditeur ne doit supprimer ou retirer aucun élément de documentation, quelle qu’en soit la nature, avant la fin du délai de conservation prescrit. (Réf. : par. A23) Constitution du dossier d’audit définitif (Réf. : par. 14 à 16) NCA 230.A23 Selon la NCCQ 1 (ou des exigences à tout le moins aussi rigoureuses), les cabinets sont tenus d’établir des politiques et des procédures concernant la conservation de la documentation des missions. Le délai de conservation de la documentation des missions d’audit est ordinairement d’au moins cinq ans à compter de la date du rapport de l’auditeur, ou de la date du rapport de l’auditeur du groupe si cette dernière est plus tardive. |
Documentation NCMC 3001.85 Une fois le dossier de mission définitif constitué, le professionnel en exercice ne doit supprimer ni retirer aucun élément de documentation, quelle qu’en soit la nature, avant la fin du délai de conservation. (Réf. : par. A205) NCMC 3001.A205 Selon la NCCQ 1 (ou les autres exigences professionnelles ou exigences légales ou réglementaires à tout le moins aussi rigoureuses que la NCCQ), les cabinets sont tenus d’établir des politiques et procédures concernant la conservation de la documentation des missions. Le délai de conservation de la documentation des missions de certification est ordinairement d’au moins cinq ans à compter de la date du rapport de certification. |
Politiques du BVG
Voici les périodes de conservation des dossiers d’audit :
- audits d’états financiers – 7 ans;
- audits des états financiers sommaires annuels du gouvernement du Canada – 7 ans;
- examens spéciaux – 15 ans;
- audits de performance et études de ministères et d’organismes – 15 ans;
- activités de surveillance du développement durable et pétitions en matière d’environnement – 15 ans;
- évaluations de rapports annuels sur le rendement – 7 ans. [nov.–2011]
Une fois le dossier d’audit définitif constitué, l’auditeur ne doit supprimer aucun élément de documentation avant la fin du délai de conservation prescrit. [nov.–2011]
L’auditeur doit indiquer dans le dossier électronique l’existence et l’emplacement physique de tout document d’audit conservé en format papier qui ne serait pas dans le dossier électronique, de façon à préserver l’intégralité du dossier d’audit. [nov.–2011]
Directives du BVG
Principes de gestion des documents d’audit
Le logiciel pour les feuilles de travail d’audit est l’outil utilisé pour la saisie des données et la conservation des documents pendant la réalisation des audits, et PROxI est le dépôt institutionnel servant à gérer tous les documents du BVG.
Constitution du dossier d’audit définitif
L’achèvement de l’audit est essentiel pour permettre de constituer un dossier définitif contenant les procédures mises en œuvre, les éléments probants obtenus et les conclusions auxquelles l’auditeur est parvenu. De plus, l’achèvement de la constitution d’un dossier d’audit permet de s’assurer que seulement ce dossier servira de référence pour l’audit annuel suivant (pour les audits annuels), l’audit de performance ou l’examen spécial, et que seule sa version définitive, avec toutes les notes d’encadrement traitées et supprimées, pourra être utilisée comme source de référence ultérieure (p. ex. comme élément probant).
Saisie, organisation et stockage des documents
Les documents papier doivent être classés selon le code de produit et l’étape de l’audit.
Le format électronique est privilégié pour la tenue des dossiers d’audit. Toutefois, avec l’approbation de la Gestion de l’information et des dossiers, il peut y avoir des exceptions, notamment les fichiers électroniques trop gros ou incompatibles avec le logiciel pour les feuilles de travail d’audit, ou encore pour les documents ayant une cote de sécurité supérieure à Protégé B (se reporter à la section BVG Audit 1192 – Confidentialité, archivage sécurisé, intégrité, accessibilité et facilité de consultation de la documentation des missions).
Les équipes d’audit doivent sauvegarder dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit les documents électroniques qui font partie du dossier d’audit. Lorsque nécessaire, elles stockent d’autres documents électroniques dans PROxl ou conservent des dossiers papier sous le code de produit d’audit approprié.
Se reporter aux Directives sur la gestion des documents d’audit, annexe C – Liste de contrôle des dossiers d’audit pour obtenir des directives supplémentaires.
Dispositifs de stockage électronique
Les équipes d’audit peuvent sauvegarder temporairement la documentation d’audit dans PROxI, sur des clés USB chiffrées ou des disques durs locaux. Avant de constituer le dossier d’audit définitif, elles doivent transférer la documentation d’audit ainsi stockée au dossier d’audit électronique dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit (BVG Audit 1112 – Documents de l’entité et éléments probants de source électronique (y compris les courriels)).
Il est important de s’assurer que la documentation de l’audit est compilée de façon adéquate lors de la période de constitution du dossier définitif et qu’elle est effacée sur les supports de stockage temporaire dans un délai maximum de 60 jours. Tous les documents qui étayent la conclusion de l’audit doivent être conservés dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit.
Gestion des documents d’audit
Les équipes d’audit achèvent la constitution du dossier d’audit dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit dans le cadre du processus d’achèvement des travaux et livrent les dossiers papier à la Gestion de l’information et des dossiers aux fins de stockage et de mise à jour.
Le directeur principal de l’audit doit remplir le formulaire « Gestion du nouveau matériel par la Gestion de l’information et des dossiers » (annexe B) et examiner la « Liste de contrôle des documents de vérification » (annexe C), afin de veiller à ce que les documents d’audit fournis à la Gestion de l’information et des dossiers soient regroupés et complets. Le directeur principal doit ensuite remettre à ce service le formulaire « Gestion du nouveau matériel par Gestion de l’information et des dossiers » en même temps que les documents d’audit sur support papier.
Les dossiers d’audit électroniques achevés sont conservés dans le logiciel pour les feuilles de travail d’audit jusqu’à la fin du délai de conservation.
Élimination des documents d’audit
Dès que les équipes d’audit n’en ont plus besoin, elles doivent éliminer, dans un délai maximum de 60 jours, les documents éphémères, peu importe leur format, conformément aux procédures de sécurité appropriées. Bibliothèque et Archives Canada a accordé au BVG et à son personnel le pouvoir d’éliminer les documents éphémères.
En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, et selon les pouvoirs particuliers accordés au BVG en matière d’élimination de documents et ceux accordés à de nombreuses organisations fédérales, seul la Gestion de l’information et des dossiers a le pouvoir délégué d’éliminer les documents d’audit ayant une valeur durable.
À la fin de leur période de conservation, les dossiers d’audit sont éliminés par la Gestion de l’information et des dossiers, conformément aux ententes conclues avec Bibliothèque et Archives Canada.
Exigences en matière de conservation
Les périodes de conservation des documents peuvent être prolongées ou suspendues lorsque des documents font l’objet :
-
d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
-
d’une enquête officielle;
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de procédures judiciaires;
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d’autres conditions qui modifient la valeur opérationnelle, fiscale, administrative ou légale normale des documents.
Récupération
Se reporter à la section BVG Audit 1192 pour obtenir des renseignements concernant la récupération et la consultation des documents dans le cas où la technologie a fait l’objet de mises à niveau ou de modifications au fil du temps.