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4100 Plan d’examen spécial
juil.-2020
Aperçu
Le BVG remet à l’entité auditée le plan d’audit (contenant l’objectif de l’audit, les critères, l’étendue et l’approche) et demande à l’administrateur général de chaque entité auditée de reconnaître officiellement le caractère valable des critères comme fondement pour évaluer l’objet considéré et tirer une conclusion par rapport à l’objectif de l’audit. Pour ce faire, il utilise le modèle Plan d’examen spécial.
L’équipe d’audit remet aussi le plan d’examen spécial au comité d’audit de la société d’État et rencontre ce dernier pour en discuter.
Exigences de la NCMC 3001
24. Le professionnel en exercice ne doit accepter ou reconduire une mission d'appréciation directe que lorsque les conditions suivantes sont réunies : (Réf. : par. A31 à A34)
[...]
c) les modalités selon lesquelles la mission sera réalisée ont été convenues, ce qui nécessite :
[...]
ii) d'avoir confirmé l'existence d'un commun accord entre le professionnel en exercice et le donneur de mission sur les termes et conditions de la mission, y compris les responsabilités du professionnel en exercice en matière de rapport.
29. Le professionnel en exercice doit convenir des termes et conditions de la mission avec le donneur de mission. Les termes et conditions convenus pour la mission doivent être consignés de façon suffisamment détaillée dans une lettre de mission ou dans un autre type d'accord écrit établi sous une forme appropriée, une confirmation écrite ou un texte légal ou réglementaire. (Réf. : par. A55 à A57)
30. Le professionnel en exercice doit chercher à obtenir de la partie responsable qu'elle reconnaisse par écrit sa responsabilité à l'égard de l'objet considéré. S'il n'obtient pas cette reconnaissance, le professionnel en exercice doit :
a) obtenir d'autres éléments probants attestant la responsabilité de la partie responsable à l'égard de l'objet considéré, par exemple une référence à un texte légal ou réglementaire;
b) se demander comment l'absence de reconnaissance écrite de la part de la partie responsable peut influer sur ses travaux et sur sa conclusion.
31. Le professionnel en exercice doit chercher à obtenir de la partie responsable qu'elle reconnaisse par écrit que les critères sont valables pour la mission. Lorsqu'il ne peut obtenir cette reconnaissance, le professionnel en exercice doit considérer l'effet que cela peut avoir sur ses travaux et sa conclusion.
33. Le professionnel en exercice ne doit pas accepter une modification des termes et conditions de la mission en l'absence de justification valable. Lorsqu'une telle modification est apportée, le professionnel en exercice ne doit pas faire abstraction des éléments probants obtenus avant que la modification ait été apportée. (Réf. : par. A58)
47. Si le professionnel en exercice s'aperçoit, après l'acceptation de la mission, que les critères applicables ne sont pas tous valables, il doit, si cela est faisable en pratique, réviser les critères et chercher à faire reconnaître par la partie responsable que les critères révisés sont appropriés. Lorsqu'il ne peut obtenir cette reconnaissance, le professionnel en exercice doit considérer l'effet que cela peut avoir sur ses travaux et sa conclusion.
Modalités d’application de la NCMC 3001
A55. Il est dans l'intérêt du donneur de mission comme du professionnel en exercice que ce dernier communique par écrit, avant le début de la mission, les termes et conditions convenus pour celle-ci, afin d'éviter tout malentendu. La forme et le contenu de l'accord ou du contrat écrit varient selon les circonstances de la mission. Par exemple, lorsque les textes légaux ou réglementaires prescrivent avec suffisamment de précision les termes et conditions de la mission, le professionnel en exercice n'a pas à les consigner dans un accord écrit du moment qu'il spécifie que ces textes légaux ou réglementaires s'appliquent et que la partie appropriée a conscience des responsabilités qui lui incombent en vertu de ces textes légaux ou réglementaires.
A56. Pour certains types de missions, l'accord sur les termes et conditions de la mission peut être obtenu avant le début de la mission, au moyen d'une lettre de mission. Dans d'autres cas (par exemple, dans celui des audits de performance effectués dans le secteur public), les renseignements généralement inclus dans une lettre de mission (comme les objectifs et l'étendue de la mission et les critères à appliquer) ne sont connus qu'au terme de la phase de planification initiale. En pareils cas, l'acceptation des termes et conditions de la mission est obtenue de la partie appropriée au terme de la phase de planification initiale.
A57. Les textes légaux ou réglementaires, particulièrement dans le secteur public, peuvent prescrire la nomination d'un professionnel en exercice et prévoir les pouvoirs spécifiques de ce professionnel, dont le pouvoir d'accès aux documents de la partie appropriée ou des parties appropriées et à d'autres informations, ainsi que ses responsabilités, dont celle de communiquer directement au ministre compétent, au corps législatif ou au public toute tentative de limitation de l'étendue de la mission de la part de la partie appropriée ou des parties appropriées.
A85. La planification met à contribution l'associé responsable de la mission, les autres membres clés de l'équipe de mission et les experts externes choisis par le professionnel en exercice, le cas échéant, dans l'élaboration d'une stratégie générale établissant l'étendue, les éléments prioritaires, le calendrier et les modalités d'exécution de la mission, ainsi que d'un plan de mission détaillant la nature, le calendrier et l'étendue des procédures à mettre en œuvre et exposant la logique qui sous-tend leur choix. [...]
A86. Le professionnel en exercice peut décider de s'entretenir avec la ou les parties appropriées de certaines questions relatives à la planification pour faciliter le déroulement et la gestion de la mission (par exemple, dans le but de coordonner la mise en œuvre des procédures prévues avec les travaux du personnel de la ou des parties appropriées). Même si de tels entretiens sont fréquents, la responsabilité de la stratégie générale de la mission et du plan de mission appartient en définitive au professionnel en exercice. Lorsqu'il est question, dans ces entretiens, d'éléments de la stratégie générale de la mission ou du plan de mission, il faut veiller à ne pas compromettre l'efficacité de la mission. Ainsi, le fait de s'entretenir avec la ou les parties appropriées de la nature et du calendrier de procédures bien définies peut compromettre l'efficacité de la mission en rendant ces procédures trop prévisibles.
A87. La planification n'est pas une phase isolée, mais bien plutôt un processus continu et itératif qui se déroule tout au long de la mission. Des événements inattendus, des changements de circonstances ou des éléments probants recueillis peuvent amener le professionnel en exercice à modifier la stratégie générale et le plan de mission et, par voie de conséquence, la nature, le calendrier et l'étendue prévus des procédures.
A165. Le rapport de certification indique les critères applicables au regard desquels l'objet considéré a été mesuré ou évalué, afin que les utilisateurs visés puissent comprendre les fondements sur lesquels le professionnel en exercice s'est appuyé pour tirer sa conclusion. Le rapport de certification peut énoncer les critères applicables, ou y renvoyer si la source des critères est facilement accessible. Il peut être utile dans les circonstances d'indiquer :
- la source des critères applicables, et s'ils sont contenus dans des textes légaux ou réglementaires ou encore émanent de groupes d'experts autorisés ou reconnus qui suivent une procédure officielle transparente, c'est-à-dire s'il s'agit de critères établis dans le contexte de l'objet considéré (dans la négative, il peut être utile d'indiquer les raisons pour lesquelles ils sont considérés comme appropriés); [...]
Exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques pour les examens spéciaux
Paragraphe 138(3) : Avant de procéder à ses travaux, l’examinateur étudie les moyens et les méthodes de la société visée et établit un plan d’action, notamment quant aux critères qu’il entend appliquer; il présente ce plan au comité de vérification de la société ou, à défaut, au conseil d’administration de celle-ci.
Paragraphe 138(4) : Les désaccords entre l’examinateur et le comité de vérification ou le conseil d’administration d’une société sur le plan d’action visé au paragraphe (3) peuvent être tranchés :
a) dans le cas d’une société d’État mère, par le ministre de tutelle;
b) dans le cas d’une filiale à cent pour cent, par la société d’État mère qui la détient.
Politiques du BVG
L’équipe d’audit doit :
- remettre le plan d’examen spécial à la direction de la société d’État et à son comité d’audit;
- informer la direction de la société d’État et son comité d’audit de tout changement important apporté subséquemment au plan d’examen spécial. [nov.-2016]
Dans la lettre envoyée à l’administrateur général de la société d’État avec le plan d’examen spécial, l’équipe d’audit doit demander à la direction de l’entité de reconnaître le caractère valable des critères d’audit. Si l’équipe n’est pas en mesure d’obtenir cette reconnaissance, le responsable de la mission doit en évaluer les répercussions, le cas échéant, sur les travaux d’audit et le rapport, et documenter son évaluation. [nov.-2016]
Directives du BVG
Application de la NCMC 3001 lorsqu’il s’agit du plan d’examen spécial
La Loi sur la gestion des finances publiques exige que l’équipe d’audit soumette un plan d’examen au comité d’audit avant de commencer l’étape d’examen de l’audit. Selon la politique du BVG, le plan d’examen à soumettre au comité d’audit doit présenter l’objectif, l’étendue et l’approche de l’audit, ainsi que les critères d’audit et leurs sources.
Aux termes de la NCMC 3001, l’équipe d’audit doit demander à l’entité auditée de reconnaître par écrit sa responsabilité quant à l’objet considéré et le caractère valable des critères d’audit. Cela permet de réduire le risque de désaccords avec l’entité au sujet des termes et conditions de la mission qui pourraient surgir ultérieurement.
La lettre envoyée avec le plan d’examen spécial à l’administrateur général de la société d’État à la fin de l’étape de la planification sert à chercher à obtenir une reconnaissance par écrit que les critères sont valables pour la mission. L’entité auditée reconnait que les critères présentés dans le document sont valables pour évaluer l’objet considéré et tirer une conclusion par rapport à l’objectif de l’audit. La NCMC 3001 exige que l’équipe d’audit demande à l’entité de reconnaître qu’elle comprend les termes et conditions de l’audit de performance. Cette reconnaissance contribue à éviter les malentendus. La reconnaissance de la direction de sa responsabilité quant à l’objet considéré et son acceptation des termes et conditions de la mission sont soumises plus tôt dans le cadre du processus d’audit, dans la réponse à la lettre de mission (voir BVG Audit 2030 — Communication avec l’entité auditée : initiale et continue).
Rédaction du plan d’examen spécial
L’équipe d’audit doit rédiger le plan d’examen spécial en se servant du modèle officiel du BVG. Le contenu de ce modèle peut toutefois être modifié selon le jugement professionnel du responsable de mission, afin de satisfaire aux besoins d’information de la haute direction de l’entité ou du comité d’audit. L’équipe d’audit doit cependant s’assurer que toute modification au plan d’audit respecte les exigences de la NCMC 3001.
Le plan d’examen spécial présente les termes et conditions de la mission à l’entité auditée. Il contient des renseignements clés tirés de la grille logique d’audit (BVG Audit 4044 — Élaboration de la stratégie d’audit : grille logique d’audit), notamment un sommaire des risques identifiés, l’objectif de l’audit (BVG Audit 4041 — Objectif de l’audit), l’étendue et l’approche (BVG Audit 4042 — Étendue et approche de l’audit), ainsi que les moyens et méthodes sélectionnés aux fins de l’examen, les critères de l’audit et leurs sources (BVG Audit 4043 — Critères de l’audit). Le plan sert à donner suffisamment d’information à la direction de l’entité et aux membres du comité d’audit pour qu’ils puissent comprendre les termes et conditions précis de la mission et reconnaître le caractère valable des critères d’audit. Afin de s’assurer que la société d’État ait une compréhension claire des modalités selon lesquelles elle sera examinée, le responsable de la mission peut envisager d’inclure les questions d’audit dans le plan d’examen spécial et d’inviter la direction de la société d’État à examiner les sources des critères.
L’ébauche du plan d’examen spécial doit être revue et approuvée par le responsable de la mission, après discussion avec les experts internes et externes, conformément au processus de consultation établi (BVG Audit 3081 — Consultations). Le responsable de la mission, en consultation avec le vérificateur général adjoint, peut également décider de demander l’avis du vérificateur général sur l’étendue de la mission.
Dans la plupart des cas, l’information contenue dans le plan d’examen spécial sera intégrée au rapport d’audit, dans la section « À propos de l’audit » du rapport d’audit (BVG Audit 7030 — Rédaction du rapport d’audit). Il faut savoir que l’ébauche du plan d’examen spécial qui est envoyée à l’administrateur général de la société d’État peut être désigné comme un document contrôlé, si le responsable de mission juge que ce soit nécessaire. (BVG Audit 9020 — Gestion des documents contrôlés).
Communication du plan d’examen spécial à la société d’État
L’ébauche du plan d’examen spécial est communiquée à la direction de la société d’État, afin qu’elle puisse l’examiner et formuler ses commentaires avant la rédaction de la version définitive du plan. La communication de l’ébauche du plan d’examen spécial à la direction de la société d’État permet de s’assurer que tous s’entendent sur les secteurs qui seront examinés par l’équipe d’audit et sur les raisons pour lesquelles ils le seront, et fournit à la direction l’occasion de formuler des commentaires sur le contenu du plan, y compris les critères, avant qu’une ébauche ne soit présentée au comité d’audit.
Le responsable de mission doit tenir compte des commentaires de la direction de la société d’État et passer en revue et approuver le plan d’examen spécial définitif avant de le présenter à l’administrateur général de la société d’État et au comité d’audit. Une lettre d’accompagnement contenant le « modèle de lettre de réponse » est jointe au plan pour permettre à l’administrateur général de la société d’État de reconnaître par écrit le caractère valable des critères d’audit. Il est important de noter que cette étape ne retarde pas la progression de l’audit, notamment, dans certains cas, les premiers travaux d’examen. Cela doit être indiqué clairement à l’entité dès le départ. Cependant, l’étape de l’examen de l’audit ne peut pas commencer tant que le comité d’audit n’a pas reçu la version définitive du plan.
Par ailleurs, l’équipe d’audit rencontrera le comité d’audit pour discuter de l'objectif de l’examen spécial, de l’étendue, de l’approche et des critères en fonction desquels les moyens et les méthodes de la société seront évalués, du calendrier prévu des principales communications et des étapes de l’examen spécial, et de toute question du comité d’audit concernant le plan d’examen spécial. L’équipe d’audit doit rassembler et consigner les commentaires importants reçus du comité d’audit et la façon dont on y a donné suite.
Si l’équipe d’audit décide qu’il faut apporter des changements au plan à la suite des commentaires formulés par le comité d’audit, elle doit encore une fois présenter le plan (si les changements apportés sont majeurs), ou un addenda, au comité d’audit et rencontrer ce dernier de nouveau, s’il y a lieu.
Changements aux termes de la mission d’audit après l’envoi du Plan à l’entité
Parfois, au cours de l’étape d’examen, des changements peuvent devoir être apportés au plan d’audit, aux critères, à la méthode d’examen ou aux ressources en raison de circonstances particulières. Ces changements et leur justification sont documentés dans le dossier d’audit et approuvés par le responsable de la mission, examinés par le responsable du contrôle qualité (s’il y en a un) et communiqués à l’entité auditée s’ils sont importants.
Lorsque l’équipe d’audit modifie les critères applicables, elle peut juger nécessaire, afin d’éviter les malentendus, de demander à l’entité une reconnaissance du changement.
S’il y a désaccord entre l’équipe d’audit et le comité d’audit, la question doit être tranchée conformément aux dispositions du paragraphe 138(4) de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Le professionnel en exercice ne doit pas accepter une modification des termes et conditions de la mission en l’absence de justification valable.
Différends non réglés
En cas de désaccord avec l’entité sur la reconnaissance du caractère valable des critères d’audit, ou si l’entité ne répond pas au plan d’examen spécial, le responsable de la mission doit s’occuper de ces questions immédiatement.
Le responsable de la mission et l’équipe d’audit collaborent étroitement avec la direction de l’entité pour trouver une solution. Si le désaccord persiste ou si aucune réponse valable n’est reçue, le responsable de la mission, en consultation avec le vérificateur général adjoint, communique le problème au vérificateur général qui décidera de la prochaine étape.
Si le désaccord persiste et que l’audit se poursuit, le responsable de la mission devra évaluer les effets du désaccord sur les travaux d’audit et le rapport, et les documenter. Tout désaccord au sujet du caractère valable des critères d’audit doit être communiqué dans le rapport d’audit, généralement dans la section « À propos de l’audit » (BVG Audit 7030 — Rédaction du rapport d’audit).